Studiu de Caz - Urban SA – Slobozia
Urban SA Slobozia se digitalizează cu ASiS ERP și Soft Net Consulting
URBAN, furnizorul serviciilor de apă-canal din Slobozia, a apelat la Soft Net Consulting pentru modernizarea activității. La baza proiectului a stat implementarea sistemului ASIS ERP, care a vizat centralizarea datelor și digitalizarea fluxurilor de lucru. Astfel, compania a obținut creșterea eficienței operaționale și a gradului de control asupra centrelor de cost și profit.
Profil Client
URBAN SA funcționează ca societate pe acțiuni din 1998 și are ca activitate principală captarea, tratarea și distribuția apei. Societatea este principalul furnizor de servicii de alimentare cu apă potabilă, canalizare și epurare a apelor uzate din județul Ialomița. În prezent, URBAN are peste 300 de angajați și furnizează servicii publice de alimentare cu apă potabilă și canalizare la nivelul a 15 UAT-uri, totalizând un număr de peste 30 de localități.
Provocări specifice domeniului de activitate
Înaintea implementării ASiS, sistemul informatic al URBAN SA era format din mai multe aplicații dezvoltate independent de diverși colaboratori externi, grupate pe funcționalități de gestiune abonați/contracte/contoare, facturi și încasări, salarizare și contabilitate.
Aplicațiile existente nu funcționau integrat, schimbul de date era făcut prin aplicații intermediare. Deseori erau necesare intervenții/corecții manuale făcute în FoxPro sau Visual FoxPro.
Una dintre provocările semnificative era managementul relației cu asociațiile de proprietari din imobilele de tip condominiu. Situația era dificilă deoarece Urban SA avea responsabilitatea evidenței, atât a contoarelor proprii, cât și a apometrelor locatarilor. Sarcina includea și repartizarea corectă a consumurilor și monitorizarea acestora la nivel de locatar.
„Până în anul 2022, în cadrul societății funcționau independent unul de altul nu mai puțin de patru softuri: contabilitate, financiar, salarizare, producție. Aceste aplicații nu erau integrate, iar schimbul de date se facea manual, fără să existe o cheie de verificare a corectitudinii informațiilor. De asemenea, citirile consumului de apă se făceau manual, datele erau înregistrate pe liste și ulterior ajungeau la departamentul producție, unde erau introduse manual în aplicație. Această situație genera erori dar și întârzieri în calculul și emiterea facturilor.”
Dan Manea
Director Dezvoltare, SC URBAN SA SloboziaSoluţie şi proiect
Pentru a susține și consolida dezvoltarea operațională, URBAN SA a optat să colaboreze cu Soft Net Consulting pentru implementarea sistemului ERP ASiS. Conform analizei, sistemul ERP urma să preia toate funcționalitățile existente, distribuite în aplicațiile vechi, și să permită, prin intermediul tehnologiilor specifice, dezvoltarea de noi funcționalități necesare: aplicații web-based, mobile (iOS și Android), portal abonați. Alegerea a avut la bază experiența Soft Net în proiecte similare, unde compania dezvoltase funcționalități specifice pentru activitatea de apă-canal. Pentru atingerea obiectivelor, proiectul a inclus și implementarea ASIS SFA și platformei chatbot Druid.
„În 2021, timp de 6 luni, am avut întâlniri și prezentări de soluții software de la peste 10 companii din domeniu în căutarea uneia care să se plieze pe nevoile noastre. Unul dintre principalele criterii care a condus la colaborarea cu Soft Net Consulting a fost faptul că aveau deja o soluție software care, pe lângă modulele uzuale de financiar/contabilitate/salarizare, conținea și partea de producție de apă, canalizare și epurare. Aceasta fusese deja implementată în cadrul mai multor companii de profil.”
Dan Manea
Director Dezvoltare, SC URBAN SA Slobozia
Derulare proiect
Proiectul, început la finalul lui 2022 și finalizat în al doilea trimestru din 2023, a demarat cu o analiză internă a nevoilor și cerințelor specifice ale clientului, acordându-se atenție mapării acestora în arhitectura soluției ASiS ERP. Un al doilea element-cheie urmărit a fost unificarea tuturor bazelor de date ale aplicațiilor utilizate și reconcilierea acestora cu structurile specifice ASiS.
La finalul implementării, a fost realizată o reconciliere a datelor, precum și un training cu angajații. Din luna martie 2023, URBAN a început să lucreze exclusiv în ERP ASiS.
Schimbările introduse de ASiS în modul de lucru URBAN
După implementarea ASiS, URBAN are capacitatea să urmărească toate contractele de consum pe mai multe dimensiuni (centre de cost, zone, grupe de abonați și altele) și pe mai multe stări (Definitiv, Reziliat, Sistat, etc.) În plus, serviciile contractate sunt asociate la contoare, iar managementul contoarelor permite atat operarea datelor lunare (citiri/autocitiri/estimări) cât și a celor ocazionale (demontări/inactivări/sistări/sigilări/casări).
La nivel financiar, ASiS ERP permite urmărirea veniturilor și a cheltuielilor pe centre de cost, documentele și declarațiile financiar-contabile fiind generate automat, ceea ce asigură actualizările legislative la zi.
Pentru asociațiile de proprietari cu imobile de tip condominiu, sistemul a permis facturarea la nivel de locatar (Cod Abonat + Cod Locatar), rezultând o evidență transparentă atât la nivelul consumurilor proprii/diferențelor repartizate, cât și la nivelul facturilor/încasărilor. Tot pentru acest tip de abonați s-a dezvoltat un portal de tip self-service care permite introducerea de la distanță a citirilor specifice (contor scară/apometre apartamente pe coloane de apă).
Pe acest palier a fost integrat și un asistent virtual, dezvoltat de Soft Net Consulting pe platforma Druid. Asistentul Virtual (chatbot) este disponibil 24/7 și poate avea mai multe roluri, printre care: Scretariat/Registratură (răspunde la intrebari, permite completarea de formulare, oferă acces la documentatii, preia solicitări de servicii) și Suport clienți (preluare autocitiri, acces la istoric facturi și plăți, interogare sold etc).
O etapă importantă în proiectul de digitalizare a fost implementarea ASIS SFA și introducerea terminalelor mobile pentru operațiunile de citire și încasare cu actualizare în timp real, iar pentru citiri s-a configurat în contractele de consum posibilitatea definirii grilei de consumuri estimate pe luni calendaristice. A fost optimizată și distribuirea facturilor emise, definindu-se la nivel de contract posibilitatea transmiterii automate pe mail a acestora (factura electronică).
„După implementarea ASiS, modul de lucru în cadrul URBAN s-a schimbat fundamental. Am reusit să digitalizăm atât procesul de citire a contoarelor, cu actualizarea datelor în timp real, cât și centralizarea și prelucrarea datelor. Astfel, am îmbunătățit gestiunea financiară a companiei, cât și relațiile cu clienții.”
Dan Manea
Director Dezvoltare, SC URBAN SA SloboziaBeneficii obținute
- Automatizarea proceselor și reducerea efortului operațional;
- Eliminarea activităților de rutină și scăderea procentului de erori umane;
- Transparență completă asupra centrelor de cost și profit;
- Acces la informații actualizate în timp real, cu modalități multiple de operare (Web App, mobile, DRUID etc.) și acces la date în timp real, de oriunde și oricând;
- Simplificarea procesului de rapoartare și punere la dispoziția managementului a unui suport decizional solid, bazat pe date centralizate în timp real;
- Digitalizarea relației cu clienții prin posibilitatea preluării citirilor cu ajutorul unui portal online;
- Respectarea intervalelor de factură și distribuirea facturilor prin multiple mijloace de comunicare.
Planuri de viitor
Ca urmare a rezultatelor excelente obținute, URBAN SA a decis să extindă colaborarea cu Soft Net Consulting pentru a integra noi funcționalități avansate, precum Chatbot (extern – pentru abonați, intern – pentru salariați), Power BI și Assets Management.
Complementar, planurile de viitor ale URBAN includ:
- Instalarea de contoare cu citire la distanță;
- Implementarea unui sistem de transmitere a facturilor prin email;
- Integrarea ASIS cu sisteme SCADA pentru monitorizarea parametrilor rețelei de furnizare a apei și GIS (Geospatial Information System) pentru o mai bună vizualizare a datelor din teren
„Colaborarea cu Soft Net a fost fluentă și benefică pentru compania noastră. Am beneficiat de un suport prompt din partea echipei și am apreciat nivelul de expertiză. Parteneriatul va continua pentru extinderea proiectului și pentru adăugarea unor noi componente de digitalizare, precum IoT și chatboți.”