Digitalizarea IMM este în esență o schemă de ajutor de minimis finanțată prin PNRR, iar companiile care au proiecte aprobate trebuie să respecte regulile specifice. Puțini antreprenori știu însă că administratorul schemei are obligația monitorizării constante a ajutoarelor acordate pentru depistarea oricăror abateri de la condițiile de acordare a schemei de minimis prevăzute atât prin legislația națională, cât și europeană.

Dacă aceste condiții nu sunt respectate, administratorul proiectului Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene (MIPE) poate cere rambursarea sumelor acordate nejustificat, inclusiv solicitarea unor penalizări. Toate măsurile de ajutor de minimis sunt înregistrate în Registrul Ajutoarelor de Stat (RegAS) și arhivate pe termen lung.

Valoarea totală a ajutorului de minimis nu trebuie să depășească 200.000 euro pe o perioadă de 3 ani consecutivi (ultimii 2 ani fiscali înainte de data acordării și anul acordării ajutorului de minimis).

Câteva aspecte sunt de menționat în acest context. Primul este că plafonul de 200.000 euro se aplică prin însumarea acelorași costuri eligibile (indiferent de schema de ajutor) și nu ale tuturor schemelor de minimis la care aplică un beneficiar. Prin urmare, puteți beneficia de maxim 200.000 euro pentru produse și servicii din aria IT și digitalizare, dar puteți depăși plafonul dacă ați aplicat inclusiv la scheme de minimis pentru creșterea competitivității resurselor umane, spre exemplu. 

De asemenea, momentul acordării ajutorului este condiționat de data semnării contractului de finanțare, nu data primirii efective a fondurilor. Plafonul de 200.000 euro se păstrează și în cazul unor fuziuni/achiziții și chiar a împărțirii activelor între acționari, alocarea făcându-se pe diverse criterii prevăzute în documentația oficială.

Pentru valori SUB 54.000 euro (270.120 lei), conform legii nr. 98/2016, pot fi derulate achiziții directe. 

Această regulă este valabilă pentru beneficiari din categoriile micro și întreprinderi mici, pentru care finanțările nu pot depăși 50.000 euro și se aplică atât pentru bunuri cât și pentru servicii. Achiziția directă implică doar simpla publicare a anunțului pe propriul site (deci, este necesar un site) însoțită de descrierea produselor, serviciilor sau lucrărilor care urmează a fi achiziționate. 

Important de menționat, în cazul contractelor cu valoare mai mare este interzisă divizarea contractului de achiziție în subcontracte cu valoare mai mică cu scopul de a evita aplicarea prevederilor privind procedura de achiziție competitivă/licitație. Mai există câteva prevederi care pot permite achiziția directă: achiziția unor produse unicat/lipsa concurenței, compatibilitate între produse și tehnologii etc.

Achizițiile prin procedura competitivă (licitație) sunt OBLIGATORII pentru valori de peste 54.000 euro. 

Peste acest prag, beneficiarii sunt obligați de lege să deruleze achiziții prin licitație publică care implică realizarea unui caiet de sarcini care să fixeze cerințele, specificațiile tehnice și funcționale pe baza cărora să poată fi realizate ofertele. La demararea procedurii competitive beneficiarii privați trebuie să publice un anunț însoțit de Caietul de sarcini aferent, pe pagina web https://proiecte.pnrr.gov.ro, secțiunea Transparență. Complementar, vor fi publicate și informații despre: criteriile de atribuire, tipul contractului; valoarea estimată, data și modul de depunere a ofertelor, modul de contactare etc. 

Caietul de sarcini trebuie să fie public, iar beneficiarul nu are dreptul să încaseze de la ofertant vreo sumă, indiferent de natura sau titlul ei, pentru a permite acestuia din urmă să participe la procedură. Pe pagina https://proiecte.pnrr.gov.ro/#/anunturi-proceduri puteți găsi mai multe exemple de anunțuri, din cele mai diverse programe de finanțare, dar care respectă reguli similare. Pentru digitalizarea IMM cerințele nu sunt la fel de stricte ca în cazul limitărilor impuse instituțiilor publice, spre exemplu la nivelul “criterii de calificare/selecție și a garanțiilor de participare.

Atribuirea unui contract de achiziție cu o valoare mai mare decât cea prevăzută în licitație implică suportarea diferenței din propriul buget.

 Procedura competitivă nu înseamnă automat obligativitatea alegerii proiectului furnizorului care a câștigat licitația. Important de știut, beneficiarul privat poate atribui contractul de achiziție cu o valoare mai mare decât valoarea estimată a achiziției prin asumarea în mod expres în Raportul procedurii de achiziție a faptului că sumele suplimentare vor fi suportate din bugetul propriu. 

Așadar, dacă una dintre oferte oferă livrabile de o calitate superioară, dar la un preț care depășește valoarea pentru care a fost obținută finanțarea, puteți beneficia de aceasta, dar veți acoperi diferența din fonduri proprii. Scenariile pot fi multiple, de la un hardware mai performant, la un sistem ERP cu o acoperire funcțională mai mare.

Atenție la efectuarea achizițiilor în conformitate cu obiectivele DESI (Inițiativa pentru o societate europeană digitală) asumate.

 Angajamentul atingerii a minim șase dintre cele 12 criterii de intensitate digitală a fost introdus în premieră în Digitalizarea IMM, deci nu există un caz specific în acest sens. Documentația oficială insistă însă destul de mult pe acest aspect astfel încât să puteți considera că autoritățile îl vor ignora.

 Ghidul solicitantului este destul de explicit: beneficiarii vor prezenta la ultima Cerere de transfer un Raport tehnic IT întocmit de un auditor independent/entitate care are ca domeniu principal de activitate consultanță în tehnologia informației și care va certifica faptul că implementarea proiectului a condus la îndeplinirea criteriilor DESI asumate prin proiect.

 În cazul în care Raportul tehnic IT nu va certifica faptul că au fost îndeplinite minim 6 criterii DESI, în urma implementării proiectului de digitalizare, cererea de transfer nu va fi acceptată la plată.

Acestea sunt doar câteva dintre regulile de bază ce trebuie respectate la achizițiile prin Digitalizare IMM. Vă sfătuim să consultați ÎNDRUMARUL METODOLOGIC publicat de Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene pentru verificarea tuturor detaliilor legate de achizițiile directe sau prin procedura competitivă. 

De asemenea, acordați atenție și situațiilor care pot genera conflicte de interese, mai ales dacă aveți legături de rudenie, până la gradul 2 inclusiv, cu antreprenorii care vă pot deveni furnizori de produse sau servicii.