Să realizezi că ai nevoie de un sistem informatic și anume un ERP este ușor, însă să alegi furnizorul potrivit pentru tine poate să fie un lucru dificil.
Cum știi pe care să-l alegi din multitudinea de variante care există?
Și dacă ai ales unul, cât de sigur ești că ai făcut decizia corectă?
Trecerea de la interes la achiziție se face prin câteva etape:
În primul rând, se evaluează modul de lucru al business-ului tău. În funcție de această idee, îți poți da seama de beneficiile pe care ți le poate aduce un ERP și de funcționalitățile de care ai nevoie în organizarea afacerii tale. Te invităm să accesezi acest checklist pentru a te ajuta să evaluezi tot ce este important înainte de a căuta furnizori de soluții ERP.
Odată ce sunt stabilite aceste detalii vei înțelege mai bine ce face un ERP: gestiune financiară, gestionarea stocurilor, managementul relațiilor cu clienții, Business Intelligence și raportare etc.
Nu este de ajuns informarea despre sistemul informatic necesar, ci și cunoașterea nevoilor pe care le are business-ului tău. De ce ai nevoie mai exact și cum te poate ajuta ERP-ul? Fiind o achiziție destul de costisitoare, este recomandat ca selectarea sistemului potrivit să fie făcută cu răbdare și eficiență pentru a nu exista pierderi, dar și să se bazeze strict pe nevoile pe care le ai. Deși prețul este un factor important în luarea acestei decizii, este de reținut faptul că nu costul este unealta ce te ajută în îndeplinirea sarcinilor, ci funcționalitățile create pe ceea ce ai tu nevoie. Un ERP mai ieftin și personalizat business-ului tău poate să îți fie mai util decât unul scump și care nu îndeplinește îndatoririle necesare.
Dacă ai ajuns în punctul în care să știi nevoile pe care le ai și cum te poate ajuta un ERP, este indicat să ai o privire de ansamblu și asupra potențialelor costuri, cum ar fi: costurile de implementare, upgrade-urile hardware și software, mentenanța etc. Odată ce ai aceste idei în minte, poți începe să cercetezi piața și în special, să ceri părerile și altor oameni care utilizează un astfel de sistem informatic. Fie că este vorba de colegi, angajați sau recenzii de pe internet, accesarea unei game largi de opinii te ajută să-ți formezi o idee asupra pieței.
Noi recomandăm achiziționarea unui ERP Mobile friendly pentru a putea fi accesat atât de pe telefon cât și de pe tabletă. Acest lucru ușurează munca utilizatorilor, dându-le posibilitatea să utilizeze sistemul și de pe alte device-uri nu doar de pe un PC.
Fiind un program nou implementat poate să fie o mare bătaie de cap pentru cei care nu îl cunosc așa că investirea în training-uri pentru angajați poate să fie o investiție bună. Astfel, atât utilizatorii cât și sistemul își pot folosi potențialul la capacitate maximă, iar erorile de utilizare pot fi evitate sau reduse la minim. În cazul în care ai constatat că sunt probleme în stimularea angajaților cu privire la folosirea sistemului informatic nou achiziționat, te invităm să citești și articolul „9 măsuri practice pentru stimularea utilizării sistemelor informatice”.
O altă etapă în alegerea furnizorului de ERP potrivit poate să fie crearea unei liste. Pentru o organizare și o înțelegere mai bună a pieței, este indicat punerea pe hârtie a furnizorilor cu potențial și care pot veni cu o soluție care să-ți îndeplinească nevoile. Imediat ce această etapă este îndeplinită, se poate trece la ultima în procesul de achiziție și anume testarea sistemului informatic. Solicită un demo realizat pe business-ul tău și pe nevoile pe care le ai și analizează dacă ERP-ul este potrivit pentru tine sau nu. Dacă da, poți să-l cumperi cu încredere deoarece se mulează perfect pe nevoile tale și poți să eviți pierderile.
Așadar, alegerea unui sistem informatic potrivit este o provocare ce implică timp, răbdare și în special bani.
