Studiu de Caz - Minimal
Minimal a eficientizat activitatea celor 7 cofetării pe care le deține cu ajutorul specialiștilor Soft Net Consulting, care au implementat și personalizat sistemul ERP ASIS pentru a răspunde nevoilor specifice ale clientului. Compania a obținut astfel creșterea nivelului de satisfacție a clienților, a eficienței operaționale și a randamentului pe zona de producție.
Profil Client
Minimal este o companie cu capital privat 100% românesc care activează pe piața produselor de cofetărie și patiserie din 1991.
Compania deține și operează în prezent în București un lanț de 7 magazine, având peste 110 de angajați.
Provocări specifice domeniului de activitate
Creșterea treptată a numărului punctelor de lucru și diversificarea ofertei de produse și servicii au generat o evoluție proporțională a volumului de clienți și comenzi. Însă, deoarece cele 7 cofetarii sunt deservite de un singur laborator, preluarea, transmiterea și centralizarea comenzilor prin metodele clasice se realiza dificil și greoi, apărând întârzieri la livrare și pierderi de comenzi.
Pe de altă parte, vânzările de produse de cofetărie și patiserie din cele 7 puncte de lucru necesită aprovizionarea periodică prin comenzi interne și ținerea unei evidențe financiare la nivel de unitate. Procesul de centralizare a datelor era însă de durată, afectând viteza de luare a deciziilor.
„Aveam nevoie de un sistem informatic care să ne ajute să realizăm gestiunea centralizată a comenzilor clienților, dar și a celor interne, și care să ne asigure și corelarea cu programele de contabilitate.“
Elena Sapera
Director Comercial MinimalIdentificarea soluției și a partenerului de implementare
Pentru a depăși aceste provocări, Minimal a luat decizia adoptării unui sistem informatic de tip Enterprise Resource Planning (ERP) care să fie flexibil – pentru a permite realizarea de personalizări pe specificul activității de business.
Soluția aleasă a fost ASIS ERP, iar ca partener Minimal a decis să colaboreze cu Soft Net Consulting, companie cu 10 ani de experiență în implementarea sistemelor ASIS.
Derularea proiectului
Proiectul, început la finalul lui 2017 și a fost finalizat în primul trimestru 2018, a demarat cu o analiză internă a nevoilor și cerințelor specifice ale clientului, acordându-se atenție mapării acestora în arhitectura soluției ASIS.
Un al doilea element-cheie urmărit a fost integrarea tuturor celor 7 puncte de lucru, pentru a se asigura o gestiune unitară a comenzilor externe și interne, a livrărilor și încasărilor, atât la client, cât și în cofetăriile Minimal.
Nu în ultimul rând, s-a acordat atenție sistemelor de validare și recepționare a comenzilor, atât externe, cât interne, respectiv cele către propriile magazine Minimal.
„Am colaborat foarte bine cu specialiștii Soft Net Consulting. Ne-au înțeleg nevoile, au fost proactivi și au răspuns rapid la cererile noastre specifice de personalizare.“
Elena Sapera
Director Comercial MinimalSchimbările introduse de ASIS în modul de lucru al Minimal
Minimal gestionează acum cu ajutorul sistemului ERP personalizat întregul proces de comandă, producere, livrare și recepție a produselor.
În cazul comenzilor personalizate, specificațiile clientului sunt preluate în sistem cu ajutorul unor opțiuni personalizate de Soft Net (tip produs, gramaj, indicații de personalizare, termen livrare etc.). Înainte de a se da în lucru comanda, sistemul emite automat o notificare prin SMS către client pentru verificare și confirmare. Ulterior, la finalizarea producției, sistemul emite o nouă notificare cu datele de livrare.
Cu autorul ASIS, Minimal gestionează în mod centralizat și comenzile interne de aprovizionare plasate de fiecare punct de lucru, precum și producția și vânzările realizate de acestea.
Nu în ultimul rând, sistemul ERP simplifica modul de introducere a datelor în sistem și emite automat documentele contabile și cele de însoțire și recepționare a comenzilor.
Beneficii obţinute
Implementarea și personalizarea sistemului ERP ASIS asigură companiei Minimal:
- Gestionarea centralizată a tuturor punctelor de lucru;
- Eficientizarea modului de preluare, dare în producție și livrare a comenzilor (externe și interne);
- Creșterea randamentului zonei de producție prin centralizarea în timp real a tuturor comenzilor și simplificarea procesului de gestiune a stocurilor;
- Monitorizarea punctelor de lucru, de la comenzi și vânzări până la nivel de balanță comercială și contabilitate;
- Acces la date în timp real, de oriunde și oricând, și simplificarea procesului de rapoartare.
Astfel, clienții finali beneficiază de produse conforme cu specificațiile și livrate la timp, angajații Minimal – de eliminarea proceselor rutiniere, iar managementul companiei – de unelte de suport decizional bazate pe date în timp real.
„Folosind sistemul ASIS, avem toată informația într-un singur loc, atât datele de gestiune, cât și cele contabile, și putem lua decizii pe baza unor informații relevante, actualizate permanent. Prin faptul că gestionăm mai corect și mai prompt comenzile, a scăzut numărul de comenzi greșite și, mai ales, cel al clienților nemulțumiți. Managementul centralizat al comenzilor interne ne-a ajutat să ne creștem randamentul pe zona de producție. Iar automatizarea preluării facturilor și emiterii de documente – să fim mai eficienți operațional.“
Elena Sapera
Director Comercial MinimalFişă proiect
Client: Minimal SRL
Domeniu de activitate: Producţie şi vanzare produse cofetarie/patiserie
Sediu central: Bucureşti
Cifra de afaceri (conform Min Finante): 14 milioane lei
Nr de angajati: 110
Soluţie implementată (versiune de licentiere daca este cazul). ASiS ERP
Nr. Utilizatori: 25
Implementare: On Premises/Hosting
