Cuprins
Felicitări! Ai decis că este timpul să implementezi un sistem informatic de tip ERP sau CRM, ai ales soluția potrivită pentru compania ta și aștepți cu nerăbdare să începi. Toți colegii se întreabă, însă, care sunt următorii pași și ce au de făcut la această implementare ERP. Lași totul pe seama partenerului IT sau te implici chiar din start?
Soft Net Consulting implementează sisteme informatice de peste 20 de ani și chiar dacă am înțeles că fiecare proiect este unic, sunt câteva acțiuni ce trebuie avute în vedere pentru ca lucrurile să meargă în direcția potrivită și toate părțile (management, angajați, lideri de echipe, parteneri) să-și atingă obiectivele.
Prin urmare, recomandăm fiecărui client să ia măsuri proactive pentru a asigura o implementare fluentă și de succes. Găsiți mai jos zece acțiuni pe care le considerăm necesare după ce ați selectat soluția potrivită și începeți implementarea sistemului informatic integrat de tip ERP sau CRM.
1. Alege un manager de proiect pentru a ușura procesul de implementare
Selectarea unui manager de proiect competent și cu experiență este crucială pentru succesul implementării. Acesta va fi responsabil pentru supravegherea întregului proces, coordonarea cu diferiți participanți și asigurarea atingerii tuturor obiectivelor la timp. Managerul de proiect acționează ca un principal punct de contact între client și furnizorul implementării, facilitând comunicarea și abordând orice probleme ce pot apărea în timpul procesului de implementare. Nu trebuie să fie nici cel mai priceput angajat (implicit cel mai prins) nici cel mai liber angajat (implicit cel mai puțin implicat și dedicat). Alege un om cu experiență și credibilitate.
2. Implică persoanele cheie din departamentele cheie pentru a aduna toate cerințele
Un aspect important în etapa de analiză este colectarea cerințelor de la viitorii utilizatori. Chiar dacă echipa de consultanți a furnizorului are experiență, este nevoie să înțeleagă procesele și fluxurile de lucru cât mai în profunzime. Nu vor găsi informații online, ci le vor prelua de la angajați. Implică personalul cheie din diferite departamente pentru a aduna cerințele și provocările lor specifice. Doar aceste persoane oferă informații valoroase despre fluxurile de lucru ale organizației, asigurându-se că sistemul ERP se aliniază nevoilor lor unice și îmbunătățește operațiunile lor de zi cu zi.
3. Gândește pe termen lung: sistemul informatic integrat este o investiție de viitor și trebuie să susțină dezvoltarea companiei
Alegerea unui sistem informatic nu ar trebui să se bazeze doar pe nevoile curente, ci și pe obiectivele pe termen lung și proiecțiile de creștere ale companiei. Soluția aleasă ar trebui să fie suficient de flexibilă și scalabilă pentru a putea face față expansiunilor viitoare și cerințelor în continuă schimbare ale afacerii. Un sistem informatic reprezintă o investiție semnificativă și ar trebui să fie capabil să susțină dezvoltarea companiei pe termen lung.
4. Acordă atenție migrării datelor
Sistemele operaționale ERP și CRM au succes dacă sunt populate cu date și sunt utilizate. Migrarea datelor de la sistemul de gestiune folosit anterior este un pas esențial în proiectul de implementare ERP. Reține că transferul datelor poate fi complex și provocator. Pentru a asigura exactitatea și integritatea datelor, recomandăm atenție ridicată proceselor de „data cleansing” și validare înainte de importul efectiv al datelor. Profită de ocazie și pune–ți ordine în bazele de date, păstrează doar datele relevante, lipsește-te de orice balast inutil. Este esențial să lucrezi îndeaproape cu furnizorul sistemului ERP pentru a planifica și executa o strategie de migrare a datelor fără probleme. Contractează un consultant extern dacă situația o impune.
5. Menține un echilibru între funcționalitățile standard și cele custom
Orice companie este unică, însă un sistem informatic nu este un produs standard. Chiar dacă furnizorul va customiza sistemul pentru a reflecta „personalitatea” organizației, nu exagera cu solicitările. Orice abatere de la nevoia de bază complică sistemul. În timp ce personalizarea poate fi necesară în anumite cazuri, clienții ar trebui să găsească un echilibru între utilizarea funcționalităților standard ale sistemului și cele custom. Personalizarea excesivă poate duce la costuri mai mari, durate mai lungi de implementare și potențiale provocări în actualizările ulterioare ale sistemului.
6. Lucrează îndeaproape cu furnizorul implementării sistemului informatic - îți este cel mai bun prieten
Relația cu furnizorul este esențială pe parcursul procesului de implementare. Clienții ar trebui să vadă furnizorul ca un partener valoros, nu ca un adversar. Comunicarea deschisă și colaborarea cu furnizorul sunt esențiale pentru rezolvarea rapidă a oricăror probleme sau preocupări. Clienții ar trebui să profite de expertiza și îndrumarea furnizorului pentru a asigura o implementare reușită. Partenerul de implementare are obiective comune: să finalizeze proiectul în termenii agreați.
7. Pregătește-te pentru schimbare
Implementarea aduce adesea schimbări semnificative în procesele și fluxurile de lucru ale unei organizații. Angajații vor trebui să se adapteze la noi moduri de lucru și să îmbrățișeze funcționalitățile sistemului. Este esențial să pregătești întreaga companie pentru această schimbare, oferind o comunicare clară, formare și suport adecvat. Abordarea preocupărilor și incertitudinilor va facilita o tranziție mai lină la noul sistem adoptat.
8. Explică beneficiile tuturor angajaților
Formarea cuprinzătoare este crucială pentru adoptarea cu succes a sistemului informatic de către angajați. Investește în sesiuni de formare ample, care să acopere diferite aspecte ale sistemului informatic implementat, inclusiv navigarea, introducerea datelor, raportarea, etc. Când angajații înțeleg cum îi ajută în mod real un sistem ERP sau CRM vor fi mai dispuși să îl utilizeze la întregul său potențial.
9. Informează clienții și partenerii că ar putea exista anumite perturbări în activitate
Implementarea poate perturba temporar anumite procese de afaceri în timp ce sistemul este integrat și angajații se adaptează la schimbări. Este esențial să comunici clienților și partenerilor eventualele perturbări în servicii sau livrări în această perioadă. Ținerea lor la curent va ajuta la menținerea unor relații sănătoase în timpul tranziției.
10. Pregătește cât mai bine trecerea în producție și uită vechiul mod de lucru
Odată ce implementarea este completă și organizația este pregătită, este crucial să treceți cât mai rapid la utilizarea efectivă a sistemului. Amânarea poate duce la ineficiențe și întârzieri în obținerea beneficiilor sistemului. Încurajați angajații să adopte schimbarea și să renunțe la modul vechi de lucru în favoarea noului sistem.
În concluzie, alegerea unui sistem ERP adecvat este doar începutul călătoriei. Clienții trebuie să acționeze în mod proactiv pentru a pregăti acest proces și a asigura o implementare ERP de succes. Prin urmarea acestor zece puncte și lucrând îndeaproape cu furnizorul de soluții informatice, proiectul va decurge fluent și vă veți atinge obiectivele. Nu uita că o implementare bine realizată poate transforma complet o organizație, deschizând calea către creșterea productivității, luarea deciziilor îmbunătățite și un avantaj competitiv pe piață.
