Raportarea SAF-T, acum complet automatizată în ASiS ERP și WinMENTOR® / WinMENTOR ENTERPRISE®

Raportarea SAF-T, subiect care a pus pe jar întreaga comunitate de business din România, a intrat deja în practica departamentelor financiare ale marilor contribuabili. Vestea bună este că această obligativitate fiscală este mai ușor de depășit decât pare din discuțiile publice, mai ales pentru companiile care utilizează sisteme moderne de gestiune, precum ASiS ERP sau WinMENTOR® / WinMENTOR ENTERPRISE®. Soft Net Consulting asigură toți beneficiarii că echipa de consultanți vă oferă tot suportul necesar pentru a depăși orice provocare generată de raportarea SAF-T și automatizarea acestui proces.

Ce trebuie să știți despre raportarea SAF-T?

Mediul online abundă în informații despre SAF-T (Standard Audit File for Taxation, tradus în română ca Fișierul Standard de Audit pentru Taxe), care în esență este un format digital pentru informațiile fiscale și contabile transmise către autorități. Formatul a fost creat de către Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OCDE) și este adoptat de tot mai multe state, fiind aproape generalizat în Uniunea Europeană. Aceasta înseamnă că, mai devreme sau mai târziu, în funcție de categoria de contribuabili din care face parte, orice companie din România va trebui depună la ANAF Declarația Informativă D406 și fișierul standard de control fiscal (SAF-T). ANAF a pregătit în acest sens un Ghid al Contribuabilului și pe care îl găsiți aici, dar care are însă peste 60 de pagini și necesită o lectură atentă.

Pentru circa 3.500 de companii (mari contribuabili) raportarea SAF-T a devenit deja obligatorie din luna ianuarie, însă de anul viitor aplicabilitatea va fi mult mai extinsă. Indiferent de domeniul de activitate și de mărimea companiei, obținerea Declarației Informative D406 rămâne însă o operațiune complexă, care presupune extragerea și compilarea mai multor date din sistemul ERP. Procesul este dificil spre imposibil de realizat manual, de aceea trebuie gestionat în sistemul ERP.

Conform indicațiilor ANAF, fișierul asociat D406 trebuie să conțină următoarele câmpuri, grupate pe 3 sau 5 module cu mai multe subsecțiuni (de câte este nevoie pentru a permite depunerea completă a declarației informative). Indiferent dacă este depusă lunar sau trimestrial, structura standard SAF-T include următoarele:

• 1. Header [Antet]
• 2. MasterFiles [Fișiere Master] cu anumite subsecțiuni:

• • 2.1 GeneralLedgerAccounts [Conturi contabile – Registrul Jurnal]
  • 2.3 Customers [Clienți]
  • 2.4 Suppliers [Furnizori]
  • 2.5 TaxTable [Tabelă Taxe]
  • 2.6 UOMTable [Tabela Unităților de Măsură – UOM]
  • 2.7 AnalysisTypeTable [Tabelă Tipuri Analiză]
  • 2.8 MovementTypeTable [Tabelă Tipuri Mișcări]
  • 2.9 Products [Produse]
  • 2.10 PhysicalStock [Stocuri]
  • 2.11 Owners [Proprietari]
  • 2.12 Assets [Active]

• 3. GeneralLedgerEntries [Înregistrări Contabile – Registrul Jurnal]
• 4. Source Documents [Documente Sursă] cu următoarele subsecțiuni:

• • 4.1 Sales Invoices [Facturi de Vânzare]
  • 4.2 Purchase Invoices [Facturi de Achiziții]
  • 4.3 Payments [Plăți]
  • 4.4 Movement of Goods [Mișcări de Bunuri]
  • 4.5 Asset Transactions [Tranzacții cu Active]

În esență, declarația D406 va cuprinde aproape întreaga contabilitate a unei companii: planuri de conturi, centre de cost, clienți și furnizori, nomenclatorul de bunuri și servicii, încasări și plăti, registrul jurnal detaliat etc.

Important de știut, raportarea în format SAF-T nu presupune doar extragerea datelor menționate mai sus din sistemul ERP și compilarea acestora în documentul .xml asociat declarației D406, ci și o anumită pregătire a sistemului, verificarea acurateței și integrității datelor etc.

Raportarea SAF-T în ASiS ERP și WinMENTOR® / WinMENTOR ENTERPRISE®

Dacă sunteți utilizatori de ASiS sau WinMENTOR ENTERPRISE®, trebuie să știți că Soft Net Consulting împreună cu dezvoltatorii sistemelor ERP s-au implicat încă de anul trecut în dezvoltarea unei soluții viabile, demers care a beneficiat și de suportul unui grup de lucru din cadrul ANAF. În mod curent, pentru ambele sisteme există soluții tehnice funcționale pentru depunerea declarației D406.

Raportarea SAF-T în ASiS ERP

Pentru utilizatorii de ASiS ERP, în mod curent declarația D406 poate fi validată prin DukIntegrator și va putea fi trimisă direct către ANAF, integrând în sistemul ASiS ERP un API (conector care preia informațiile și le validează sau care semnalează erorile de transmitere) pus la dispoziție de către autoritatea fiscală. În viitorul apropiat, toate declarațiile cu obligații fiscale vor putea fi transmise direct către ANAF, prin integrarea de APi-uri în sistemul ASiS ERP.

Exportul se face automat, în 4-5 minute, în funcție de baza de date. Sistemul exportă suplimentar și un fișier care semnalează erorile (câmpuri completate incorect sau necompletate). Această facilitate permite contribuabililor ajustarea rapidă a declarației, prin corectarea sau completarea datelor necesare și evitarea eventualelor penalizări. În cazul ASiS, raportarea este facilitată de utilizarea Ria3, noua interfață de introducere a datelor, bazată pe tehnologia HTML5.

Raportarea SAF-T în WinMENTOR® și WinMENTOR ENTERPRISE®

Pe de altă parte și utilizatorii de WinMENTOR® sau WinMENTOR ENTERPRISE® au la dispoziție întreaga documentație necesară trecerii la raportarea SAF-T, indiferent de baza de date utilizată. Totodată, compania a pregătit o dezvoltare specifică pentru gestionarea declarației. Implementarea „kit-ului SAF-T” implică adăugarea unui „nomenclator de taxe”, cu 454 de câmpuri de date referitoare doar la TVA, cu o codificare specifică la nivelul fiecărei linii dintr-o factură (cote de TVA, deductibilitate, tipuri de operațiuni etc.). Prin acest nomenclator, sistemul identifică câmpurile de date (câteva sute) ce trebuie compilate în declarația D406 și fișierul .xml aferent. Aplicația permite identificarea facilă a câmpurilor lipsite de date sau cu date incorecte și modificarea manuală a acestora.

Exportul datelor în format SAF-T se face pe luna închisă, printr-un singur click și este obținută în câteva minute, în funcție de dimensiunea bazei de date. De asemenea, soluția permite schimbarea rapidă a codurilor de taxe în funcție de modificările sistemului fiscal sau operarea pe o altă piață.

După cum v-ați dat deja seama, raportarea SAF-T este un proces complex, atât la nivelul logicii financiar contabile (date ce trebuie colectate și introduse în declarație), cât a implementării tehnice în sistemul ERP. Pentru a fi gata la timp și pentru a evita orice complicații, vă recomandăm să începeți proiectul de implementare cât mai de timpuriu și să apelați cu încredere la echipa Soft Net Consulting. Avem deja experiența tehnică și de business pentru a depăși aceste provocări și pentru a vă ajuta să faceți din raportarea SAF-T o activitate ușoară și rapidă.

Contactați-ne prin completarea formularului de solicitare demo pentru o discuție concretă legată de raportarea SAF-T în compania dumneavoastră.