Câteva mii de companii vor beneficia de finanțare vor face în viitorul apropiat achizitii pentru Digitalizare IMM. Felicitări, însă foarte puţini antreprenori au şi o imagine reală asupra modului concret în care vor face achiziţii în cadrul programului de Digitalizare IMM, pentru produsele sau serviciile aferente proiectului. Majoritatea îşi pun baza în firmele de consultanță, tehnică sau de business, care i-au ajutat să scrie proiectele, dar nu e musai ca furnizorii să fie aceeaşi.
Indiferent daca sunteți micro, întreprindere mică sau mijlocie, dacă proiectele depuse vor fi aprobate, trebuie să știți că nu puteţi face achiziții prin Digitalizare IMM și implicit PNRR, fără să respectaţi o serie de reguli. Aceste reguli sunt definite în cadrul Îndrumarului pentru beneficiarii privaţi, iar articolul de mai jos va sintetiza direcţiile principale.
Nu ați aplicat încă? Aflați tot ce trebuie să știți pe pagina dedicată Digitalizare IMM.
Reguli generale
În România, achizițiile publice sunt guvernate prin Legea nr. 98/2016, și implicit această lege este aplicabilă proiectelor ai căror beneficiari provin din mediul privat prin prisma faptului că beneficiază de finanțare publică de peste 50%.
Pentru că în cadrul proiectului de digitalizare IMM, procentul finanţării din surse publice este de 90%, valoarea finanțată este cea care va conta în derularea procedurilor de achiziție finală a produselor și serviciilor. De altfel, Îndrumarul pentru achiziții prin Digitalizare IMM face trimitere la pragurile valorice prevăzute de art. 7 alin. (5) din Legea nr. 98/2016, unde beneficiarul privat poate achiziționa produse, servici, lucrări aplicând instrucțiunile aferente achiziției directe în cuantumul a 270.120 lei fără TVA pentru produse sau servicii și 900.400 lei fără TVA pentru lucrări.
Important de menționat, beneficiarul nu are dreptul de a diviza contractul de achiziție în mai multe contracte distincte de valoare mai mică și nici de a utiliza metode de calcul care să conducă la o subevaluare a valorii estimate a achiziției, cu scopul de a evita aplicarea prevederilor privind procedura de achiziție. Specialiștii recomandă ca toate serviciile bugetate într-un cod CPV să facă parte din același contract.
Achiziţii directe
Conform îndrumarului, dacă valoarea estimată a achiziției, este mai mică decât pragul de 270.120 lei fără TVA (cca 54.000 de euro), beneficiarul privat achiziționează direct produse, servicii sau lucrări. Este cazul beneficiarilor din categoriile micro și întreprinderi mici, pentru care finanțările nu pot depăși 50.000 de euro.
În cazul achiziției directe, beneficiarul privat are obligația de a publica un anunț într-o secțiune dedicată a website-ului propriu, însoțit de descrierea produselor, serviciilor sau lucrărilor care urmează a fi achiziționate.
Specialiștii recomandă însă un plus de transparență şi, alături de publicarea pe site să fie cerute şi trei oferte. Preferabil este ca pentru aceste cereri să existe şi răspuns, nefiind însă obligatoriu.
Tot la achiziţie directă intră şi excepțiile, pe care îndrumarul le menționează explicit:
- Achiziţia implică crearea sau achiziționarea unei opere de artă sau a unei reprezentații artistice unice;
- Concurența lipseşte din motive tehnice;
- Protecţia unor drepturi exclusive, inclusiv de drepturi de proprietate Intelectuală;
- Necesitatea compatibilității între produse şi tehnologii;
Aceste excepţii trebuie însă argumentate şi aplicate doar dacă nu există alternative. Pentru achiziţii prin Digitalizare IMM pot fi aplicate spre exemplu, dacă se implementează un modul suplimentar la un sistem ERP/CRM deja utilizat de client. În acest caz, dezvoltatorul soluţiei (dacă este unic pe piaţă) este singurul care poate asigura produsul şi implementarea corectă a acestuia. Logica este similară şi la suplimentarea numărului de licenţe sau a subscripţiilor pentru un serviciu cloud.
Dacă utilizați un sistem CRM cloud (precum SmartWe spre exemplu) pentru 10 utilizatori şi doriţi să mai adăugaţi alţi 10 (pentru a vă creşte eficiența activităților de vânzări şi implicit nivelul de intensitate digitală), în mod evident veţi cumpăra abonamentele de la acelaşi furnizor.
Achiziţii prin Digitalizare IMM: Procedura Competitivă
Dacă valoarea estimată a achiziției depăşeşte pragul achiziției directe de 270.120 lei fără TVA (cca 54.000 de euro) este necesar un caiet de sarcini care să fixeze cerinţele, specificaţiile tehnice şi funcţionale pe baza cărora să poate fi întocmite ofertele. Va fi cu precădere cazul companiilor mijlocii, care pot primi finanțare de până la 100.000 de euro.
Realizarea caietului de sarcini este un proces complex, dar important de ştiut este că acesta trebuie să prezinte elementele de departajare a ofertelor şi că beneficiarul poate include cerinţe specifice pe care le consideră necesare pentru realizarea contractului (experiență, certificări profesionale, resurse umane calificate, capacitate financiară etc).
La demararea procedurii competitive beneficiarii privați trebuie să publice un anunț însoțit de Caietul de sarcini aferent, pe pagină web https://proiecte.pnrr.gov.ro , secțiunea Transparență. Complementar, vor fi publicate şi informaţii despre: criteriile de atribuire, tipul contractului, valoarea estimată, data și modul de depunere a ofertelor, modul de contactare etc. Pe pagina https://proiecte.pnrr.gov.ro/#/anunturi-proceduri puteţi găsi mai multe exemple de anunţuri, din cele mai diverse
Sunt necesare cel puţin 10 zile între publicarea anunţului şi termenul de depunere efectivă a ofertelor. Etapa următoarea este Evaluarea ofertelor și elaborarea Raportului procedurii de achiziție. Ofertele depuse sunt evaluate prin raportare la caietul de sarcini şi la criteriile specifice. În această etapă nu pot fi adăugate cerinţe, dar pot fi cerute clarificări sau documente suplimentare asupra ofertelor primite. Beneficiarul trebuie să depună orice efort pentru a se asigura că ofertanţii au capacitatea să livreze ceea ce au promis. Raportul de achiziţie justifică acest proces şi evidenţiază avantajele/dezavantajele ofertelor primite.
Important de ştiut, beneficiarul privat poate atribui contractul de achiziție cu o valoare mai mare decât valoarea estimată a achiziției prin asumarea în mod expres în Raportul procedurii de achiziție a faptului că sumele suplimentare vor fi suportate din bugetul propriu. Deci dacă una dintre oferte oferă livrabile de o calitate superioară dar la un preţ care depăşeşte valoarea pentru care a fost obţinută finanţarea, puteţi beneficia de aceasta dar veţi acoperi diferenţa din fonduri proprii. Scenariile pot fi multiple, de la un hardware mai performant, la un sistem ERP cu o acoperire funcţională mai mare.
După finalizarea procedurii, în termen de 5 zile lucrătoare de la semnarea contractului de achiziție, beneficiarul privat va comunica rezultatele tuturor ofertanților, inclusiv prin publicare pe https://proiecte.pnrr.gov.ro.
Atenţie ridicată la existența unor potențiale conflicte de interese între beneficiar şi ofertant la orice tip de achiziții prin Digitalizare IMM. Există mai multe declaraţii pe propria răspundere pe care trebuie să le semnați şi care vizează existența legăturilor de familie şi/sau asociere între beneficiari şi ofertanți. Atât ministerul de profil cât şi Autoritatea de Audit por verifica existența unor astfel de legături oricând pe perioada derulării contractului de finanțare.
Pentru mai multe informații despre program în sine dar și despre achiziții prin Digitalizare IMM ( care se va finaliza pe 30 iunie), contacțați-ne la [email protected].
