Multe companii preferă să organizeze transportul angajaților către și de la locul de muncă, ca alternativă la decontarea acestui serviciu. Este o modalitate eficientă de a reduce întârzierile, oboseala acumulată în trafic și, în același timp, de a rezolva problema locurilor de parcare.
Conform unui studiu realizat de compania românească Continental Fast Line, 23% dintre angajați întârzie cel puțin o dată pe săptămână din motive ce țin de transport, iar cei care conduc sau folosesc transportul public pentru a ajunge la muncă au o productivitate redusă cu 15–20% în primele două ore ale programului.
Fără a fi o obligație generală impusă de lege (deși Codul Muncii prevede asigurarea transportului în cazul zonelor izolate sau greu accesibile și pentru terminarea activității între orele 22:00–6:00), acest beneficiu extrasalarial generează însă costuri importante pentru companie. De cele mai multe ori, nu valoarea costurilor – deductibile conform legislației fiscale – este problema principală, ci lipsa unui control și a unei organizări eficiente.
La nivel național, în special companiile cu peste 100 de angajați care operează facilități de producție sau logistică optează pentru organizarea serviciilor de transport, indiferent dacă aduc angajați din zonele limitrofe sau din mediul rural către fabricile sau depozitele aflate în orașe. Cele mai multe companii mari dețin propriile mijloace de transport și își organizează singure serviciul, dar există și posibilitatea externalizării către un operator specializat.
Provocările asociate transportului angajaților
Din discuțiile cu antreprenori care organizează transportul angajaților a reieșit că această activitate are câteva dificultăți specifice:
- Organizarea și sincronizarea transportului în funcție de ture și orele de începere/finalizare a activității
- Planificarea optimă a rutelor și preluării angajaților
- Corelarea timpului de utilizare a vehiculelor cu numărul de angajați de pe o anumită rută
- Gestionarea și alocarea șoferilor, mai ales dacă aceștia sunt implicați și în alte activități de transport marfă
- Administrarea parcului auto (disponibilitate, revizii, ITP, taxe de drum)
- Control și transparență asupra costurilor (există situații în care transportul nu se justifică economic, sau dimpotrivă, este nevoie de suplimentarea rutelor ori de vehicule cu capacitate mai mare)
Multe companii gestionează această activitate într-un mod empiric (Excel și Word) sau doar generic în ERP, fără o evidență strictă și fără integrarea transportului cu alte aspecte – acces prin turnicheți, pontaj, gestionarea vestiarelor etc. În majoritatea cazurilor, transportul angajaților este considerat un serviciu necesar, dar nu este evaluat din perspectiva costurilor și eficienței pentru a putea fi optimizat sau adaptat la nevoile reale. Pe aceste considerente, am creat MoveStaff, care suntem convinși că va elimina într-o mare măsură aceste probleme.
MoveStaff – 100% marca Soft Net Consulting
Pentru a ajuta companiile să gestioneze mai eficient transportul angajaților, Soft Net Consulting a dezvoltat MoveStaff – o soluție aflată în faza de testare, concepută pentru a simplifica și eficientiza transportul de personal în diverse scenarii. Aceasta se adresează atât companiilor individuale, cât și grupurilor de firme din parcuri industriale, permițând administrarea transportului dedicat sau utilizarea rutelor comune optimizate, cu procese transparente și adaptabile.
Funcționalități:
- Gestionarea companiilor și a site-urilor industriale – permite evidența mai multor locații pentru care angajatorul organizează transportul persoanelor, cu înregistrarea tuturor detaliilor specifice.
- Alocarea schimburilor și gestionarea angajaților per tură – asigură planificarea optimă a transportului în funcție de turele angajaților, reducând erorile și automatizând asocierea dintre schimb și rută.
- Managementul vestiarelor – rezervări și fluxuri de utilizare – oferă rezervare digitală pentru optimizarea spațiului și creșterea confortului angajaților.
- Administrarea transportatorilor și a flotei – asigură logistica necesară atât pentru gestionarea vehiculelor proprii, cât și a celor ale transportatorilor parteneri. Înregistrează tipul de vehicul, capacitatea acestuia, numărul de înmatriculare și permite alocarea pe tură în funcție de disponibilitate și grad de ocupare.
- Gestionarea șoferilor și a programelor de lucru – toți șoferii sunt înregistrați în aplicație, ceea ce permite o monitorizare precisă și, implicit, respectarea programului și a normelor de muncă.
- Configurarea rutelor cu definirea traseelor și stațiilor – rutele sunt personalizate, iar punctele de colectare sunt înregistrate cu locația GPS pentru evitarea oricăror confuzii; se oferă și informații despre durata estimată a transportului.
- Modul pentru cereri speciale – cu aprobare automată – pentru situațiile atipice (program extins, probleme de sănătate etc.), soluția permite alocarea altor mijloace de transport (de exemplu, taxi) pe baza unor cereri punctuale.
- Administrarea contractelor și fluxurilor de aprobare – pentru companiile care au externalizat serviciul de transport al angajaților, soluția MoveStaff asigură gestionarea contractelor cu terții în cele mai mici detalii.
- Rapoarte și statistici – managementul companiei are acces direct la rapoarte detaliate privind gradul de ocupare al vehiculelor, costurile de transport per angajat, timpul de transport etc.
Utilizarea soluției are impact direct asupra reducerii costurilor (prin transparența asupra cheltuielilor per angajat/per rută și eficientizarea rutelor prin optimizarea traseelor sau alocarea vehiculului potrivit), creșterea controlului (monitorizarea în timp real a vehiculelor și raportarea detaliată a consumurilor), precum și asupra îmbunătățirii experienței angajaților (flexibilitate în stabilirea stațiilor, cereri speciale etc.).
Beneficii directe
Utilizarea MoveStaff aduce:
- Reducerea costurilor – transparență asupra cheltuielilor și optimizarea rutelor/vehiculelor
- Creșterea controlului – monitorizare în timp real și raportare detaliată
- Îmbunătățirea experienței angajaților – flexibilitate în stabilirea stațiilor și posibilitatea cererilor speciale
Soluția are o amortizare rapidă, atât prin reducerea costurilor directe, cât și prin creșterea calității serviciului de transport.
Dezvoltată integral de Soft Net Consulting pe tehnologii moderne, MoveStaff poate fi implementată individual sau integrată cu alte soluții de business (implicit cu ASIS ERP). Funcționează centralizat, cu date disponibile în timp real și o interfață intuitivă, accesibilă pe PC și mobil. Accesul este securizat și respectă integral cerințele GDPR.
Poate fi utilizată în mai multe scenarii: transport zilnic la și de la locul de muncă, transport pentru evenimente, transport public privat etc.
