Studiu de Caz - Crama Gîrboiu
Prin trecerea la un sistem integrat de gestiune bazat pe ASIS ERP, implementat de Soft Net Consulting, Crama Gîrboiu a unificat toate activitățile din podgorie, cramă, logistică și comercial. Această integrare a adus trasabilitate totală, de la recoltare până la sticlă, automatizarea fluxurilor operaționale și centralizarea datelor, eliminând astfel erorile logistice frecvente și susținând un management financiar riguros.
Profil Client
Crama Gîrboiu este o afacere de familie fondată în 2005, situată în Dumbrăveni, județul Vrancea, care administrează peste 180 de hectare de viță-de-vie, împărțite în parcele individuale mici, în podgoriile Dumbrăveni și Cîrligele. Compania cultivă atât soiuri autohtone precum Șarba, Plăvaie, Fetească Neagră, Galbenă de Odobești, cât și soiuri internaționale precum Sauvignon Blanc, Merlot sau Syrah. Cu o capacitate anuală de producție de aproximativ 2 milioane de litri, Crama Gîrboiu distribuie vinurile prin canale moderne (Retail, HoReCa, Online), atât pe piața internă, cât și în piețe externe precum Germania, Olanda, Polonia, Elveția, Japonia, SUA etc.
De-a lungul timpului, compania a beneficiat de finanțări europene (SAPARD, FEADR, APIA) în valoare de 12 milioane de euro, folosite pentru dezvoltare și modernizare. Crama se remarcă printr-un angajament constant față de inovație și calitate, investind în tehnologii de ultimă generație pentru vinificație, inclusiv o recentă linie de microvinificație destinată producerii edițiilor limitate. Recunoscută internațional pentru excelență, Crama Gîrboiu a obținut pentru al treilea an consecutiv titlul „BEST PRODUCER ROMÂNIA” la prestigiosul concurs internațional MUNDUS VINI 2025.
Provocări specifice domeniului de activitate
Pe măsură ce activitatea Cramei Gîrboiu s-a extins, specificul activității vitivinicole – cu un flux complex ce pornește din podgorie și ajunge până la consumator – a evidențiat tot mai clar limitele metodelor tradiționale de lucru.
În podgorie, gestionarea manuală a lucrărilor, tratamentelor și evidențelor legate de soiuri și suprafețe era consumatoare de timp, predispusă la erori și greu de corelat cu costurile reale.
Lipsa unei platforme unificate pentru producție, trasabilitate, stocuri și îmbuteliere limita în cramă, capacitatea de a menține standarde înalte de calitate, de a controla costurile și de a anticipa necesarul de resurse.
Fragmentarea informației – între Excel, hârtie și sisteme disparate – făcea dificilă obținerea unei imagini de ansamblu asupra operațiunilor. Trasabilitatea era parțială, raportările lente și adesea inexacte, iar analiza rentabilității la nivel de soi, parcelă sau lot de vin era dificil de realizat din cauza erorilor umane, timpilor morți și lipsei de corelare între date.
Toate aceste provocări afectau capacitatea de reacție și controlul financiar al companiei.
Identificarea soluției și a partenerului de implementare
Pentru a răspunde acestor provocări specifice industriei vitivinicole și a obține controlul necesar asupra întregului lanț operațional, Crama Gîrboiu avea nevoie de o soluție digitală integrată, capabilă să ofere vizibilitate completă, acces la date în timp real și suport în luarea deciziilor operaționale și financiare. Procesul a început cu o analiză detaliată a cerințelor pe întregul flux tehnologic – de la lucrările din podgorie până la livrare, care includea monitorizarea cheltuielilor pentru a evalua corect rentabilitatea fiecărei activități.
Crama Gîrboiu a ales Soft Net Consulting ca partener de implementare, datorită experienței dovedite în sectorul vitivinicol, dar și în digitalizarea proceselor din agricultură și producție. Soft Net Consulting a oferit o abordare structurată, adaptată realităților afacerii, bazată pe înțelegerea profundă a proceselor operaționale și pe livrarea de soluții personalizate.
„Am studiat mai multe programe software, dar sistemul oferit de Soft Net Consulting a fost singura soluție care a acoperit complet cerințele noastre, inclusiv integrarea cu site-ul nostru de comenzi online și sistemul EDI (Electronic Data Interchange) pentru comenzile din retail. Profesionalismul echipei, referințele pozitive și planul clar de implementare au fost decisive în alegerea lor ca partener.”
Mihaela Lupu
Director Economic, Mera Com International
Derularea proiectului și soluția implementată
Proiectul a fost structurat în etape clare, echipa Soft Net Consulting a prioritizat funcționalitățile critice: evidența lucrărilor agricole, trasabilitatea completă de la vița de vie până la sticlă, integrarea între ERP, WMS, CRM și transport. Obiectivul principal a fost optimizarea și fluidizarea fluxurilor de lucru și consolidarea unei baze de date unice, centralizate, actualizate în timp real, ca suport pentru deciziile operaționale și financiare.
Soluția propusă de Soft Net Consulting a fost construită în jurul sistemului ASiS ERP, personalizat pentru activitățile specifice de viticultură și vinificație.
Sistemul a fost completat cu un modul Power BI pentru analize manageriale detaliate, modulul TourPlanner pentru optimizarea rutelor mașinilor de distribuție, precum și soluții de automatizare a etichetării și ambalării – prin conectarea dispozitivelor direct la ERP. În plus, au fost implementate integrările cu sistemele ANAF: SAF-T, e-Factura și e-Transport. Astfel, sistemul a permis consolidarea într-o singură interfață a tuturor modulelor specifice, pentru eliminarea erorilor la procesarea datelor și obținerea unei perspective unice asupra activității.
Schimbările introduse în modul de lucru
După intrarea sistemului în producție, Crama Gîrboiu a înregistrat cele mai mari îmbunătățiri în zona de planificare și producție, unde beneficiază de trasabilitate completă, timpi de reacție mai scurți și un control mult mai bun al fluxurilor.
De asemenea, logistica a fost semnificativ optimizată, drept urmare, comenzile sunt procesate mai rapid, mai precis și fără erori.
Trasabilitatea pe loturi este un aspect esențial pentru afacere, având în vedere că vinul este un produs alimentar. În cazul apariției unor probleme de calitate pe un anumit lot, sistemul ASIS ERP permite identificarea rapidă a traseului complet al produsului și oferă informații exacte despre cantitatea livrată, momentul livrării și destinația acesteia (clientul) – date critice în cazul declanșării unui eventual proces de retragere de pe piață.
În plus, Crama Gîrboiu are acum capacitatea de a lua decizii fundamentate pe date în timp real, cu vizibilitate completă asupra fiecărei etape din proces – de la tehnologia viței în vie, până la stocurile disponibile în depozit.
De asemenea, randamentele, costurile și performanțele fiecărui lot de vin sau ale fiecărei parcele pot fi urmărite în detaliu. Randamentele pot fi monitorizate pe fiecare canal de vânzare, cheltuielile asociate fiecărui utilaj sunt analizate, iar profitabilitatea este evaluată pentru fiecare produs în parte. Toate aceste informații contribuie la optimizarea operațiunilor și susțin luarea unor decizii rapide, bine fundamentate, în funcție de contextul economic și de obiectivele de business.
„Trasabilitatea completă – de la strugure la produsul finit – evidența detaliată a lucrărilor agricole, trasabilitatea completă a stocurilor și un modul puternic de raportare managerială ne ajută să lucrăm mai eficient, să reducem pierderile și să păstrăm calitatea la un nivel înalt”
Mihaela Lupu
Director Economic, Mera Com InternationalBeneficii obținute
Prin investiția în tehnologie și digitalizare, Crama Gîrboiu a obținut rezultatele vizibile în toate etapele activității:
- Gestionare integrată și predictibilă a întregului lanț operațional. Soluția complet integrată permite controlul coerent al întregului proces, de la cultura viței de vie și recoltare, până la vinificație, depozitare, livrare și vânzare. Managementul are o imagine unitară asupra proceselor, poate lua decizii rapide.
- Automatizare și reducerea erorilor umane. Automatizarea fluxurilor și centralizarea datelor la nivelul ASIS ERP contribuie la eliminarea erorilor umane, reducând riscurile și sporind acuratețea operațiunilor zilnice.
- Trasabilitate completă și evidență detaliată. Sistemul asigură trasabilitatea totală, inclusiv evidența detaliată a lucrărilor agricole și tratamentelor aplicate pe fiecare parcelă, facilitând controlul calității și conformitatea.
- Vizibilitate și control în timp real. În cramă, procesul de vinificație este monitorizat în timp real, iar în zona de logistică există o vizibilitate completă asupra stocurilor, traseului produselor și costurilor de livrare, optimizând gestionarea resurselor.
- Calcul precis al costurilor de producție. Datorită trasabilității detaliate, costurile sunt calculate în timp real pentru fiecare kilogram de strugure, litru de vin și produs finit, ceea ce ajută la optimizarea resurselor și controlul profitabilității.
- Creșterea productivității și reducerea pierderilor. Instrumentele digitale permit creșterea productivității prin planificarea mai bună a lucrărilor și gestionarea eficientă a stocurilor, reducând pierderile și menținând un nivel înalt al calității.
- Optimizarea resurselor umane și eficiență operațională. Automatizarea și integrarea proceselor permit obținerea unor performanțe mai bune cu angajați mai puțini, fără a compromite calitatea sau controlul operațional.
- Suport pentru decizii informate și management financiar riguros. Accesul la date centralizate și în timp real – de la randamentele fiecărei parcele sau canal de vânzare, la costurile detaliate ale fiecărui litru de vin și produs finit – facilitează luarea deciziilor strategice, monitorizarea rentabilității și gestionarea riguroasă a bugetelor.
- Susținerea creșterii durabile și a competitivității. Sistemul digital integrat oferă infrastructura necesară pentru scalarea activității, fără a pierde din vizibilitate sau control, și consolidarea competitivității pe plan intern și internațional.
„Cu ajutorul soluției integrate, implementate de Soft Net Consulting, putem răspunde rapid și eficient cerințelor pieței, anticipăm nevoile clienților și optimizăm resursele. Acest proiect ne oferă baza pentru o creștere durabilă și ne face mai competitivi pe piața internă și externă”