Studiu de Caz - GB Web Invest Srl
Cu ajutorul specialiștilor Soft Net Consulting și al sistemului ERP ASIS, GB Web Invest a crescut eficiența proceselor de preluare, operare și livrare a comenzilor online de pe cele două platforme Web pe care le operează. Compania a obținut însă nu doar clienți mai mulțumiți, ci și creșterea randamentului operațional, eficientizarea relației cu partenerii și îmbunătățirea deciziilor de management.
Profil Client
GB Web Invest este unul dintre principalii jucători din zona magazinelor online pentru copii și nou-născuți.
Compania deține și operează, începând din 2009, două platforme proprii – Bebebliss.ro și Babytrend.ro – și își comercializează produsele și prin intermediul Market Place-ului eMag.
Cele două site-uri oferă, fiecare, peste 10.000 de produse și au depășit pragul de 100.000 de clienți.
Provocări specifice domeniului de activitate
Creșterea constantă a numărului de produse, clienți și comenzi online a făcut ca, în timp, urmărirea întregului proces de vânzare să devină tot mai complexă.
Soluția de contabilitate utilizată inițial și evidențele ținute în fișiere Excel nu permiteau angajaților GB Web Invest să răspundă prompt la solicitările clienților despre statusul comenzilor, iar managementul companiei nu avea acces la informații în timp real asupra evoluției vânzărilor, livrărilor, încasărilor etc.
„Business-ul de Drop Shipping necesită informații actualizate în fiecare etapă a procesului de vânzare – de la darea comenzii, până la livrarea și încasarea ei –, precum și monitorizarea atentă a relației cu furnizorii.“
Bogdan Todeasa
administrator GB Web InvestSchimbările introduse de ASIS în modul de lucru al GB Web Invest
Unul dintre primele efecte ale utilizării sistemului ERP ASIS în activitatea curentă a GB Web Invest a constat în creșterea vitezei de răspuns la solicitările clienților. Prin faptul că, acum, toate informațiile despre comenzi sunt stocate centralizat și actualizate în timp real, a dus la scurtarea timpilor de răspuns, asigurând astfel îmbunătățirea calității serviciilor și creșterea gradului de satisfacție a clienților.
Pe de altă parte, la nivel intern, sistemul ERP implementat și personalizat de Soft Net Consulting a permis automatizarea procesului de mitere a facturilor, de facturare și de încasare a acestora, reducând astfel nivelul de încărcare al angajaților. Tot automat sunt generate din sistem și AWB-urile comenzilor, eliminându-se astfel procesele manuale, operațiuni de rutină lente și cu risc mare de apariție a erorilor. Clientul a obținut astfel o scădere importantă a timpului total de procesare și creșterea vitezei de livrare. Totodată, prin personalizările realizate de specialiștii Soft Net, ASIS a facilitat și automatizarea procesului de urmărire a comenzilor, livrărilor și facturilor de la și către furnizori – element-cheie în business-ul de Drop Shipping.
În plus, prin integrarea cu firmele de curierat cu care colaborează (Urgent Cargus, Fan Courier și GLS), GB Web Invest poate urmări situația unei livrări, de la momentul în care coletul este preluat de curier, până când este livrat destinatarului final. Sistemul este configurat astfel încât să depisteze și semnaleze automat problemele care apar în procesul de livrare, respectiv comenzile întârziate.
Beneficiile obținute
Implementarea și personalizarea sistemului ERP ASIS de către specialiștii Soft Net Consulting asigură:
- Scurtarea timpului de preluare, procesare și livrare a comenzilor și creșterea numărului acestora;
- Reducerea efortului operațional și eliminarea erorilor apărute în procesarea comenzilor
- Posibilitatea personalizării relației cu clienții, pe baza datelor istorice salvate în sistem (comenzi anterioare, solicitări ulterioare etc.);
- Eficientizarea interacțiunii cu partenerii, prin integrarea directă cu sistemele IT ale acestora;
- Vizibilitate în timp real asupra evoluției vânzărilor, comenzilor, livrărilor, încasărilor, retururilor etc., cu posibilitatea realizării de analize personalizate pe centre de cost;
- Acces la date în timp real, de oriunde și oricând, și simplificarea procesului de raportare.
Astfel, clienții finali ai GB Web Invest beneficiază de informații corecte despre comenzile făcute și de livrări rapide, angajații companiei – de reducerea efortului de introducere a datelor, emitere a facturilor și AWB-urilor, iar managementul companiei – de îmbunătățirea suportului decizional, prin analize bazate pe date în timp real.
Ca urmare a rezultatelor obținute, GB Web Invest a decis extinderea colaborării cu Soft Net Consulting, în prezent derulându-se extinderea integrării sistemului ERP ASIS cu cel de e-Fulfillment livrat de partenerul olandez KLG Europe Logistics.
Fişă proiect
Client: GB Web Invest
Domeniu de activitate: Retail online
Sediu central: Timişoara
Cifra de afaceri (conform Min Finante): 6,2 milioane lei
Nr de angajati: 8
Soluţie implementată (versiune de licentiere daca este cazul). ASiS ERP
Nr. Utilizatori: 5
Implementare: On Premises/Hosting
