Mulți manageri se întreabă de ce companiile pe care le conduc încă se confruntă cu dificultăți în procesarea plăților, deși folosesc sisteme ERP avansate. Problema are mai multe variabile și ține atât de diversitatea metodelor de plată, de calitatea datelor (care sunt frecvent incomplete, incorecte sau în formate diferite) dar și de funcționalități moderne de smart fintech.
Majoritatea sistemelor ERP din România nu au capacități moderne de procesare a plăților, iar clienții snt obligați să să le proceseze manual sau să improvizeze pentru a-și simplifica activitatea. Toate acestea înseamnă timp pierdut, risc de erori, fragmentarea proceselor, creșterea costurilor și scăderea eficienței.
Pentru companiile care vor să scape de grija proceselor financiare complicate, sistemul ASiSERP implementat de Soft Net Consulting integrează nativ elemente smart fintech. Astfel, sistemul permite inițierea de plăți instant, automatizate prin conectare prin API cu băncile, asigură reconcilierea automată a extraselor și oferă analize financiare inteligente – toate într-un singur ecosistem ERP, rapid și sigur.
Smart Fintech. Ce înseamnă în practică?
Integrarea tehnologiei smart fintech înseamnă că sistemul ERP nu mai gestionează doar stocuri, vânzări sau resurse umane, ci și întregul flux monetar (inclusiv încasări și plăți), devenind un hub inteligent pentru finanțele companiei. Pentru a face aceasta, include prin funcții precum:
- Procesarea automată a plăților
Procesarea plăților într-un ERP smart fintech implică trei componente principale: procesarea facturilor, adică gestionarea automată a acestora, de la capturarea și validarea datelor până la verificare facturi; autorizarea plăților – aprobarea prin reguli de securitate, aprobare multi-nivel și controale antifraudă; și reconcilierea, altfel spus, potrivirea automată a plăților cu facturile și gestionarea excepțiilor complexe, precum plăți parțiale, plăți grupate în loturi (payment batching) sau tranzacții în valute diferite.
- Conectare directă cu băncile prin API (Application Programming Interface)
De exemplu, ASiS ERP se conectează direct cu băncile prin API-uri securizate, ceea ce permite transmiterea și primirea de informații financiare fără intervenție manuală. Această integrare oferă acces rapid și în timp real la datele bancare, eliminând necesitatea descărcării și încărcării manuale a fișierelor. Departamentul financiar poate urmări imediat plățile și încasările, având o imagine completă și actualizată a fluxului de numerar.
- Reconciliere automată a extraselor bancare
Fișierele SWIFT MT940 (extras electronic bancar standard, extensie *.STA) conțin toate operațiunile unui cont, inclusiv numărul extrasului și soldurile inițiale/finale. ASiS ERP importă aceste fișiere automat (zilnic sau lunar), și le procesează pentru a realiza reconcilierea automată a plăților și încasărilor. Chiar dacă anumite bănci pot avea mici variațiuni în format, sistemul gestionează toate fișierele fără probleme. Această funcție reduce considerabil timpul de operare, de la câteva zile la câteva minute, simplificând munca angajaților și oferind o viziune clară asupra tranzacțiilor.
- Analize financiare inteligente și instrumente Business Intelligence (BI)
Sistemele ERP smart fintech oferă vizibilitate completă asupra operațiunilor financiare prin dashboard-uri în timp real, rapoarte personalizabile și analize detaliate, inclusiv rapoarte pe centre de cost și profit, fișe de cont, rulaje zilnice și lunare, cartea mare, balanțe analitice și sintetice, registrul jurnal și rapoarte valutare pe baza cursului zilei.
- Securitate și conformitate în procesarea plăților
Un ERP integrat cu module smart fintech include și măsuri de securitate și conformitate care protejează datele sensibile și asigură respectarea reglementărilor. Amintim criptarea end-to-end a plăților, autentificarea sigură, acces bazat pe roluri, monitorizare anti-fraudă continuă pentru a detecta și preveni tranzacțiile neautorizate sau suspecte.
ASiS ERP, cu tehnologie smart fintech integrată, reunește toate aceste funcții într-o singură platformă, eliminând nevoia de soluții externe precum sisteme separate de procesare plăți sau softuri BI dedicate. Totul rulează direct din ERP, simplu și eficient.
Ce avantaje directe apar de aici?
Succesul unei acțiuni poate fi afectat serios de unele detalii aparent mici – o plată procesată greșit, o raportare întârziată, lipsa de numerar etc. Cu un ERP care integrează elemente smart fintech, precum ASiS ERP, aceste probleme dispar, iar procesele devin mai rapide și mai sigure. Dar să analizăm impactul real:
Cash-flow mai bun și vizibilitate în timp real.
Procesarea plăților în timp real și reconcilierea automată oferă vizibilitate imediată asupra fluxului de numerar, permițând managerilor să ia decizii informate privind plățile, să profite de reduceri pentru plăți anticipate și să gestioneze mai eficient capitalul de lucru.
În același timp, sistemele automatizate colectează date detaliate care, analizate inteligent, ajută la identificarea tendințelor, optimizarea termenilor de plată și creșterea preciziei în prognoza financiară, sprijinind strategii mai bune de gestionare a relațiilor cu furnizorii.
Reducerea riscurilor financiare și a erorilor umane.
Automatizarea reduce erorile frecvente în procesarea plăților, cum ar fi plățile duplicate, sumele incorecte sau tranzacțiile trimise greșit.
Prin reguli de validare și algoritmi de matching automat, organizațiile pot identifica și preveni aceste probleme înainte să afecteze activitatea.
Economie de timp și resurse, fără verificări manuale.
Automatizarea înseamnă și că procesele financiare sunt mult mai rapide și mai simple: sarcinile repetitive, cum ar fi introducerea datelor sau reconcilierea, dispar aproape complet.
Echipele pot procesa mai multe plăți fără să angajeze oameni noi, iar timpul câștigat poate fi folosit pentru proiecte și decizii strategice.
Aliniere cu direcțiile europene de digitalizare.
Implementarea unui ERP fintech ajută organizațiile să se alinieze cu strategiile și reglementările europene privind digitalizarea și modernizarea proceselor financiare. Ce înseamnă asta? Sistemele devin compatibile cu standardele UE de raportare, securitate a datelor și interoperabilitate între platforme financiare.
În plus, digitalizarea fluxurilor de lucru reduce dependența de documentele tipărite, permite arhivarea electronică și auditul automat, respectând astfel directivele europene privind transparența și eficiența administrativă.
Mai mult decât un simplu sistem de gestiune, ASiS ERP este și o platformă de management financiar și operațional, cu puternice componente smart fintech integrate.
Cu cinci versiuni majore și sute de implementări la nivel național, ASiS îmbină maturitatea cu inovația, iar Soft Net Consulting integrează ASiS cu numeroase aplicații de business (TMS, WMS, SFA și Retail/HoReCa etc) pentru ca beneficiarii să lucreze într-un mod modern și eficient.
