CAS OpenSync, tehnologia care facilitează integrarea CRM-ERP
Astăzi, aproape orice companie utilizează soluții informatice distincte pentru două paliere importante ale activității: operațional și comercial. Sistemul ERP gestionează datele financiare, stocurile, comenzile, facturile etc., în timp ce în CRM se regăsesc datele despre clienți, oportunități, contracte și activitățile comerciale. Problema este că aceste două universuri nu comunică întotdeauna între ele, caz în care informația se duplică, se transcrie manual sau se pierde pe drum. Iar rezultatul? Întârzieri, erori și bani pierduți.
De cele mai multe ori, ordinea implementării este ERP, urmat de CRM, iar de aceea, la Soft Net Consulting, oferim clienților un sistem CRM care excelează la capitolul interfațare și integrare. CAS genesisWorld beneficiază de o tehnologie proprietară, OpenSync, care permite conectarea facilă și rapidă a CRM-ului cu practic orice sistem ERP disponibil la client, fără a fi nevoie de operațiuni complexe de scriere de cod.
De ce este importantă integrarea CRM-ERP?
Gestionarea separată a datelor între CRM și sistemele ERP nu mai este o opțiune pentru companiile competitive. Motivele:
Un proiect de vânzare nu se termină odată cu încheierea contractului în CRM. După aceea, acesta trebuie facturat în ERP, urmărit în managementul proiectelor, iar apoi rapoartele financiare trebuie să reflecte realitatea. Fără o integrare bidirecțională, responsabilii de vânzări au o perspectivă, financiștii alta – și niciuna nu este neapărat sincronizată în timp real.
Introducerea manuală a datelor de două ori – o dată în CRM și o dată în ERP – nu este doar o risipă de timp, ci și o sursă de erori. OpenSync elimină redundanța și asigură sincronizarea informațiilor între cele două sisteme, în funcție de regulile stabilite pentru fiecare flux.
Pentru a lua decizii informate, managerii au nevoie de o imagine de ansamblu asupra operațiunilor. Un client pe care CRM-ul îl clasifică drept oportunitate critică trebuie să poată fi analizat și din perspectiva datelor din ERP: istoricul plăților, comenzile, produsele achiziționate, livrările sau eventualele blocaje.
De ce integrarea CRM-ERP nu este atât de simplă?
La prima vedere, integrarea unui CRM cu un ERP pare simplă: două sisteme trebuie să facă schimb de date. În realitate, dificultatea apare atunci când trebuie stabilit ce date circulă, între ce sisteme, în ce format, în ce direcție și care dintre ele este sursa de adevăr pentru fiecare informație.
Din punct de vedere tehnic, ERP-ul și CRM-ul au propriile structuri de date, identificatori, reguli de validare și modele de lucru. O companie poate avea, de exemplu, clienți, contacte, produse sau proiecte reprezentate diferit în cele două sisteme. De aceea, integrarea presupune maparea câmpurilor și a tipurilor de date, definirea regulilor de sincronizare, gestionarea duplicatelor și a conflictelor, stabilirea filtrelor și a frecvenței cu care datele sunt transferate.
Dar provocarea este și una de business. Nu orice informație din ERP trebuie să ajungă în CRM și nici invers. Trebuie definite fluxurile care aduc valoare: ce trebuie să vadă un om de vânzări din ERP atunci când discută cu un client, ce informații trebuie transmise din CRM către ERP și unde trebuie făcută o modificare pentru ca aceasta să fie reflectată automat în celălalt sistem.
Tocmai aici devine importantă o tehnologie precum OpenSync. Aceasta permite configurarea individuală a sincronizărilor dintre CAS genesisWorld și sisteme terțe, inclusiv definirea direcției de sincronizare, a corespondenței dintre câmpuri, a filtrelor și a regulilor de rezolvare a conflictelor. Sincronizarea poate fi unidirecțională sau bidirecțională și poate fi executată continuu, la anumite intervale sau la momente prestabilite. Cu alte cuvinte, integrarea bună nu înseamnă doar să facem două sisteme să comunice, ci să proiectăm corect modul în care informația trebuie să circule între ele.
Ce este OpenSync?
OpenSync nu este o soluție generică de „conectare” ci o platformă de integrare proprietară a CAS Software, construită special pentru CAS genesisWorld, care permite sincronizarea datelor cu orice sistem terț – fie că e ASIS ERP din portofoliul Soft Net, SAP, Oracle, Microsoft sau orice alt sistem ERP local sau international. Ideea e simplă: datele curg bidirecțional între sisteme, automat, în timp real, fără efort manual.
OpenSync permite configurarea unor conexiuni cu diverse sisteme terțe, iar pentru fiecare integrare pot fi definite individual datele care urmează să fie schimbate și modul în care are loc sincronizarea. Pentru companiile care utilizează ASIS ERP din portofoliul Soft Net Consulting, acest lucru înseamnă că CAS genesisWorld poate fi conectat la ERP și configurat în funcție de procesele companiei. Același principiu poate fi aplicat și atunci când clientul utilizează un alt sistem ERP.
Cum funcționează OpenSync?
OpenSync operează pe principiul sincronizării incrementale, iar sincronizarea poate fi configurată unidirecțional sau bidirecțional.
- Management Console – task-urile de sincronizare sunt definite și administrate prin interfața Management Console din CAS genesisWorld.
- ConnectionBridge configurat pentru sistemul terț – pentru conectarea unei baze de date sau a unui sistem third-party este necesar un ConnectionBridge configurat pentru sistemul respectiv. Acesta este furnizat de CAS Software sau de partenerul CAS.
-
Reguli de sincronizare – pentru fiecare task pot fi stabilite:
- direcția sincronizării – unidirecțională sau bidirecțională;
- intervalul de execuție – continuu, la intervale stabilite în minute sau ore ori zilnic;
- criteriile de filtrare – pentru sincronizarea doar a anumitor date;
- corespondența dintre câmpuri;
- strategiile de rezolvare a conflictelor – ce sistem are prioritate atunci când aceeași informație este modificată în ambele sisteme.
- Monitorizare și auditare – fiecare execuție a unei sincronizări este înregistrată, astfel încât să poată fi verificat rezultatul, istoricul execuțiilor și eventualele erori. Sincronizările pot fi, de asemenea, lansate manual atunci când este necesar.
OpenSync permite astfel configurarea mai multor task-uri de sincronizare pentru același sistem. De exemplu, pot exista task-uri distincte pentru sincronizarea adreselor, oportunităților sau altor categorii de date.
Caracteristicile-cheie ale OpenSync
| Caracteristică | Beneficiu |
|---|---|
| Sincronizare bidirecțională | Datele pot circula în ambele direcții, astfel încât informațiile să fie actualizate în ambele sisteme. |
| Sincronizare incrementală | Nu este necesară resincronizarea întregului volum de date; sunt transferate modificările relevante, ceea ce contribuie la performanță. |
| Strategii de rezolvare a conflictelor | Se stabilește ce sistem are prioritate atunci când aceeași informație este modificată în ambele sisteme. |
| Filtre granulare | Pot fi sincronizate doar datele relevante pentru un anumit scenariu sau grup de utilizatori. |
| Protocol și monitorizare complete | Fiecare sincronizare este înregistrată, iar execuțiile și eventualele erori pot fi urmărite. |
| Execuție continuă, la intervale sau zilnică | Frecvența sincronizării poate fi adaptată nevoilor companiei. |
| Configurare fără scriere de cod pentru task-urile de sincronizare | Task-urile pot fi configurate și administrate prin interfața Management Console. |
| Lansare manuală | O sincronizare poate fi pornită manual atunci când este necesar. |
Adaptăm procesele la interfațare, nu interfațarea la procese
Soft Net Consulting are în vedere crearea unor integrări personalizate, în funcție de specificul fiecărui proiect. Unele organizații au nevoie ca CRM-ul să primească în principal informații din ERP. Altele au nevoie de sincronizare bidirecțională pentru clienți și proiecte. În alte cazuri, este importantă integrarea informațiilor despre produse, achiziții, livrări sau poziții financiare.
CAS OpenSync permite definirea acestor scenarii la nivel de task-uri de sincronizare, câmpuri, filtre, direcții și reguli de conflict. Asta înseamnă că integrarea trebuie să pornească de la fluxurile reale de business ale companiei:
Ce informații trebuie să vadă echipa de vânzări? Ce date trebuie să ajungă în ERP? Unde se creează și unde se modifică fiecare informație? Cât de repede trebuie sincronizate datele?
Pentru Soft Net Consulting, implementarea unui CRM nu înseamnă doar instalarea și configurarea aplicației. Într-o companie care are deja sisteme ERP, aplicații și fluxuri operaționale, CAS genesisWorld trebuie să devină parte din ecosistemul existent.
Experiența și competențele de integrare ale Soft Net Consulting, împreună cu tehnologia OpenSync din CAS genesisWorld, permit construirea unor scenarii de integrare adaptate infrastructurii fiecărui client – fie că vorbim despre ASIS ERP, fie despre un alt sistem ERP deja utilizat. Rezultatul urmărit este simplu: un CRM conectat la restul aplicațiilor companiei, în care datele circulă automat, iar oamenii au acces la informația relevantă atunci când au nevoie.
Vrei să afli cum poate fi integrat CAS genesisWorld cu sistemul tău ERP?
Solicită o demonstrație gratuită
