Cuprins
ROI în ERP: când începi să vezi rezultate și cum se calculează amortizarea investiției
În 2023, doar 22,6% dintre organizațiile din România utilizau un sistem ERP, cifră mult sub rata de utilizare europeană (43,3%), potrivit celor mai recente date Eurostat. Deși achiziția și implementarea unui ERP este o investiție care crește valoarea companiei, optimizează procesele interne, sporește productivitatea și contribuie direct la generarea de profit, mulți antreprenori continuă să vadă în ERP un cost necesar pentru a ține pasul cu cerințele legale precum raportările către ANAF, e‑Factura sau SAF‑T. Această perspectivă relativ îngustă limitează înțelegerea valorii pe care o aduce un ERP și duce la subutilizarea acestor sisteme.
Pentru a profita de întregul potențial al unui ERP, antreprenorii trebuie să se concentreze pe impactul real și măsurabil al investiției. Aici intervine conceptul de ROI (Return on Investment), indicator cheie care reflectă concret raportul dintre câștigurile aduse de ERP și costurile de implementare și operare. Calculul ROI oferă o imagine asupra momentului în care investiția se amortizează, devenind astfel un instrument util în luarea deciziilor strategice.
ERP – un motor de creștere a afacerii, nu un simplu „cost of doing business”
Sistemele ERP moderne centralizează toate datele companiei într-o bază comună, oferind o imagine unitară și în timp real asupra operațiunilor – de la procesele financiare și gestionarea stocurilor până la vânzări și planificare. Această ”singură sursă de adevăr” elimină silozurile de date, reduce erorile umane și permite luarea unor decizii rapide și bine fundamentate. De exemplu, un producător care are vizibilitate în timp real asupra lanțului de aprovizionare și cererii estimate poate ajusta producția fără să suprasolicite mijloacele de producție.
În același timp, automatizarea contribuie direct la evitarea greșelilor frecvente care apar în introducerea manuală – cum ar fi dublarea unei plăți, omiterea unei livrări sau interpretarea greșită a stocurilor disponibile. Totodată, automatizarea sarcinilor repetitive precum reconcilierea conturilor sau facturarea accelerează procesele și eliberează timp valoros pentru activități strategice (analiza de scenarii sau planificarea de achiziții). Pe măsură ce companiile cresc, ERP-ul se adaptează rapid, oferind scalabilitate prin structura modulară. O implementare de ASiS ERP poate începe cu o serie de module și funcționalități de bază (gestiune financiară, HR, mijloace fixe, inventar) iar ulterior sa fie adăugat module specifice: vânzări, retail, producie, depozite, BI etc.
Totodată, ERP-ul asigură coerența și centralizarea datelor, ceea ce îl face un suport decizional important. Practic, managerii nu mai iau decizii bazate pe intuiție sau presupuneri, ci pe realitatea din teren. Eliminarea unui produs care nu generează profitul așteptat, schimbarea unui furnizor care nu livrează la timp și blochează producția, limitarea creditului unui client care plătește cu întârziere, introducerea în ofertă a unor produse căutate – sunt doar câteva exemple de acțiuni care pot avea ca punct de plecare analizele din sistemul ERP. Dar cum măsurăm aceste beneficii?
Ce este ROI și cum se calculează
ROI (Return on Investment) în cazul unei investiții într-un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) reprezintă randamentul investiției, adică cât de mult câștigă compania în comparație cu cât a cheltuit pentru implementarea sistemului ERP. ROI-ul te ajută să înțelegi dacă investiția în ERP este justificată din punct de vedere financiar – adică dacă aduce economii, eficiență și/sau venituri suplimentare care depășesc costurile inițiale.
Tocmai de aceea, majoritatea companiilor aleg să calculeze ROI înainte de implementare, folosind estimări, pentru a justifica investiția. ROI demonstrează valoarea și potențialele beneficii ale sistemului ERP pentru părțile interesate și ajută la selectarea unui sistem ERP prin compararea ROI-ului estimat pentru diferite opțiuni. Deși acest calcul este util pentru obținerea aprobărilor necesare, rămâne totuși o proiecție și nu garantează un rezultat la fel de precis precum evaluarea ROI-ului după implementare și utilizarea efectivă.
Calculul ROI pentru ERP pornește de la Total Cost of Ownership (TCO), adică toate costurile directe și indirecte ale sistemului, estimate/calculate de regulă pe o perioadă de 5-10 ani. Acestea includ achiziția, configurarea, suportul tehnic, upgrade-urile și chiar timpul investit de echipă în adaptarea la noul sistem.
TCO se calculează astfel:
TCO = prețul de achiziție + costurile de implementare + costurile de operare estimate pe o perioadă de ani (de obicei 5 până la 10 ani)
În cazul implementării ASiS ERP, spre exemplu, putem obține o valoare mai mică a TCO (Total Cost of Ownership) optând pentru rularea sistemului în regim de hosting (în centrele de date Orange Business, partener Soft Net Consulting), și nu prin achiziția unui server dedicat și a licențelor pentru sistemul de operare.
Aceste costuri sunt apoi comparate cu beneficiile financiare obținute în urma implementării. Formula de bază pentru ROI este simplă, însă obținerea cifrelor necesare pentru un calcul precis poate fi dificilă:
ROI = (valoarea totală a beneficiilor – costul total al investiției) / costul total x 100.
Provocarea constă mai ales în calcularea corectă a beneficiilor, care nu sunt întotdeauna imediate sau ușor de măsurat. Țineți cont de faptul că beneficiile ERP sunt de două tipuri:
- Beneficii directe: economii de costuri datorate automatizării proceselor (ex: reducerea costurilor de stocare, facturare automatizată), creșterea marjelor de profit, reducerea costurilor de producție, de formare, de achiziții (prin gestionarea centralizată a furnizorilor și negocierea mai bună a contractelor), reducerea costurilor de întreținere IT (prin consolidarea mai multor sisteme într-o platformă unică). Majoritatea pot fi calculate prin compararea eficienței sistemului anterior cu cea a noului sistem.
- Beneficii indirecte: îmbunătățirea satisfacției clienților, creșterea productivității angajaților și deciziilor strategice bazate pe date precise.
Pentru că beneficiile indirecte sunt mai greu de măsurat, majoritatea antreprenorilor se concentrează pe beneficiile directe atunci când calculează ROI. În acest scop, post-implementare, sistemul ERP permite urmărirea cu ușurință a unor indicatori cheie de performanță (KPI) precum: eficiența angajaților și nivelul de productivitate, rata de rotație a stocurilor, marja de profit a proiectului și prognoza cererii.
Când încep să apară rezultatele
Rezultatele vizibile ale unui sistem ERP nu coincide neapărat cu finalul implementării tehnice, ci cu debutul folosirii active a soluției în operațiunile curente. Deci este necesară instruirea utilizatorilor și punerea efectivă în producție. De exemplu, companiile încep să vadă beneficii precum câștig de timp (prin eliminarea sarcinilor repetitive), scăderea ratei de eroare (prin digitalizarea documentelor și automatizarea fluxurilor), acces mai rapid la informații relevante (prin rapoarte centralizate) și o mai bună capacitate de planificare (prin vizibilitatea stocurilor, a comenzilor sau a cash flow-ului). Aceste rezultate pot apărea treptat, în funcție de ritmul de adopție intern și de complexitatea proceselor vizate.
Nu există o perioadă standard pentru recuperarea investiției într-un ERP, însă o implementare reușită și formarea corectă a angajaților pentru a utiliza eficient soluția pot aduce beneficii imediate. În general, post-implementare, majoritatea companiilor încep să observe beneficii reale în câteva luni, însă obținerea valorii maxime poate dura între șase luni și un an sau mai mult, în funcție de dimensiunea firmei și de complexitatea sistemului. Pentru rezultate durabile, recomandăm un proces continuu de optimizare, formare și adaptare, având în vedere că impactul complet nu apare imediat.
E important ca antreprenorii să monitorizeze performanța sistemului după implementare prin indicatori cheie (timpul de procesare, rata erorilor și satisfacția utilizatorilor), inclusiv prin colectarea de feedback de la utilizatori pentru a identifica îmbunătățirile necesare și pentru a realiza ajustări periodice. Auditurile și ajustările regulate contribuie la menținerea unui sistem eficient pe termen lung, garantând astfel o recuperare optimă a investiției.
Concluzie
Evaluarea rentabilității investiției într-un ERP poate fi o provocare, însă fără datele clare furnizate de ROI, antreprenorii riscă să amâne modernizarea modului de lucru, iar schimbările de proces necesare pot fi ignorate. La fel de important este ROI și după implementare, când analiza performanței sistemului permite ajustări, identificarea punctelor slabe și valorificarea completă a soluției. Practic, fără calculul ROI, beneficiile reale aduse de ERP riscă să rămână doar pe hârtie.
