Cuprins
ASiS Infokiosk soluția ideală pentru automatizarea interacțiunilor dintre angajați și HR
În orice companie cu peste 50-100 de angajați, departamentul HR este asaltat la propriu de solicitările angajaților: adeverințe, cereri de concediu, învoiri etc. ASiS Infokiosk preia o mare parte din aceste interacțiuni și le gestionează automatizat, oferind câștig de timp pentru toate părțile implicate. Peste jumătate (57%) din timpul dedicat activităților de HR este consumat de sarcini administrative, lăsând foarte puțin loc pentru activități precum recrutarea noilor angajați sau definirea politicilor de personal, potrivit unui studiu Deloitte. ASiS Infokiosk, un modul disponibil în ASiS ERP schimbă această situație simplifică procesele administrative, economisește timp și resurse, și îmbunătățește interacțiunile cu angajații, reducând erorile și timpul de așteptare pentru solicitări.
Cum funcționează ASiS Infokiosk?
ASiS Infokiosk este un portal dedicat angajaților, care simplifică munca departamentelor de HR. Amplasat strategic la intrarea în fabrici sau birouri, acesta ia forma unui totem/infochioșc, similar celor pe care le întâlnim în magazine, care constă într-un ecran tactil, scaner pentru identificarea angajaților și o imprimantă. Folosind scanerul și un sistem de autentificare simplu (cod QR, care poate fi marca angajatului sau CNP-ul, și o parolă prestabilită), angajații pot solicita și accesa rapid documentele dorite în format fizic, cum ar fi fluturașii de salariu, cererile de concediu de odihnă și medical, concediu fără salariu, învoiri, adeverințele, pontajul sau calendarul de echipă. Pe partea de hardware, e important de menționat că organizațiile au și opțiunea de a folosi portalul cu ajutorul unui PC obișnuit.
Aceste funcții sunt automatizate, iar angajații pot obține documentele solicitate pe loc sau printr-un flux de aprobare, în funcție de opțiunile companiei. Fluxurile de aprobare pot include multiple nivele ierarhice, de la operator și șeful de tură, la managerul de departament și până la directorul general. Astfel, o cerere poate trece prin 6-7 etape de aprobare înainte ca adeverința să fie emisă automat.
Meniul ASIS Infokiosk standard disponibil angajaților arată astfel și poate fi personalizat:
- Date angajat – Arată numele angajatului, marca, locul de muncă, funcția (include codul COR), tipul de contract și orice alte informații dorite de angajator.
- Istoric salarizare – Angajatul poate accesa istoricul salariului pe diferite perioade și detaliile acestora.
- Fluturași salariu – Permite vizualizarea și descărcarea fluturașilor de salariu pentru lunile anterioare, pentru verificarea salariului net/brut și deducțiile.
- Cereri de concediu și învoiri – Angajatul poate solicita Concediu de odihnă, Concediu medical, Concediu fără salariu, Învoire, cereri Eveniment (autorecenzare, căsătorie/căsătorie copil, deces membru familie/rude gr. II, donare sânge, schimbare loc de muncă, naștere copil etc.) Sistemul permite introducerea datelor și numărul de ore, precum și vizualizarea istoricului cererilor.
- Adeverințe – Permite angajatului să solicite orice tip de adeverințe de la angajator (și să selecteze perioada dorită), inclusiv de venit, stagiu CAS, Dosar Pensie, CASS, Încadrare, Revisal, Șomaj, Vechime (ITM, vechime șomaj), concediu creștere copil, CASS Legea 95 . Tot aici angajatul poate consulta oricând și un Istoric eliberare adeverințe, care arată fiecare acțiune – tipul de adeverința solicitată și data solicitării. Dacă angajatorul nu optează pentru un flux de aprobare, angajatul primește instantaneu adeverința cerută, pe baza unor modele precompletate.
- Aprobări/Fișiere – Angajații vizualizează cererile și documentele depuse, având acces la statusul aprobării acestora. Include posibilitatea de încărcare de fișiere, de exemplu documente justificative pentru cererile de învoire.
- Calendar echipă – Permite logarea activităților tuturor angajaților și organizarea lor, dar și vizualizarea perioadelor de concediu, evenimentelor și absențelor membrilor echipei.
- Pontaj – Angajații pot verifica numărul total de ore lucrate pe anumite perioade, orele suplimentare, inclusiv pontajul zilnic sau lunar.
Notificare în timp real și rapoarte detaliate
Prin integrarea cu un serviciu ca Web2SMS, dacă baza de date conține numărul de telefon sau adresa de e-mail a angajatului, acesta va primi un mesaj automat când depune o cerere, informându-l că cererea a fost înregistrată. De asemenea, atunci când cererea este aprobată, angajatul va fi notificat prin SMS sau e-mail, în funcție de preferințele sale, pentru a fi mereu informat în timp real despre statusul cererilor și documentelor sale.
Modulul permite și generarea de rapoarte detaliate, gândite pentru zona de back-office, și personalizabile în funcție de cerințele organizațiilor. Practic, orice activitate din istoricul cererilor poate fi transformată într-un raport, iar departamentul HR poate vizualiza toate cererile și documentele înregistrate, având acces complet la istoricul activităților depuse de angajați.
Beneficii
ASIS Infokiosk oferă următoarele beneficii clienților Soft Net Consulting:
- Reducerea volumului de muncă în HR – Portalul elimină necesitatea ca angajații să meargă fizic la departamentul de HR pentru cereri simple, cum ar fi eliberarea unei adeverințe sau verificarea fluturașului de salariu. Automatizarea proceselor poate înlocui munca a 2-3 angajați, care altfel ar trebui să primească, înregistreze și să aprobe cererile manual.
- Acces rapid și ușor la documente – Angajații pot solicita și primi documente instantaneu direct din portal, fie în format digital, fie imprimat la infochioșc. De exemplu, o adeverință de venit poate fi solicitată printr-un click și eliberată imediat de imprimantă, fără a mai aștepta aprobări manuale.
- Transparență și informare în timp real – Portalul oferă istoricul tuturor cererilor și documentelor emise, permițând angajaților să urmărească statusul solicitărilor și să fie notificați în timp real prin SMS sau e-mail când cererile lor sunt aprobate sau respinse.
- Fluxuri personalizate de aprobare – Firmele pot seta diferite niveluri de aprobare pentru diverse documente și cereri. O cerere de concediu poate trece prin mai multe etape de aprobare înainte de a fi validată, asigurând control și trasabilitate.
- Ușurință și flexibilitate în utilizare – Portalul poate fi accesat atât printr-un infochioșc intuitiv, dotat cu touchscreen, cât și folosind un PC obișnuit. Angajații se autentifică rapid, fără a necesita suport din partea HR-ului, beneficiind astfel de o soluție adaptabilă oricărui mediu de lucru.
ASiS Infokiosk nu este inclus în modulul pentru salariați al ASiS ERP, ci se achiziționează separat. Soft Net Consulting poate livra soluția integrată, atât software-ul (Portal Salariați), cât și hardware-ul (infochioșcul). Indiferent dacă folosiți deja ASiS ERP și vreți să optimizați fluxurile de lucru sau pur și simplu căutați o soluție pentru automatizarea HR-ului, Soft Net Consulting vă poate ajuta.
