Termenul sistem ERP integrat a apărut prin raportare la utilizarea insulara a mai multor aplicaţii distincte pentru contabilitate, salarizare, mijloace fixe, achiziţii etc. Un sistem ERP integrat unifica toate aceste insule operaţionale şi conectează toate datele, procesele de business și oamenii unei companii. În principiu toate sistemele ERp moderne sunt integrate, diferă însă gradul de acoperire funcţionala prin modulele pe care le includ. Spre exemplu, ASIS ERP, sistem ERP integrat pe care Soft Net îl implementează de mai bine de zece ani, oferă inclusiv project management și document management, pentru care multe companii utilizează aplicaţii separate.Pe scurt, ERP-ul integrează într-un singur sistem toate operaţiunile unui companii devenind singura soluţie necesară pentru funcţionarea acesteia.
Integrarea proceselor de business şi a fluxurilor de lucru
Procesele de business şi fluxurile de lucru sunt două concepte strâns legate, dar au diferenţe semnificative. În general, procesele de business se referă la modul în care o companie îşi organizează şi gestionează activităţile şi operaţiunile, în timp ce fluxurile de lucru se referă la modul în care aceste activităţi şi operaţiuni sunt executate şi gestionate în interiorul companiei.
ERP-ul unifica diversele procese de business asociate producţiei, vânzărilor, achizițiilor sau logisticii, încât acestea să devină fluente şi să poate fi gestionate şi urmărire de la un capăt la altul. Spre exemplu, atunci când un client plasează o comandă, informaţia ajunge la Achiziţii care va comanda materiile prime asociate, ulterior la Producţie pentru a planifica şi aloca mijloacele de producţie necesare, iar la final se va întoarce la Comercial care va informa clientul asupra termenului de livrare. Aceasta integrare permite o mai bună colaborare intre departamente şi o mai mare eficienţă în utilizarea resurselor. Acest lucru reduce risipa şi îmbunătăţeşte procesul de producţie. Integrarea fluxurilor de lucru permite automatizarea acestora.
Cu un sistem ERP integrat un flux de lucru poate fi iniţiat automat. Prin parametrii înregistrați, sistemul ştie permanent volumul stocurilor, iar la atingerea unui nivel critic pe un anumit reper, plasează automat o comandă de aprovizionare. Este un câștig important, iar majoritatea clienților nostru raportează eliminarea cu peste 90% a situațiilor de ”out of stoc” după implementarea sistemului ERP.
Integrarea oamenilor din departamente diferite
Ce ar fi un business fără oameni? Oamenii însă lucrează în departamente diferite, sedii şi locaţii diferite şi chiar dacă sunt parte al aceluiași proces de business nu ajung să comunice întotdeauna eficient. Un aspect important în utilizarea unui sisteme ERP integrat este corelarea oamenilor din departamente diferite pentru a lucra împreună la atingerea obiectivele companiei. Sistemul ERP permite oamenilor să comunice şi să colaboreze mai uşor, să lucreze mai bine în echipă. Sarcinile pot fi alocate mai rapid, urmărirea fluxurilor de lucru şi a progresului anumitor acţiune este mai facilă şi transparentă.
Nu mai există bariere geografice, un angajat din Departamentul Comercial aflat în Timișoara şi unul din Departamentul Financiar aflat în Bucureşti se bazează pe aceleasi date, iar o nouă înregistrare în sistemuL ERP va fi disponibilă în timp real ambilor. Oamenii au acces la informaţii fără telefoane şi emailuri, iar totul contribuie la o organizare mult mai eficientă a activităţii.
Integrarea datelor din întreaga companie
Cheia unui sistem ERP integrat este baza de date unică şi centralizată pentru întreaga companie. Datele au valoare dacă sunt relevante, de încredere şi uşor de accesat. Dacă stau însă în aplicații diferite, fişiere excel sau agendele angajaților devin aproape inutile.
Utilizarea unui sistem ERP integrat aduce o schimbare fundamentală în modul de operare a datelor. Le unifica, le centralizează şi le face disponibile în timp real pentru orice persoană din companie. Acest lucru asigură consistența și acuratețea datelor, evitându-se astfel erorile și redundanța informațiilor. Bazele de date asociate unui sistem ERP permit atât definirea unor structuri complexe de date, cât şi analiza rapidă a acestora.
Important de ştiut, un sistem ERP pune la dispoziție funcționalități de securitate pentru protejarea datelor companiei. Accesul la anumite date poate fi restricționat în funcție de rolul și responsabilitățile fiecărui utilizator, iar activitățile utilizatorilor pot fi monitorizate și înregistrate în vederea auditării. ASIS ERP, spre exemplu, este o soluţie care respectă întru totul cerinţele GDPR.
Care sunt însă beneficiile unui sistem ERP Integrat
Ați citit până acum despre alinierea proceselor de business, automatizarea fluxurilor de lucru, vizibilitatea asupra datelor şi colaborarea mai bună între angajaţi. Pe de o parte, angajaţii lucrează mai eficient şi productivitatea muncii creşte, iar pe de alta managementul ia decizii mai inspirate, bazate pe date, iar compania se dezvoltă. Iată ce spune şi unul dintre clienţii noştri: Elena Sapera, Director Comercial Minimal:
„Folosind sistemul ASIS, avem toată informația într-un singur loc, atât datele de gestiune, cât și cele contabile, și putem lua decizii pe baza unor informații relevante, actualizate permanent. Prin faptul că gestionăm mai corect și mai prompt comenzile, a scăzut numărul de comenzi greșite și, mai ales, cel al clienților nemulțumiți. Managementul centralizat al comenzilor interne ne-a ajutat să ne creștem randamentul pe zona de producție, iar automatizarea preluării facturilor și emiterii de documente – să fim mai eficienți operațional.“
În concluzie, un sistem ERP integrat poate aduce multe beneficii unei companii, de la îmbunătăţirea eficienţei şi productivităţii la reducerea risipei şi îmbunătăţirea calităţii datelor. Ajută la o mai bună colaborare între oameni şi la adoptarea celor mai bune decizii, ceea ce este esenţial pentru o dezvoltare sănătoasă de lungă durată.
