Studiu de Caz - Centru Rezidential Varstnici Maria
ASIS și Soft Net Consulting susțin creșterea calității actului medical în Centrul rezidențial pentru vârstnici Maria.
Centrul rezidențial pentru vârstnici Maria a crescut eficiența și calitatea serviciilor medicale cu ajutorul specialiștilor Soft Net Consulting, care au implementat și personalizat soluția ERP ASIS pe specificul activităților clientului. Principalii beneficiari ai implemetării sunt pacienții centrului, dar și personalul medical și managementul Spitalului de recuperare medicală Maria, precum și aparținătorii persoanelor îngrijite.
Profil Client
Centrul Rezidențial pentru Vârstnici Maria este unul dintre cele mai mari centre private de profil din România.
Centrul, amplasat în județul Brașov, asigură capacități de cazare pentru persoanele vârstnice, iar în cadrul său funcționează și Spitalul de recuperare medicală și ambulatoriu de specialitate Maria, cu o capacitate de 200 pacienți.
Provocări specifice domeniului de activitate
Spitalul de recuperare medicală Maria din cadrul centrului este specializat în recuperare neurolocomotorie, chirurgicală, a patologiilor complexe, precum și în medicină fizică și balneofizioterapie.
Numărul mare de specializări și faptul că spitalul este accesibil atât rezidenților din cadrul centrului, cât și pacienților externi fac necesară o alocare cât mai eficientă a personalului medical.
Pe de altă parte, principalii beneficiari ai serviciilor medicale sunt persoane vârstnice care au nevoie de îngrijiri, tratamente și programe personalizate de recuperare de durată, sub supraveghere de specialitate.
Pentru a asigura eficiența acestor activități și a garanta calitatatea actului medical în fața aparținătorilor persoanelor îngrijite, managementul spitalului avea nevoie de un sistem de monitorizare permanentă, de la distanță, a pacienților și personalului, cu ajutorul căruia să poată corecta rapid posibilele erori și îmbunătăți constant procedurile.
Identificarea soluției și a partenerului de implementare
Pentru a găsi o rezolvare comună tuturor acestor cerințe, Centrul Rezidențial pentru Vârstnici Maria a luat decizia adoptării unui sistem informatic de tip Enterprise Resource Planning (ERP) care să poată fi implementat rapid, să fie îndeajuns de flexibil – pentru a permite realizarea de personalizări pe specificul activității medicale – și să fie ușor de folosit de către medici, asistente și infirmiere.
Răspunsul identificat a fost soluția ASIS ERP, iar ca partener de implementare a fost selectat Soft Net Consulting, companie cu 10 ani de experiență în implementarea sistemelor ASIS.
„Ne-am propus să înlocuim înregistrarea datelor pe hârtie cu procesarea lor electronica. Obiectivul era să avem acces rapid la informații și să câștigăm timp, important atât pentru pacienți, cât și pentru personalul medical în luarea deciziilor. Complementar, urmăream să adoptăm un sistem care să simplifice monitorizarea și gestionarea stocurilor de materiale sanitare şi să asigurăm astfel permanent nivelul optim al acestora.“
Ama Bobariu
reprezentant Centrul rezidențial pentru vârstnici Maria
Derularea proiectului
Proiectul de implementare a sistemului ERP ASIS în cadrul Spitalului de recuperare medicală Maria (respectiv a modulelor de Management și Vizualizare, Medici-Asistențte-Registratură, Infirmiere) a început la finalului anului 2017 și a fost finalizat în primul trimestru al anului următor, soluția putând fi folosită efectiv încă din luna martie 2018.
Cerința principală a benficiarului a fost ca sistemul ASIS să fie adaptat astfel încât să răspundă cerințelor activităților medicale și nevoilor specifice spitalului. Personalizările dezvoltate de Soft Net Consulting acoperă end-to-end întreg ciclul de îngrijire și tratament, de la înregistrarea pacientului, monitorizarea serviciilor medicale furnizate acestuia și emiterea rapoartelor și facturilor către aparținători, până la externare și completarea automată a documentelor necesare.
„Am ales să lucrăm cu echipa de la Soft Net Consulting pentru că au înțeles foarte bine specificul activității noastre și obiectivele pe care doream să le atingem. Totodată, decizia noastră de a adopta ASIS s-a bazat și pe faptul că soluția ERP are o comunitate mare de utilizatori, fiind implementată în numeroase industrii, în diferite scenarii de utilizare.“
Ama Bobariu
Centrul rezidențial pentru vârstnici MariaSchimbările introduse de ASIS în modul de lucru al Spitalului de recuperare medicală Maria
Sistemul ASIS implementat și personalizat de Soft Net Consulting este folosit încă din faza de înregistrare a fiecărui nou pacient, care, odată cu introducerea datelor în sistem, primește o brățară electronică personalizată.
Astfel, toate datele aferente pacientului – examene medicale, diagnostice, scheme de tratament etc. –, precum și toate documentele necesare – de la cerere de internare, consimțământ aparținător, contract de prestări servicii, fișă de observații, rapoarte, facturi, până la scrisoare de externare, scrisoare medicală etc. – sunt gestionate și arhivate centralizat în și din sistem.
La rândul lor, medicii, asistentele și infirmierele utilizează echipamentele mobile cu care au fost dotați (smartphone-uri și tablete) pentru a scana brățările pacienților. Prin acest procedeu, personalul medical are acces la datele specifice și serviciile ce trebuie asigurate fiecarui pacient (schemele de tratament, îngrijirile și programele personalizate de recuperare etc.).
Fiecare categorie de personal beneficiază de meniuri specifice. De exemplu, medicii pot modifica direct de pe device-ul utilizat medicația și pot introduce în sistem observații sau date medicale obținute din verificările ce trebuie făcute zilnic pacienților. La rândul lor, scanând brățările, asistentele și infirmierele vizualizează când și ce medicamente trebuie administrate pacientului respectiv, ce proceduri medicale specifice trebuie să urmeze etc. și pot confirma îndeplinirea procedurilor de rutină (îngrijire corporală, administrare hrană, verificare pe perioada nopții etc.)
Toate aceste servicii medicale și intervenții de care beneficiază pacientul sunt colectate automat în sistemul ASIS și – periodic sau la cerere – pot fi centralizate într-un raport, pentru uzul spitalului sau al aparținătorilor.
Beneficii obţinute
Sistemul ASIS implementat și personalizat de Soft Net Consulting a ajutat Spitalul de recuperare medicală Maria să obțină o îmbunătățire sustenabilă a calității actului medical prin:
- creșterea nivelului de eficiență operațională a personalului medical;
- alocarea optimă a resursei umane de specialitate;
- monitorizarea constantă a tuturor activităților desfășurate;
- depistarea rapidă a abaterilor de la procedurile interne și corectarea imediată a acestora;
- reducerea efortului și simplificarea modului de introducere a datelor în sistem și emiterea automată a documentelor specifice activității medicale.
Practic, cu ajutorul Soft Net Consulting și al sistemului ASIS, pacienții spitalului beneficiază de servicii mai bune și administrate prompt, personalul medical – de reducerea nivelului de încărcare și a efortului de administrare a datelor pacienților, managementul spitalului – de un instrument de suport decizional în timp real, iar aparținătorii – de garanția faptului că serviciile contractate sunt livrate în parametri conveniți.
„Cu ajutorul sistemului ASIS avem control asupra activității persoanalului și acces la informații prin doar câteva click-uri. Iar faptul că am reușit să ne digitalizăm procedurile administrative ne ajută să câștigăm timp. Spre exemplu, procesarea unei foi de observații pentru un pacient aflat la internare dura anterior cel puțin jumătate de oră, în funcție de numărul de documente care trebuiau procesate. Acum timpul necesar s-a redus la 10 minute și, cum lunar internăm peste 70 de pacienți, econosim peste 23 de ore de muncă doar din această procedură. Câștigul de timp este însă mai mare pentru că se aplică și în cazul procesării altor documente specifice, cum ar fi rapoartele periodice către aparținători și fișele de externare, dar și în cazul generării rapoartelor manageriale.“