Ce Este SAF-T și De Ce A Fost Implementat în România?

Definiție și Standardul Internațional OECD

SAF-T, sau Fișierul Standard de Audit pentru Taxe (Standard Audit File for Tax), reprezintă o obligație declarativă inovatoare, un standard internațional dezvoltat de Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OECD) încă din anul 2010.

Esența sa constă în crearea unui format standardizat pentru transferul electronic al datelor fiscale și contabile, facilitând astfel schimbul de informații între contribuabili și autoritățile fiscale. Fișierul SAF-T este o entitate electronică, generată în format XML, ce conține informații critice extrase direct din sistemele informatice ale companiilor, într-un mod structurat și uniform.

Scopul Strategic al ANAF în România

Adoptarea acestui standard la nivel național servește obiective strategice clare pentru ANAF. Principalul scop este de a uniformiza procesul de colectare a datelor financiar-contabile, digitalizând integral inspecțiile fiscale.

Prin centralizarea și analiza automată a datelor, autoritățile urmăresc o creștere semnificativă a conformității fiscale și, implicit, o reducere a deficitului de TVA. Acest sistem transformă auditul fiscal dintr-un proces manual, lent și bazat pe eșantioane, într-unul digital, rapid și bazat pe analize de date în masă, permițând identificarea rapidă a discrepanțelor și a riscurilor fiscale.

Baza Legală și Formatul Românesc

Cadrul legal pentru implementarea SAF-T în România este stabilit prin amendamente aduse Codului de Procedură Fiscală și detaliat prin Ordinul ANAF nr. 1783 din 4 noiembrie 2021. Este important de subliniat că implementarea românească a acestui standard este considerabil mai complexă decât în alte jurisdicții, cerând o raportare exhaustivă a tuturor informațiilor contabile, financiare și fiscale legate de tranzacțiile companiilor.

Această abordare extinsă, care solicită un volum mare de date, transformă provocarea SAF-T într-un demers de amploare. Companiile nu se pot limita la o simplă exportare a câtorva date, ci trebuie să asigure o coerență totală între toate sursele lor de informații, de la registrul jurnal și conturi de clienți, până la gestiunea stocurilor și mijloacelor fixe. O astfel de cerință amplifică considerabil dificultatea procesului și face ca soluțiile manuale sau parțiale să devină ineficiente și nesustenabile pe termen lung. Acest nivel de complexitate tehnică și de volum de date impune cu necesitate utilizarea unei soluții tehnologice integrate, un sistem ERP, pentru a asigura precizia și a reduce riscurile de neconformitate.

Cine, Ce și Când Raportează? Detalii Esențiale ale Obligației

Obligația de a depune Declarația Informativă D406 a fost introdusă etapizat, în funcție de categoria de contribuabili. Această abordare graduală a permis o tranziție mai lină pentru piață, oferind categoriilor mai mici de contribuabili un timp suplimentar pentru pregătire.

Se menționează, de asemenea, o declarație SAF-T simplificată pentru contribuabilii nerezidenți, care sunt înregistrați în scopuri de TVA în România. Această declarație se referă exclusiv la operațiunile de achiziții și vânzări derulate prin codul de TVA românesc.

 Ce Se Raportează? Secțiunile Fișierului D406

Fișierul SAF-T D406 este structurat în trei declarații distincte, fiecare cu propriul conținut și termen de depunere, reflectând complexitatea specifică implementării românești:

• Declarația Generală (lunar/trimestrială): Această declarație acoperă ansamblul operațiunilor contabile și fiscale ale companiei. Conținutul său este extrem de detaliat și include, dar nu se limitează la, informații din registrul jurnal (General Ledger), conturile de clienți (Accounts Receivable) și conturile de furnizori (Accounts Payable). Frecvența de depunere (lunar sau trimestrial) depinde de regimul de TVA aplicabil contribuabilului.
• Declarația de Mijloace Fixe (anuală): Această secțiune se depune anual și conține date complete despre activele fixe ale companiei.  Termenul de depunere este cel stabilit pentru situațiile financiare anuale.
• Declarația de Stocuri (la cerere): Spre deosebire de celelalte secțiuni, raportarea stocurilor nu este periodică, ci se realizează exclusiv la solicitarea autorităților fiscale. Termenul de depunere este stabilit de organul fiscal, dar nu poate fi mai mic de 30 de zile de la data solicitării.

 Termenele de Depunere și Perioada de Grație

Termenul general pentru transmiterea Declarației D406 este ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare (lună sau trimestru). Pentru secțiunea de Active, termenul este același cu cel al situațiilor financiare anuale, iar pentru Stocuri, termenul este cel specificat de ANAF.

O componentă esențială a procesului de tranziție este perioada de grație, un mecanism strategic oferit de ANAF pentru a facilita acomodarea contribuabililor cu noul sistem. Această perioadă permite corectarea dosarului SAF-T fără aplicarea de penalități. Durata grației este variabilă și descrescătoare: 6 luni pentru prima raportare lunară, 5 pentru a doua, 4 pentru a treia, 3 pentru a patra și 2 pentru a cincea. Pentru raportarea trimestrială, perioada de grație pentru prima depunere este de 3 luni.

Faptul că această grație scade treptat trimite un semnal clar din partea autorităților: toleranța inițială este un ajutor de tranziție, nu o amânare permanentă a conformității. Acest lucru accentuează necesitatea ca firmele să implementeze rapid o soluție permanentă și automată.

 Destinatarii și Mecanismul de Depunere

Cui i Se Adresează Declarația?

Destinatarul exclusiv al fișierelor SAF-T este Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF). Toate cele trei tipuri de declarații (D406 generală, de Active și de Stocuri) sunt transmise electronic către această instituție.

 Formatul Tehnic și Transmiterea

Raportarea SAF-T se realizează prin transmiterea unui fișier electronic în format XML, care este atașat declarației D406. Acest format specific, care utilizează un limbaj de marcare extensibil, nu a fost ales întâmplător. Structura XML permite o validare și o procesare automată a datelor la un nivel de detaliu imposibil de atins cu declarațiile fiscale tradiționale.

Mecanismul de transmitere se realizează exclusiv prin serviciul online al autorităților fiscale, „Servicii online – Depunere declarații”. Odată transmis, fișierul XML devine baza pentru analizele fiscale ale ANAF. Prin primirea acestor date structurate, ANAF poate transforma inspecția fiscală dintr-un proces manual, lent și bazat pe eșantioane, într-unul digital și bazat pe analize de date în masă. Această capacitate de a verifica în timp real, cu o granularitate extremă, integritatea și acuratețea datelor contabile și fiscale pune o presiune considerabilă pe calitatea datelor de la sursă, în interiorul fiecărei companii.

 Soluția SAF-T: De la Operațiuni la Conformitate Automată cu un ERP

Provocarea Producției Manuale a Raportului

Pentru companiile care nu dispun de un sistem informatizat adecvat, sarcina de a genera fișierul D406 este una extrem de dificilă. Tentativa de a compila manual datele din surse multiple — cum ar fi fișele contabile, foi de calcul Excel separate pentru stocuri și mijloace fixe sau alte softuri neintegrate — este o operațiune vastă și riscantă.

Un astfel de proces este predispus la erori umane, inconsecvențe între seturile de date și consumă un volum enorm de timp și resurse administrative. Mai mult, riscul de neconformitate atrage sancțiuni financiare, cu amenzi care pot ajunge până la 5.000 RON.

Problema fundamentală rezidă în gestionarea datelor în „silos” separate, unde informațiile critice pentru raportare sunt izolate în departamente și softuri diferite. Obligativitatea de a corela aceste date pentru a genera un singur fișier coerent, D406, impune de fapt o restructurare a modului în care afacerea gestionează informația.

 Rolul Cheie al unui Sistem ERP Integrat

Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) este, prin definiție, un ecosistem integrat care centralizează toate datele operaționale și financiare ale unei companii. Acest lucru îl poziționează ca soluția ideală pentru a naviga prin complexitatea cerințelor SAF-T. Un sistem ERP transformă o sarcină repetitivă și riscantă într-o funcție automatizată, simplificând radical procesul de conformitate.

Un ERP robust oferă o automatizare completă, colectând și organizând datele necesare într-un format compatibil cu standardul SAF-T, eliminând astfel efortul manual și erorile asociate. Prin actualizări periodice, sistemul asigură o conformitate permanentă cu reglementările fiscale în continuă schimbare, minimizând astfel riscul de amenzi și penalități.

Mecanismul Tehnic de Extracție Automată a Datelor

Un sistem ERP modern și adaptat pieței românești este conceput să extragă automat datele necesare pentru D406 direct din modulele sale native, cum ar fi Contabilitate, Gestiunea Vânzărilor, Gestiunea Achizițiilor, Mijloace Fixe și Gestiunea Stocurilor. Mecanismul funcționează astfel:

1. Captura Datelor la Sursă: Pe măsură ce activitățile zilnice se desfășoară (emiterea unei facturi, înregistrarea unei achiziții, modificări în stocuri), datele sunt introduse și stocate în baza de date centralizată a ERP-ului.
2. Maparea Automată: Sistemul are proceduri predefinite care mapează aceste date operaționale și contabile direct în structura logică și standardizată a fișierului XML solicitat de ANAF. Acest pas elimină necesitatea exporturilor manuale și a reconcilierilor în foi de calcul separate.
3. Generarea Fișierului: La o simplă comandă, sistemul generează automat fișierul D406, gata de validare și transmitere către ANAF. Soluțiile integrate transformă astfel procesul de raportare dintr-o sarcină separată, ce necesită mult timp și efort, într-o funcție automată a fluxului de lucru zilnic.

Există o diferență fundamentală între o soluție „nativă, integrată” și un „add-on” extern. O soluție nativă generează fișierul direct din baza de date centrală, fără un pas intermediar de transfer. O soluție externă, cum ar fi cele menționate de alți consultanți , necesită un proces de integrare ce poate fi complex și poate introduce un punct de eroare în transferul de date. Această integrare nativă a funcționalității de raportare SAF-T face ca acuratețea și ușurința de utilizare să fie sporite considerabil.

Beneficii Multi-nivel pentru Afaceri

Dincolo de simpla conformitate, un sistem ERP care gestionează automat raportarea SAF-T aduce o multitudine de beneficii strategice:

• Eficiență Operațională: Se reduce dramatic timpul alocat de personalul financiar și contabil pentru pregătirea și verificarea rapoartelor.
• Acuratețe Sporită: Automatizarea elimină erorile umane și asigură coerența datelor raportate cu cele din sistemele interne.
• Conformitate Continuă: Prin actualizările automate ale sistemului, compania rămâne aliniată cu cerințele legislative în schimbare, fără eforturi suplimentare.
• Gestiune Centralizată a Datelor: SAF-T impune o singură sursă de adevăr, iar un ERP centralizează toate datele necesare, facilitând auditul intern și extern și îmbunătățind transparența.
• Focus pe Creștere: Prin eliberarea resurselor de la sarcini administrative repetitive, managementul și echipele pot dedica mai mult timp și energie activităților cu valoare adăugată, care susțin creșterea afacerii.

Concluzii și Pași Recomandați pentru Afacerea Ta

SAF-T nu este o simplă obligație fiscală adăugată, ci o componentă inevitabilă a unui proces amplu de digitalizare a economiei. Este un mecanism care ridică standardele de acuratețe și transparență a datelor financiar-contabile, transformând auditul fiscal într-un proces bazat pe inteligența datelor.

Pentru contribuabilii mici, încadrați sub noul termen de 1 ianuarie 2025, mesajul este clar: pregătirea nu mai este o opțiune, ci o necesitate strategică. Perioada de grație, deși utilă, nu anulează obligația fundamentală de a avea un sistem robust și funcțional. Un sistem ERP care poate genera fișierul SAF-T corect este, în esență, un sistem care menține o bază de date curată și coerentă.

Acest lucru nu ajută doar la conformitatea externă cu ANAF, ci și la îmbunătățirea auditului intern, a luării deciziilor și a preciziei financiare a companiei.

Este esențial ca afacerile să nu amâne decizia de a investi într-o soluție ERP integrată. Procesul de evaluare, selecție și implementare a unui astfel de sistem necesită timp, iar abordarea proactivă este singura modalitate de a asigura o tranziție lină și de a evita riscurile. Un partener specializat în soluții software de afaceri, precum Soft Net Consulting, poate oferi expertiza necesară pentru a naviga prin aceste cerințe, transformând o provocare legislativă într-o fundație solidă pentru creștere și eficiență.

În calitate de companie de servicii software și consultanță cu o experiență solidă în transformarea proceselor de business , Soft Net Consulting te poate ghida în alinierea operațiunilor cu practicile moderne, asigurând o implementare de succes și o bază solidă pentru succesul pe termen lung.