Studiu de Caz - Meridian 22
Meridian 22, companie de utilităţi publice din Lugoj a apelat la Soft Net pentru modernizarea sistemului de facturare a serviciilor de apă-canal livrate către peste 12.000 de utilizatori. După implementarea soluţiei ASIS ERP, Meridian 22 şi-a diversificat mijloacele de plată, a redus aglomeraţia la ghişee şi are acces rapid la informaţii financiare.
Profil Client
Meridian 22 este un furnizor de utilităţi publice cu sediul în Lugoj. Deţinută de Consiliul Local, compania oferă servicii de alimentare cu apa, epurare ape uzate, transport în comun de călătorie, administrare fond locativ, închiriere de utilaje. Are 135 de angajaţi şi deserveşte nu mai puţin de 12.000 de clienţi, persoane fizice şi juridice.
La finele anului 2019, Meridian 22 a iniţiat un proiect de modernizare a infrastructurii informatice, având ca obiectiv îmbunătăţirea sistemului de citire index consum şi facturare, precum şi creşterea calităţii relaţiilor cu clienţii.
Provocări specifice domeniului de activitate
Meridian 22 gestiona activitatea cu ajutorul unei aplicaţii dezvoltată în FoxPro, o tehnologie veche, care îngreuna utilizarea şi limita integrarea cu alte soluţii. Compania opera baze de date diferite pentru gestiunea clienţilor şi introducerea indexului de consum, iar importul, corelarea şi verificarea datelor se făcea manual şi era o activitate consumatoare de timp.
Plăţile putea fi efectuate doar la ghişeu sau prin transfer bancar, iar consumatorii nu primeau facturile tipărite. Aceste elemente au determinat conducerea companiei să iniţie un proces de modernizare, pentru a creşte eficienţa internă şi a oferi consumatorilor mijloace flexibile de plată şi o informare cât mai prompta.
„Sistemul informatic folosit anterior limita integrarea cu soluţiile moderne de citire a contoarelor şi plata facturilor. Nu aveam posibilitatea să preluăm, prin internet sau telefon, citirile consumatorilor şi nici să corelam automat plăţile cu încasările. Acesta a fost, de altfel, unul dintre motivele care ne-au determinat să iniţiam un proces de modernizare, care a început cu implementarea sistemului ASIS ERP.”
Violeta Lupulescu
Director Economic Meridian 22Identificarea soluției și a partenerului de implementare
Pentru identificarea furnizorului potrivit, Meridian 22 a efectuat o analiză a pieţei şi evaluat mai multe soluţii disponibile.
Contractul a fost câştigat de Soft Net Consulting, care a ofertat sistemul ASIS ERP. Echipa de management a apreciat atât funcţionalităţile soluţiei cât şi structura modulară care permite o licenţiere separată.
De asemenea, în luarea deciziei au contat şi experienţa companiei şi existenţa unor referinţe la companii similare ca tipar de activitate.
Derularea proiectului
Proiectul a fost iniţiat în septembrie 2019 şi a constat în implementarea soluţiei ASIS ERP cu următoarele module: Agenţi de vânzări, Facturare, Achiziţii, Financiar, Personal, Contabilitate, Producţie, Management şi Vizualizare. Sistemul are 16 utilizatori şi este accesibil prin internet, ceea ce permite lucrul de la distanţă.
Soft Net a abordat proiectul etapizat: analiza de business, implementare şi migrare de date, training cu utilizatorii. Intrarea în producţia a avut loc la sfârşitul lunii octombrie 2019.
În mod curent, Meridian 22 derulează toate operaţiunile financiar contabile în ASIS ERP, de la facturare şi alocare cheltuieli pe conturi până la modificare tarife şi generare documente fiscale şi rapoarte de management. Indexul lunar de consum al celor peste 12.000 de clienţi este preluat direct în sistem, iar facturile generate includ coduri de bare. Acest element permite scanarea la orice terminal de tip paypoint instalat în oraş.
Ulterior, listele cu încasările din punctele externe sunt importate în sistem, care face automat reconcilierea factură-plată-încasare-cont client. În viitorul apropiat, sistemul urmează să fie extins cu un portal de tip self service în care fiecare client să aibă acces la un cont personal cu inforamtii despre index, facturi, plati etc.
Soluţia calculează automat şi penalităţile generate de depăşirea termenelor de plată şi le alocă automat următoarei facturi emise. Sistemul gestionează de asemenea şi contractele existente şi permite accesul la informaţii detaliate despre locaţie, stare contract, documente asociate, rezilieri, precum şi înregistrarea sesizărilor din partea clienţilor etc.
Datele sunt accesibile tuturor utilizatorilor, pe baza drepturilor individuale de acces. Complementar, soluţia ASIS a fost integrată cu un sistem automat de printare şi implicuire a facturilor, care permite distribuirea facilă a acestora către adresele fizice ale abonaţilor.
Sistemul generează periodic sau la cerere rapoarte manageriale detaliate: structură clienţi pe cele mai diverse criterii, plăţi şi încasări la zi, restanţe, centre de cost şi profit etc. La finalul proiectului, Soft Net a organizat un training pentru utilizatori şi a asigurat suportul tehnic necesar preluării şi operării noului sistem.
„Cu ASIS ERP avem acces la date în timp real, iar fluxurile de lucru sunt mai rapide pentru că am eliminat din intervenţiile manuale. Sistemul face automat reconcilierea plăţilor cu încasările şi facturile, ceea ce ne oferă vizibilitate asupra situaţiei financiare. Rapoartele pentru echipa de management se obţin rapid, chiar şi fără cunoştinţe tehnice.”
Violeta Lupulescu
Director Economic Meridian 22Beneficii obţinute
Cu ASIS ERP, Meridian 22 a obţinut următoarele beneficii:
- Simplificarea operaţiunilor de facturare/încasare prin tipărirea de coduri de bare şi corelarea automată a codului de client cu indicele de consum
- Reducerea aglomeraţiei de la ghişee prin extinderea mijloacelor de plată şi integrarea cu terminale de tip paypoint.
- Calculul automat al penalităţilor şi introducerea acestora pe factura clientului
- Scurtarea timpului de obţinere a rapoartelor manageriale, de la peste o jumătate de oră, la sub 10 minute
- Posibilitatea actualizării facilă a preţurilor serviciilor livrate, în funcţie de rata inflaţiei şi evoluţia costurilor de producţie
- Acces facil la informaţiile despre clienţi, inclusiv istoricul plăţilor şi contractelor reziliate
- Creşterea nivelul de mulţumire a clienţilor prin diversificarea mijloacelor de plată şi preluarea facilă a sesizărilor
- Crearea unei baze pentru dezvoltări ulterioare a sistemului informatic
„Avem o colaborare bună cu echipa Soft Net. Derulăm împreună un proiect complex, cu multe provocări la nivelul transpunerii proceselor de business în sistemul ERP. Împreună am găsit întotdeauna o rezolvare, ceea ce este, de fapt, elementul esenţial al unui parteneriat pe termen lung.”
Violeta Lupulescu
Director Economic Meridian 22Fişă proiect
Client: Meridian 22
Domeniu de activitate: Servicii publice de apă şi canal
Sediu central: Lugoj
Cifra de afaceri (conform Min. Finanţe): 10.3 milioane lei (2018)
Nr de angajati: 153
Soluţie implementată (versiune de licentiere daca este cazul). ASiS ERP
Nr. Utilizatori: 16
Implementare: Hosting privat
