Studiu de Caz - Centrul de Excelență Vitalitas
Cu ajutorul ASiS și Soft Net Consulting, Centrul de Excelență Vitalitas și-a eficientizat procesele de lucru pe toate segmentele de activitate: administrativ și financiar, medical și operațional, comunicare cu aparținătorii și raportare.
Soluția ASiS ERP personalizată de specialiștii Soft Net Consulting răspunde atât cerințelor managementului unității, ale personalului medical, dar și nevoilor rezidenților și aparținătorilor, prin centralizarea întregii activități a Centrului și a resurselor acestuia. Platforma simplifică și fluidizează comunicarea între rezidenți, aparținători, personal și management, oferind o imagine clară asupra îngrijirii/tratamentelor oferite și a costurilor per rezident.
Profil Client
Centrul de Excelență Vitalitas este unul dintre cele mai cunoscute nume în domeniul serviciilor de asistență și îngrijire a seniorilor, oferind soluții personalizate, aliniate la standarde europene, prin integrarea tehnologiilor de ultimă generație.
Situat în liziera pădurii Snagov, Centrul oferă cazare și servicii medicale pentru persoanele vârstnice, integrând o clinică stomatologică, clinică de recuperare, zone de relaxare, restaurant, centru de fizioterapie, piscină pentru aquaterapie și salină. Rezidenții beneficiază, de asemenea, de acces la Parcul Vitalitas, un teren special amenajat de peste 20.000 de mp. În plus, Centrul Vitalitas, cu o capacitate de peste 700 de rezidenți, se distinge ca fiind primul din România construit integral în sistem „non-step” (fără trepte).
Provocări specifice domeniului de activitate
Cu o echipă de aproximativ 91 de angajați, incluzând manageri, medici, terapeuți, asistente și îngrijitoare, Centrul de Excelență Vitalitas oferă rezidenților servicii medicale, integrate cu programe de recuperare fizică și tratamente personalizate. Având în vedere diversitatea serviciilor, numărul mare de rezidenți și de angajați, precum și necesitatea de a răspunde rapid și eficient cerințelor individuale ale seniorilor, managementul centrului a identificat necesitatea alocării eficiente a personalului și a resurselor.
În plus, pentru a oferi servicii personalizate, la nivel administrativ, Vitalitas avea nevoie de un sistem care să centralizeze toate datele esențiale despre rezidenți și aparținători, inclusiv date de contact, servicii contractate, analize, rezultate, tratamente necesare, regimuri de masă și alte detalii specifice.
Pe segmentul medical și operațional, Vitalitas avea nevoie de un sistem de monitorizare continuă a serviciilor și resurselor de care beneficiau rezidenții pe întreaga perioadă a șederii lor, pentru a îmbunătăți comunicarea între echipele medicale și a asigura corectitudinea procedurilor medicale. De asemenea, era necesară simplificarea comunicării lunare cu aparținătorii, pentru a transmite facturi și informații detaliate și actualizate despre starea și îngrijirea rezidenților.
„Vitalitas este un concept nou și primul complex proiectat şi construit de la zero pentru seniori. Integrează confortul şi componenta medicală și ne dorim să oferim servicii la cele mai ridicate standarde. În mod evident, digitalizarea care ne aduce eficiență și comunicare facilă, atât cu angajații, cât și cu beneficiarii este o componentă semnificativă.“
Ane-Mary Albu
Director Economic, TIMCON SAIdentificarea soluției și a partenerului de implementare
Pentru a soluționa toate aceste cerințe specifice, Centrul de Excelență Vitalitas avea nevoie de un sistem informatic personalizat, capabil să gestioneze eficient atât datele rezidenților, cât și resursele medicale și administrative.
Prin colaborarea cu Soft Net Consulting, Vitalitas a implementat un sistem de gestiune personalizat, bazată pe platforma ASIS ERP completată cu multiple funcționalități digitale. Cu o experiență de 10 ani și peste 800 de implementări similare în diverse industrii, Soft Net Consulting a garantat adaptarea perfectă sistemului la specificul activităților Vitalitas, optimizând astfel toate procesele operaționale și administrative.
Derularea proiectului
Proiectul de implementare a sistemului ASIS ERP în cadrul Centrul de Excelență Vitalitas a presupus adaptarea modulelor pentru gestionarea serviciilor medicale și de îngrijire, administrative și de comunicare cu aparținătorii. Soluția a fost personalizată de Soft Net Consulting pentru a răspunde cerințelor specifice activităților centrului, asigurând integrarea completă a proceselor, de la înregistrarea rezidenților și monitorizarea serviciilor oferite acestora, până la generarea rapoartelor și comunicarea detaliilor către aparținători.
Personalizările au acoperit întregul ciclu de asistență și îngrijire, facilitând atât gestionarea eficientă a resurselor, cât și simplificarea procedurilor administrative.
„Am ales să colaborăm cu Soft Net Consulting pentru că aveau experiență în proiecte similare și au înțeles rapid cerințele noastre. Au reușit să transpună nevoile noastre concrete într-un sistem digital care ne ajută să gestionăm mai eficient serviciile și să îmbunătățim comunicarea cu rezidenții și aparținătorii.”
Ane-Mary Albu
Director Economic, TIMCON SASchimbările introduse de ASIS în modul de lucru al Centrului de Excelență Vitalitas
ASIS ERP este utilizat imediat după încheierea unui contract, prin introducerea în sistem a unor date specifice. Pe lângă numele rezidentului, datele aparținătorului, medicul responsabil, secția/camera în care este cazat, sunt înregistrate și detaliile pachetului de servicii contractat, analize medicale, tratamente necesare, regim de masă special (regim hipoglucidic sau dietă pentru diabet, hrană pasată etc.), alergii, gradul de dependență de o altă persoană sau dacă optează pentru o cameră de o persoană. Astfel, sistemul asigură personalizarea îngrijirii și centralizarea tuturor datelor relevante.
Pe baza acestor informații, managerii introduc în sistem valoarea contractului, ceea ce permite facturarea lunară automată și transmiterea facturilor prin e-mail către aparținători. Personalul medical poate actualiza constant serviciile necesare rezidentului, iar sistemul recalculează ulterior costurile. În acest fel, facturile lunare reflectă cu exactitate costurile pentru fiecare rezident.
Conducerea centrului are acces la o analiză detaliată a costurilor și veniturilor generate de fiecare rezident, evaluând rentabilitatea fiecărui contract. În plus, ASIS ERP permite generarea rapidă a numeroase documente administrative necesare rezidenților, cum ar fi adeverințele pentru primărie sau alte instituții, inclusiv acordurile GDPR.
După internare, medicul și psihologul introduc în sistem rezultatele consultațiilor inițiale și tratamentele recomandate. Ulterior, pentru înregistrarea simplificată a activităților, personalul medical bifează, din aplicația mobilă, serviciile recomandate și efectuate (de exemplu, kinetoterapie personalizată sau de grup, hidroterapie etc.), tipul procedurii efectuate și durata, data și ora.
Infirmierele pot înregistra chiar și detalii despre produsele utilizate (pampers, creme, șervețele etc.)
La nivel operațional, fiecare membru al personalului are acces doar la datele specifice rezidenților pe care îi îngrijesc, aspect gestionat eficient printr-un sistem de permisiuni bazat pe responsabilități.
Sistemul simplifică pentru infirmiere și asistente activitatea de administrare a medicamentelor (platforma le arată ce medicamente trebuie administrate și când, permițând și verificarea administrării propriu-zise folosind un cod de culoare). În plus, permite înregistrarea rezultatelor procedurilor precum măsurarea tensiunii arteriale sau a saturației de oxigen.
De asemenea, personalul care se ocupă de masaj sau kinetoterapie are opțiunea de a adăuga detalii despre refuzuri sau indisponibilități ale rezidenților.
Un element esențial al sistemului este și integrarea tehnologiei Near Field Communication (NFC), care le permite infirmierelor să înregistreze rapid meniul ales de fiecare rezident pentru ziua următoare. Prin simpla scanare a brățării rezidentului, comanda este preluată automat, asigurând livrarea exactă a meniului selectat.
Beneficii obţinute
Cu ajutorul Soft Net Consulting și a soluției ERP ASIS, Centrul de Excelență Vitalitas pentru Seniori și-a reconfigurat procesele interne, maximizând eficiența și generând beneficii valoroase:
- Gestionarea eficientă a costurilor per rezident. Soluția permite monitorizarea detaliată a cheltuielilor și a estimărilor de costuri per rezident
- Automatizarea facturării. Serviciile suplimentare și cheltuielile sunt facturate automat, eliminând necesitatea intervențiilor manuale.
- Acces rapid la informații și flexibilitate. Medicii pot verifica rapid tratamentele și istoricul rezidenților direct de pe telefon, chiar și în afara programului. Aplicația mobilă permite ajustarea tratamentului de la distanță, medicul poate oferi recomandări din orice locație.
- Administrarea corectă a medicamentelor. Asistentele sunt ghidate de aplicație pentru a respecta întocmai planul de tratament. Ulterior, acestea pot marca tratamentele ca fiind administrate, statusul actualizându-se automat, îmbunătățind transparența și controlul.
- Câștig de timp. Integrarea operațiunilor zilnice cu procesul de facturare economisește timp și resurse administrative.
- Transparență și acces la informații: Prin rapoarte lunare detaliate, aparținătorii au acces rapid la istoricul medical și tratamentele rezidentului, oferindu-le o mai bună înțelegere a costurilor, îngrijirii și progresului acestuia, chiar și de la distanță.
- Monitorizarea eficientă a stării rezidentului. Asistentele înregistează cu ușurință, pentru fiecare rezident, date precum tensiunea arterială, saturația de oxigen, pulsul și temperatura, direct în aplicație, contribuind la un management mai bun al stării de sănătate a rezidentului.
- Colaborare îmbunătățită între personalul medical. Asistentele vizualizează în timp real schimbările făcute de medici în tratamentele rezidenților și acționează conform acestora fără întârzieri.
- Reducerea sarcinilor administrative. Digitalizarea înregistrării tratamentelor și a serviciilor economisește timp, permițând personalului medical să se concentreze mai mult pe îngrijirea rezidenților.
„Prin implementarea sistemului ASIS ERP, eficiența operațională a Centrului nostru a crescut semnificativ. Personalul medical și cel de îngrijire își desfășoară activitatea mult mai ușor, având acces rapid la toate informațiile necesare. Managementul poate urmări cu ușurință îndeplinirea sarcinilor, iar familiile sunt informate la timp despre activitățile prestate și costurile asociate, ceea ce aduce un plus de transparență și confort pentru toți cei implicați.”