Cuprins
Știți care este cea mai simplă definiție a digitalizării? Eliminarea hârtiei din procesele de business prin utilizarea unui sistem informatic integrat.
Hârtia înseamnă limitări: este greu de manipulat, editat, partajat, ocupă mult spațiu, este costisitoare și greu accesibilă de la distanță, iar fluxurile de lucru bazate pe hârtie sunt mult prea lente. Hârtia acționează ca o frână, însă companiile au nevoie de accelerație.
Alternativa? Să profităm de tehnologie pentru a automatiza sau optimiza operațiunile și suportul decizional, înlocuind metodele tradiționale de lucru (agende, tabele Excel) cu aplicații inteligente care cresc eficiența, accesibilitatea și flexibilitatea.
Acum că am definit digitalizarea, hai să explorăm și pașii necesari pentru a o pune în practică.
1. Evaluarea inițială
Primul pas obligatoriu, dacă vrem să obținem o imagine clară asupra modului în care funcționează organizația, este analiza proceselor de business actuale, a nevoilor și a resurselor interne. Evaluarea inițială permite înțelegerea punctelor slabe din activitatea curentă, pe toate palierele: financiar, comercial, vânzare și ofertare, producție, raportare, dar și gradul de pregătire digitală a echipei și resursele IT disponibile. Este important să stiți de unde porniți pentru a contura cât mai corect unde doriți să ajungeți și ce efort, financiar și organizațional, implică acest demers.
2. Stabilirea strategiei de digitalizare
Transformarea digitală continuă prin definirea clară a obiectivelor de digitalizare, fie că este vorba despre reducerea costurilor operaționale, creșterea eficienței, îmbunătățirea experienței clientului, și/sau de îmbunătățirea productivității, optimizarea vânzărilor și a comunicării interne. Pe baza acestora, veți crea o strategie care include prioritizarea proiectelor viitoare, implementarea treptată, impactul și fezabilitatea fiecărui obiectiv. În stabilirea strategiei, țineți cont și de rezultatele evaluării capacităților tehnice ale companiei (pasul 1), inclusiv abilitățile angajaților, resursele disponibile, expertiza tehnică necesară și compatibilitatea cu sistemele existente.
3. Infrastructură IT și securitate cibernetică
Investiția într-o infrastructură IT solidă este baza pentru viitoarele proiecte ale companiei. Acestea trebuie să includă echipamente (servere, stocare, rețea) dar și aplicații de business (ERP, CRM, WMS) și instrumente de colaborare. Dacă bugetul nu poate susține o astfel de investiție puteți conta conta pe servicii de tip cloud și hosting, disponibile pe baza de abonament. Toate aceste resurse trebuie protejate prin măsuri de backup și securitate cibernetică, pentru a vă feri atât de erori și defecțiuni, cât și de atacuri, cum ar fi ransomware, spre exemplu.
În această etapă nu uitați nici de educația angajaților, familiarizându-i cu cele mai bune practici de cybersecurity.
4. Digitalizarea proceselor de business
Digitalizarea propriu-zisă a proceselor înseamnă automatizarea proceselor repetitive și optimizarea fluxului de lucru prin adoptarea celor mai potrivite soluții tehnologice pentru nevoile afacerii.
Majoritatea companiilor optează pentru sisteme ERP (Enterprise Resource Planning) și CRM (Customer Relationship Management) pentru gestionarea eficientă a resurselor și a relațiilor cu clienții. Însă alegerea soluției potrivite trebuie să fie rezultatul unui proces riguros de selecție. Când analizați achiziția unui ERP aveți în vedere costul total de utilizare a sistemului (include costurile „ascunse” de implementare, upgrade-uri hardware/software, mentenanță etc.), de scalabilitate, integrări, hosting (aveți nevoie de o soluție în cloud sau hostată pe propriile servere?), durata implementării, accesibilitate (aplicație mobilă nativă sau platformă mobile friendly), customizări, suport și instruire. De asemenea, veți avea de câștigat alegând o soluție ERP specifică industriei în care activați.
Pe lângă evaluarea soluțiilor, la fel de importantă este și alegerea furnizorului potrivit. Optați pentru un furnizor care permite testarea soluției înainte de cumpărare prin demo-uri gratuite, și care oferă training pentru utilizatori. Luați în considerare experiența altor clienți cu acest furnizor, gradul lor de satisfacție, costurile viitoare, nivelul de competență și experiența specifică a furnizorului cu firme din același domeniul de activitate.
Important de știu la acest capitol este și că Soft Net Consulting implementează software ERP de 23 de ani, cu peste 800 de implementări reușite în diverse industrii, și recomandă platforma 100% online ASiS ERP, prezentă pe piața românească încă din 1993. Fiind unul dintre cele mai inovatore sisteme ERP disponibile în România, ASiS ERP poate fi adaptat specificului oricărei industrii, inclusiv producție, distribuție, retail, transporturi, e-commerce, construcții, agricultură, viticultură etc.
5. Formarea echipei
70% dintre transformările digitale eșuează, cel mai adesea din cauza reticenței angajaților, potrivit unei analize Forbes. Succesul digitalizării organizației depinde de adoptarea tehnologiei de către angajați. Pentru ca aceștia să fie deschiși la schimbare, este important să fie implicați în procesul de digitalizare încă din etapa de evaluare inițială, și mai ales în testarea noului software. Prin sesiuni de training, programe de adaptare și prin formare continuă, inclusiv pentru manageri, angajații se vor adapta și vor dezvolta competențele/abilitățile indispensabile pentru folosirea eficientă a noilor instrumente de lucru. Implicați deci angajații cheie în procesul de digitalizare cât mai de timpuriu pentru a crește șansele de succes.
6. Monitorizare, îmbunătățire și adaptare continuă
După implementarea soluțiilor digitale, e necesară monitorizarea rezultatelor pentru a verifica dacă obiectivele stabilite au fost atinse. Colectați feedback de la utilizatori și echipă pentru a ajusta și îmbunătăți continuu procesele și tehnologiile. Puteți măsura succesul digitalizării prin indicatori de performanță KPI relevanți, inclusiv creșterea vânzărilor online, eficiența operațională și satisfacția clienților. Puteți folosi rezultatele financiare, satisfacția angajaților la locul de muncă, ratele de adopție ale clienților pentru a evalua impactul digitalizării asupra performanței companiei. Nu uitați că digitalizarea este un proces dinamic, care necesită adaptare constantă la evoluțiile tehnologice și la noi oportunități, precum Inteligența Artificială, IoT (Internet of Things) sau chatboți.
În cele din urmă, oricât de bine ne-am construi planurile, realizarea efectivă a acestora necesită buget și determinare. Dacă nu aveți întreg bugetul necesar pentru digitalizare puteți opta pentru servicii cloud (Spre exemplu, puteți opta pentru un CRM cloud precum SmartWe plătibil printr-un abonament lunar similar celor de telefonie mobilă, sau puteți alege hosting pentru sistemul ASiS ca să eliminați achiziția de echipamente). O alternativă pot fi și programele de tipul Digitalizare IMM care oferă sume substanțiale, însă implică o oarecare birocrație în realizarea dosarelor. Critică este însă luarea unei decizii și demararea procesului de digitalizare cât mai rapid. Păstrarea unui mod de lucru ineficient, bazat pe hârtie și procese manuale, reprezintă până la urmă o frână în activitatea companiei, iar dumneavoastră aveți nevoie de accelerație pentru a că dezvolta afacerea.
