Cuprins
Suntem atât de prinși cu activitatea zilnică, încât riscul de a uita anumite informații este ridicat. Sistemul ERP ASIS are o rezolvare a acestei probleme prin integrarea în interfața de utilizator a unui modul de notificări. Astfel, prin ASIS Notificări, la fiecare logare în sistem, utilizatorul primește o serie de notificări relevante pentru activitatea sa și care îl ajută să nu omită anumite aspecte.
De ce este important să aveți un sistem de notificare în ERP?
Un sistem de notificare/alertare în cadrul soluției ERP ține permanent utilizatorii informați și permite detectarea automată a problemelor sau situațiilor care necesită atenție imediată. ERP-ul centralizează datele din întreaga companie, iar acestea pot acoperi multiple aspecte de interes, indiferent dacă este vorba despre informații generale din companie sau specifice unui departament sau grup de lucru. O anumită înregistrare sau acțiune poate genera, pe cale de cauzalitate, multiple efecte în cascadă, care pot fi de interes pentru mai multe persoane sau departamente. Nu întotdeauna astfel de informații sunt diseminate prin ședințele formale sau prin platformele de comunicare clasice (Teams, Zoom, e-mail) sau nu ajung să fie cunoscute în timp util.
Pe de altă parte, majoritatea angajaților-cheie dintr-o companie lucrează preponderent în sistemul ERP și sunt logați permanent. Deci, este cea mai potrivită aplicație pentru a primi alerte și notificări relevante pentru munca lor. Pot fi trimise inclusiv informări de interes general, cum ar fi schimbări în legislația fiscală, sau alte reglementări relevante pentru companie.
Un aspect critic este, însă, ca notificările să fie cât mai personalizabile, astfel încât angajații să primească doar ceea ce este relevant pentru ei și să fie cât mai puțin invazive. Adică să nu devină agasante pentru utilizator și să nu-i abată atenția de la activitatea cotidiană.
Cum funcționează Notificări ASIS
Notificări ASIS este o funcție integrată a sistemului ERP care permite crearea de alerte și notificări și declanșarea automată a acestora în funcție de parametrii vizați. Notificările apar pe ecranul principal de lucru, sub forma clasicului „clopoțel”, ori de câte ori utilizatorul se conectează la sistem. Notificările rămân active până când utilizatorul le accesează și confirmă citirea printr-un simplu click. Este un sistem de notificare/alertare asupra unui status, non-invaziv, care nu declanșează alte acțiuni. Indiferent de modulul sau fereastra în care lucrează, notificările vor rămâne vizibile în banda superioară a aplicației.
Sistemul este 100% personalizabil, adică alertele pot fi create la nivel de utilizator, grup de utilizatori sau departament și pot fi generate automat la schimbarea statusului unei înregistrări din sistem. Practic, orice nouă înregistrare sau modificare a unei înregistrări deja existente poate genera o notificare pentru un anumit angajat sau grup de angajați. Pot fi notificări generale, precum un update al sistemului ERP, sau foarte specifice, cum ar fi plata unei facturi.
După cum spuneam anterior, sistemul este foarte permisiv. Pentru clienții existenți, am creat notificări ASIS pentru cele mai diverse acțiuni:
- notificări pentru transmiterea documentelor către e-Factura și e-Transport
- semnarea unui nou contract și notificarea tuturor angajaților care ar putea fi implicați;
- acceptarea unei curse de către un șofer și notificarea responsabilului cu planificarea transporturilor;
- atingerea unui anumit nivel al stocurilor;
- intrarea unor colegi în concediu de odihnă și lipsa acestora de la birou;
- expirarea fișelor de medicină a muncii și informarea angajaților responsabili.
Indiferent de situație, utilizatorii pot reacționa proactiv, fără a pierde timp căutând informații. Notificările automate reduc semnificativ riscul ca angajații să treacă cu vederea anumite situații, să rateze anumite oportunități sau să facă greșeli involuntare. O simplă notificare îi poate ajuta să intervină la timp într-o activitate, ceea ce poate fi esențial pentru bunul mers al lucrurilor într-o companie. Sistemul Notificări ASIS este disponibil pentru aplicațiile web și mobile ale ASIS ERP. Mai mult, pentru notificările cu grad mare de interes, sistemul permite inclusiv expedierea de emailuri și SMS-uri.
