Implementarea unui sistem ERP (Enterprise Resource Planning) este esențială pentru orice antreprenor sau companie modernă, care dorește să fie eficientă și profitabilă. Un sistem ERP este un software care ajută managementul unei companii să îmbunătățească activitatea și să gestioneze optim resursele (oameni, capital, materii prime, echipamente) pe care le are la dispoziție. Totodată, un sistem ERP centralizează toate datele existente în companie, integrează informațiile provenite de la diverse departamente și corelează fluxurile de lucru. Un sistem ERP este alcătuit din mai multe module (aplicații dedicate unei activități specifice, gestiunea financiar contabilă, spre exemplu) integrate nativ într-o platformă unitară, ce folosește o singură bază de date. Companiile care investesc într-un sistem ERP se bucura de o calitate crescută a informațiilor, de automatizarea fluxurilor de lucru, de procese de business flexibile și de eliminarea barierelor interdepartamentale.
Digitalizare cu ajutorul unui sistem ERP
Există multiple motive pentru care o companie trebuie să utilizeze un sistem ERP, unul dintre cele mai relevante fiind că va unifica toate datele și procesele de business, de la financiar la HR, într-un singur sistem, 100% digital. Până la urmă, digitalizare înseamnă mai puțină hârtie și mai multă automatizare, pentru a crește eficiența, a reduce riscurile, a oferi mai multă valoare clienților și a exploata mai bine oportunitățile apărute în piață, ceea ce practic livrează un sistem ERP modern, precum cele implementate de Soft Net Consulting.
Fără să fie egalitate deplină între digitalizare și sistem ERP, acești doi termeni sunt foarte bine corelați. ERP-ul reprezintă „sistemul nervos central” al unei companii, prin care circulă informația digitală și prin care deciziile luate de management sunt transpuse în practică. De aceea, implementarea unui sistem ERP este primul și cel mai important pas în procesul de transformare digitală a unei companii, indiferent de mărime său domeniu de activitate. Pentru o companie modernă și matură, nu se poate vorbi de digitalizare în lipsa unui sistem ERP, care să aducă vizibilitate asupra activității, să fluidizeze tranzacțiile și să ofere suport decizional pentru management.
În articolul de mai jos, vei găsit o multitudine de informații practice care să te ajuta să înțelegi exact ce este și cum funcționează un sistem ERP, dar mai ales care sunt câștigurile și de ce merită să investești în această tehnologie.
Iată despre ce vom vorbi mai jos:
Știi, cu adevărat, ce este un sistem ERP?
Exemple de sisteme ERP disponibile în prezent pe piață
Cum se prezintă oferta de sisteme ERP în România
10 motive ca să investești într-un soft ERP
Implementează un sistem ERP prin ”digitalizarea IMM-urilor”
Spuneam anterior ca un sistem ERP funcționează asemenea rețelei de neuroni a corpului uman și transmite informația într-un mod bidirecțional, intre decident și executanți, Acest fapt este posibil deoarece un sistem ERP include mai multe funcționalități și module dedicate pentru gestionarea tuturor activităților și resurselor existente într-o companie: bani, stocuri, comenzi, livrări, procese de producție, inventar, oameni, utilaje, etc, Prin integrarea acestor modul, sistemul asigura vizibilitate și control asupra întregii activități și implicit un suport decizional esențial, atât la nivel operațional cât și strategic.
Printre cele mai uzuale module ale unui sistem ERP se află;
- Financiar contabil
- Producție
- Mijloace fixe și inventar
- Managementul depozitelor și al transporturilor
- Planificare
- Achiziții și contractare
- Raportare și indicatori de performanță
- Gestiune personal și salarizare
- Managementul utilajelor
- Raportare, analiză și prognoză
Alături de modulele orizontale amintite anterior, un sistem ERP permite și dezvoltări pe verticală, în funcție de domeniul de activitate al beneficiarului. Soft Net Consulting spre exemplu, implementează sisteme ERP personalizate pe domenii precum: distribuție, retail, agricultura, vinificație, transporturi etc. Aceste sisteme ERP includ module și funcționalități pentru gestionarea unor activități foarte specifice: îmbuteliere și etichetare vin pentru o cramă, raportări APIA și gestiune zilieri pentru o fermă, planificare trasee optime și gestiune foi de parcurs pentru o casă de expediții, integrare cu POS-uri pentru o rețea de magazine etc.
Care sunt beneficiile unui sistem ERP
Simplu spus, un sistem ERP este o unealtă care îmbunătățește activitatea utilizatorului, indiferent de poziția pe care aceste o are în companie. Managementul va avea vizibilitate și control asupra afacerii și va lua decizii bazate în informații relevante accesate în timp real. Departamentul financiar va lucra mai eficient, cu mai puține înregistrări manuale și fără erori, depozitul va putea face inventarul în timp real și va prelua/preda produsele în gestiune mult mai ușor. Departamentul comercial va cunoaște permanent disponibilitatea produselor și limitele de creditare pentru fiecare client. Responsabilii cu producția vor putea respecta întotdeauna rețetele și vor face planificarea în funcție de resursele disponibile. Întreaga companie se va raporta la aceleași seturi de date, iar orice utilizator va putea accesa sistemul ERP indiferent dacă este la birou, acasă sau pe teren.
Iată cum, practic orice angajat sau departament beneficiază în urma implementării unui sistem ERP modern.
Beneficii:
- Centralizarea datelor și unificare operațională
- Vizibilitate și control asupra activității cu acces la date în timp real
- Automatizarea sarcinilor manuale și eliminarea erorilor la preluarea datelor
- Analize și rapoarte pentru susținerea deciziilor
- Perspectivă unitară asupra activității
- Mobilitate
Criterii la alegerea unui sistem ERP
Selecția și implementarea unui sistem ERP este un proces ce trebuie derulat cu atenție, deoarece are un impact mare asupra activității. ERP-ul nu este un software simplu, care se instalează facil ci implică o analiză atentă a activității beneficiarului și o ajustare pe cerințele și specificul acestuia. Sistemele ERP au fost inventate acum peste 30 de ani, iar în mod curent, oferta este foarte diversificată, atât ca tipuri de soluții cât și ca furnizori. Producătorii de sisteme ERP au creat soluții care se diferențiază atât prin complexitate (pentru companii mari sau pentru IMM-uri), cât și prin adaptare la cerințele unor domenii de activitate (sistem ERP pentru Producție, Transporturi etc) sau modul efectiv de implementare (pe propriul server sau în cloud).
Citiți mai multe despre cum este structurata oferta în articolul Exemple de sisteme ERP disponibile în prezent pe piață.
Criteriile de alegere trebuie să aibă în vedere atât funcționalitățile soluției, cât și experiența partenerului de implementare. Soluția aleasă trebuie să fie potrivită cu dimensiunea și specificul activității. Un sistem ERP prea mare (Tier 1, spre exemplu) va fi prea costisitor și greu de utilizat, în timp ce unul prea simplu nu va genera beneficiile așteptate. Alegerea partenerului de implementare este la fel de importantă, deoarece sistemele ERP au un nivel ridicat de personalizare. Partenerul de implementare trebuie să cunoască și să înțeleagă domeniul de activitate pentru a putea mapa în soluție fluxurile de lucru specifice. Succesul implementării unui sistem ERP depinde de binomul solutie-partener, cele două componente neputând fi disociate.
Sistem EPR local sau internațional? Ce alegi?
Orice antreprenor aflat în căutarea unui sistem EPR și-a pus întrebarea dacă să aleagă un soft ERP românesc sau unul internațional. Cele internaționale aparțin unor producători externi și sunt livrate prin intermediul partenerilor locali ai acestora, iar cele românești, dezvoltate și implementate de companii autohtone. Ce alegi: experiența internațională și standardizarea proceselor sau alinierea mai bună la legislația fiscală locală și suportul mai prompt? Cele peste 800 de proiecte derulate de Soft Net Consulting până în prezent arată că multe companii acordă credit soluțiilor dezvoltate local și aleg să implementeze sisteme ERP românești. Printre motivele principale se afla:
- mai bună aliniere la legislația fiscală locală
- interfață dezvoltată nativă în limba romana, nu tradusă ulterior
- timp mai bun de răspuns la implementarea modificărilor legislative
- suport în limba romană pe toate palierele
- Adaptabilitate mai rapidă la sisteme noi precum SAF-T sau eFactura
- preluarea mai facilă de către furnizori a feedback-ul ui de la clienți
Pentru mai multe informații accesați Cum se prezintă oferta de sisteme ERP în România
Ce implică implementarea unui sistem ERP şi cum o pregătești
Implementarea unui sistem ERP este un proiect important pentru orice companiei, atât prin prisma impactului la nivel operațional cât și resurselor de timp și capital implicate. Prin urmare, un astfel de proiect trebuie pregătit atent și eventual finanțat din surse nerambursabile precum programul ”digitalizarea IMM-urilor”.
Cu 23 de ani de experiență și peste 800 de implementări finalizate, Soft Net Consulting recomandă pregătirea din timp a proiectelor care includ componente de tehnologie/transformare digitală și abordarea alături de un consultant cu experiență. Este nevoie de timp pentru:
- Analiza proceselor de business și optimizarea acestora
- Crearea diagramelor cu fluxurile de lucru
- Identificarea cerințelor de la utilizatori/departamentele cheie
- Identificarea celor mai bune practici și a soluțiilor potrivite
- Selecția sistemului și a partenerului de implementare
- Pregătirea datelor și a strategiei de migrare la noul sistem
- Pregătirea și trainingul utilizatorilor
Este necesară și o informare exactă asupra costurilor pe care le implica un sistem ERP: licențe, servicii de implementare, echipamente IT sau hosting, mentenanță etc. La fel de important este să cercetezi în piață și care sunt referințele soluției vizate, ce alte companii o utilizează și cum au decurs proiectele. Fie că este vorba despre discuții directe cu alți parteneri de afaceri și angajați sau accesarea unor studii de caz, experiența altor utilizatori este relevantă și ajuta în procesul de selecție.
Deoarece succesul implementării unui sistem ERP stă în utilizare, implicarea angajaților este un element esențial. Dacă sistemul este respins sau sub utilizat de angajați, efortul și investiția nu vor da rezultatele planificate,
Prin urmare, este recomandabilă implicarea angajaților cu funcții cheie încă de la începutul proiectului, pentru a înțelege cum îi va ajuta noul sistem ERP în activitatea lor zilnică. Asigură-te că angajații au înțeles cum îi ajută pe ei personal implementarea noului sistem (simplificarea activității, câștig de timp, creșterea eficienței, creșterea bonusurilor etc) și nu doar ce câștigă compania. Este absurd să credem că angajații au aceleași obiective ca proprietarul afacerii sau top managementul. De multe ori, angajații se tem de schimbare, dar o vor accepta ușor dacă văd beneficiile personale. De asemenea, implicarea managementului este necesară. Dincolo de existența unui manager de proiect sau a unui utilizator cheie, cel mai bun exemplu vine de la management. Managementul trebuie să susțină noul sistem, să îl utilizeze și să se raporteze exclusiv la datele înregistrare în sistem.
Toți clienții care aleg un sistem ERP de la Soft Net Consulting beneficiază de un pachet extins de servicii de: consultanță de business, implementare, configurare, personalizare/customizare, training, mentenanță și actualizare. Aceste servicii asigura o bună exploatare a sistemului şi o amortizare cât mai rapidă a investiției.
Cum începi implementarea unui sistem ERP
Dacă ai înțeles nevoia și beneficiile unui astfel de proiect, primul pas este să ai o discuție concretă cu echipa noastră de consultanți despre cum poți utiliza acest sistem software. O astfel de discuție este informativă și nu are implicații comerciale. Afli cum te va ajuta soluția, care sunt etapele unui proiect, o proiecție a costurilor și eventual dacă exista programe cu finanțare nerambursabile la care să apelezi și cum trebuie să te pregătești.
Planifică o discuție chiar acum și fă primul pas spre digitalizare.
