Pe măsură ce digitalizarea avansează și aduce noi provocări, alinierea proceselor de busniess cu oamenii și tehnologia devine principalul factor de succes. De peste 20 de ani, Soft Net Consulting furnizează servicii de implementare a soluțiilor software de business, adaptate specificului clienților. Prin experiența companiei cu peste 800 de clienți din domenii diverse (producție, distribuție, retail, transport, utilități etc.), Dorin Andreica (managing partner, Soft Net Consulting) a sintetizat principalele beneficii și provocări ale alinierii proceselor și oamenilor cu tehnologia, ca etapă esențială în digitalizare. Prezentarea a fost susținută în cadrul webinar-ului „CAS CRM Aliniază oamenii, procesele și tehnologia pentru dezvoltarea afacerii tale”.
Kilometrul 0 al digitalizării: procesele și oamenii
Procesele de business, adică fluxurile de informații, materiale și resurse între diferitele departamente și persoane implicate în cadrul unei organizații., sunt punctele de pornire în digitalizare. Când ne gândim la digitalizare, ar trebui să ne gândim deci la îmbunătățirea prin tehnologie a unor procese interne (livrare, inventariere, achiziție etc.) și la obiectivele specifice ale acestora.
Potrivit Soft Net Consulting, este foarte important ca digitalizarea să pornească de la procese bine conturate/definite, adică documentate, împărțite în etape, activități și fluxuri de lucru. Doar astfel, angajații își vor înțelege mai clar rolul în companie, vor putea lucra mai rapid, iar fluxurile vor putea fi optimizate apoi cu ușurință prin intermediul tehnologiei.
Deși se vorbește tot mai mult despre automatizare și roboți software, oamenii sunt cei care utilizează tehnologia, definesc procesele și lucrează la atingerea obiectivelor. Din acest motiv este important ca angajații să fie implicați în procesul de digitalizare încă din primele etape și să se simtă parte a acestui proces. În caz contrar, dacă deciziile de transformare digitală ale unei companii sunt luate doar la nivel executiv, lipsa de feedback, cooperare și implicare a personalului poate însemna eșecul digitalizării.
Rolul tehnologiei integrate
Un aspect important este că digitalizarea înseamnă procese bazate, optimizate și conduse cu ajutorul tehnologiei și nu introducere/operare/prelucrarea manuală a datelor în sistem. Ideal ar fi ca toate sistemele și elementele unei organizații trebuie să fie interconectate. Din ansamblul de soluții de business de bază care, odată integrate, pot asigura alinierea procese-oameni-tehnologie, în cadrul webinarului au fost prezentate soluțiile Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) și Business Intelligence (BI). Dacă sistemele ERP sunt esențiale în gestionarea activităților de business cotidiene (contabilitate, aprovizionare, distribuție, bugetare etc.), CRM-ul gestionează relația companiei cu clienții, iar BI-ul este folosit în analiza și interpretarea datelor. Toate aceste sisteme trebuie sa fie integrate pentru ca rezultatele să fie optime.
Beneficiile alinierii procese-oameni-tehnologie
Alinierea proceselor și a oamenilor cu tehnologia poate da măsura vitezei și agilității unei organizații, oferindu-i numeroase avantaje competitive. Alinierea crește profitul ca urmare a unei viteze superioare de operare pe piață, contribuie la înțelegerea modurilor concrete prin care pot fi optimizate procesele organizației și crește eficiența angajaților și nivelul de colaborare dintre aceștia datorită instrumentelor digitale pe care le au la dispoziție. În plus, simplificarea muncii angajaților le oferă acestora și timpul necesar pentru a se dedica sarcinilor mai complexe și inovării.
Dorin Andreica a oferit exemplul concret al clientului Cupio (digitalizare printr-un sistem integrat ERP, CRM și Warehouse Management System): „În urma implementării proiectului de digitalizare, procesele au devenit mai clare și oamenii mai eficienți și organizați știind fiecare ce are de făcut, iar astfel compania a trecut de la onorarea unui număr de 200 de comenzi într-o zi, la peste 700 de comenzi pe zi, cu aceiași oameni și aceleași activități, dar cu procese optimizate folosind tehnologia”.
Un alt exemplu de digitalizare implementată cu succes prin alinierea proceselor și a oamenilor cu tehnologia este cel al companiei producătoare de parchet, uși și ferestre, Pinum. Aici a fost implementat, prin CAS CRM, un proces de vânzare de uși personalizate care include gestionarea proceselor de comandă, livrarea și montarea produselor unicat. Astfel, Pinum și-a actualizat cu succes întregul flux de gestionare a produselor de tip unicat.
Află mai multe despre CAS CRM aici.
Alinierea procese-oameni-tehnologie în practică
În practică, pentru o digitalizare care pune accent pe alinierea acestor trei elemente, companiile trebuie să se definească în prealabil nevoile, să documenteze bine cerințele sistemelor informatice, să stabilească în mod clar obiectivele proiectului și să implice angajații încă de la început. Nu trebuie neglijat nici trainingul pentru folosirea noilor tehnologii sau pentru creșterea competențelor digitale ale angajaților. Un alt mod de abordare este realizarea de proiecte pilot de mici dimensiuni, care să le permită membrilor echipei să înceapă să vadă beneficiile, fără a fi nevoie să aștepte finalizarea unui proiect la scară largă.
Tehnologia are potențialul de a eficientiza activitatea unei companii, de a permite o mai bună comunicare și vizibilitate a datelor, însă ea trebuie să fie întotdeauna susținută de angajații organizației, cei care o vor utiliza în fiecare zi, și dublată de procese bine definite pentru obținerea performanței pe termen lung. Pentru mai multe informații despre beneficiile reale ale alinierii procese-oameni-tehnologie, vă invităm să urmăriți webinarul „CAS CRM Aliniază oamenii, procesele și tehnologia pentru dezvoltarea afacerii tale”, disponibil integral aici:
