Studiu de Caz - AGIL
AGIL gestionează 73 de magazine cu ASiS şi Soft Net Consulting
Pentru a creşte eficienţa administrării reţelei proprii de magazine, producătorul de carmangerie AGIL a decis implementarea unui sistem informatic modern.
Compania a contactat Soft Net Consulting, care a proiectat şi pus în utilizare o soluţie integrată, cu impact imediat asupra transparenţei şi controlului întregii activităţi.
Profil Client
Prezent pe piaţă încă din 1992, AGIL este un producător de mezeluri cu sediul central în Timişoara şi activitate în zona Banatului. Compania operează multiple facilităţi de producţie, dotate cu utilaje de ultimă generaţie.
Gama de produse este foarte diversificată şi este livrată către unităţile de retail cu propria flotă de autoutilitare, specializate pentru transportul produselor de carmangerie.
AGIL deţine şi operează o reţea cu 73 de magazine de desfacere în judeţele Timiş, Sibiu, Bihor, Hunedoara Alba etc. Compania are peste 450 de angajaţi şi s-a dezvoltat constant în ultimii ani, atât ca reţea cât şi ca cifră de afaceri.
Provocări şi soluţie
Creşterea capacităţii de producţie şi dezvoltare reţelei de retail au adus noi provocări pentru compania AGIL. Gestiunea magazinelor a devenit tot mai complexă, iar datele tot mai greu de centralizat şi analizat.
Pentru a avea un control cât mai bun al activităţii şi vizibilitate asupra pieţei, compania a decis implementarea unei soluţii informatice moderne, pentru administrarea magazinelor. Soluţia urma să fie integrată cu sistemul financiar contabil al companiei pentru un schimb automat de date. În acest sens, în 2017 AGIL a iniţiat un proces de selecţie a unui furnizor, la final optând pentru soluția ASiS oferită de Soft Net Consulting.
În alegerea Soft Net Consulting au contat atât funcţionalităţile ASiS şi capacitatea de adaptare la cerinţele specifice ale unei reţele de retail alimentar, cât şi originea timișoreană a companiei.
Derulare proiect
Proiectul a inclus o etapă de analiză pentru înţelegerea specificului activităţii AGIL, customizarea şi structurarea soluţiei ASiS. În etapa a doua, echipa Soft Net Consulting a instalat soluţia şi echipamentele hardware aferente în toate cele 73 de magazine din reţea: POS-uri, imprimante fiscale, imprimante A4, scannere, UPS-uri și cântare etc.
După instalarea noului sistem, Agil are acces de la sediul central la întreg nomenclatorul de produse, iar orice modificare de preţ se transmite automat la magazine. Astfel, compania are control deplin asupra procesului de vânzare, dispar plusurile din gestiune, iar magazinele nu pot vinde la preţuri vechi, neactualizate. Inventarele se fac lunar tot din ASiS și se văd automat și în contabilitate. Stocurile scriptice ale fiecărui magazin, ele pot fi extrase în orice moment din program și verificată exista diferențelor faptice. Vânzarea în magazine a fost simplificată considerabil.
La aşezarea produsului pe cântar, sistemul preia automat cantitatea şi prin introducerea codului de bare sau a denumirii produsului este generată vânzarea, cu alegerea modului de plată: cash, bonuri de masă sau card.
„Prin utilizarea ASiS avem o mai bună vizibilitate asupra pieței și o gestiune mai eficientă a magazinelor proprii. Pe tot parcursul proiectului, am apreciat disponibilitatea arătată de partenerul Soft Net Consulting, care a fost dispus şi a reuşit să plieze sistemul ASiS pe cerințele noastre specifice.”
Angela Feieș
Director Comercial AGIL
Pentru a gestiona schimbarea, AGIL și Soft Net Consulting au creat un grup de discuții dedicat la care participă 20 de utilizatori din partea ambelor firme, toți cei implicați în adaptarea, implementarea și mentenanţa soluției. Totodată, consultanţii Soft Net Consulting au acordat suportul necesar pentru trecerea la noul mod de lucru.
A fost creat un manual de utilizare a soluţiei, cu print-screenuri ale comenzilor principale şi au fost elaborate 15 ghiduri informative specifice pentru activitatea AGIL, de la înregistrarea și inventarul mărfurilor la modul cum listezi un raport de gestiune sau o notă de recepție. Aceste ghiduri au vizat cu precădere vânzătorii şi fluidizarea activităţii din magazine.
“60% dintre cele 120 de vânzătoare din reţeaua de magazine AGIL au vârste de peste 50 de ani și nu erau obișnuite cu lucrul pe calculator. Au învăţat însă rapid, iar după doi ani de lucru cu aplicaţia ASiS spun că le este foarte uşor şi că nu s-ar mai întoarce sub nicio formă la inventarele de mână și la introducerea manuală a promoțiilor în casa de marcat și în Excel.”
Angela Feieș
Director Comercial AGILBeneficii
Prin utilizarea ASiS ERP, AGIL a înregistrat beneficii atât la nivel operaţional cât şi managerial.
Control şi vizibilitate asupra activității prin rapoartele manageriale detaliate.
Conducerea companiei are acces rapid la informaţii cuprinzătoare pe cele mai diverse criterii: fluxul de clienți din magazine pe diferite ore, performanța pe magazine şi vânzători, gradul de atingere al targetului etc.
De asemenea, Soft Net Consulting a creat rapoarte lunare de vânzări (pe magazin, pe produs, cele mai bine vândute și mai puțin vândute produse), raport facturi persoane juridice emise din bonuri în magazine, raport monetar, procese verbale de promoție și raport de consum materiale auxiliare etc.
„Urmărind vânzările pe fiecare gestiune, putem face comparații între realizările a două vânzătoare ce lucrează în același magazin sau între două magazine din același cartier, luând decizii bazate pe date și pe fapte. De asemenea, verificarea comenzilor durează mult mai puțin, iar introducerea greşită a unui produs este identificată rapid. ASiS ne avertizează pe mail atunci când intervin situații de discount negativ, în care prețul de vânzare din aplicaţie este mai mic decât prețul cu care a intrat marfa de la furnizori.”
Angela Feieș
Director Comercial AGILMonitorizarea atentă a obiectivelor de vânzări şi posibilitatea de a interveni în timp util.
Compania stabileşte şi introduce în sistem targeturile lunare de vânzări, care pot fi verificate în timp real. Astfel, responsabilii ştiu permanent care este gradul de atingere al targetului pentru fiecare magazin sau angajat şi pot interveni pentru stimularea activităţii.
Simplificarea gestiunii şi recepţiei mărfurilor.
La nivel de magazin, gestionarii accesează avizele de mărfuri și notele de recepție interne direct în ASiS. Pentru furnizorii externi, recepţia mărfurilor este realizată în magazin şi produsele sunt înregistrate în ASiS, programul generând preţurile de vânzare. De asemenea, monetarele sunt făcute la sfârșitul fiecărei zile de lucru cu ajutorul ASiS, ceea ce elimină erorile. Rapoartele de gestiune se țin tot electronic, pe baza stocului la început de zi, a intrărilor și ieșirilor de mărfuri și a soldului de la final de zi.
„Monetarele, rapoartele de gestiune, comenzile, avizele de intrare și retururile de marfă sunt integrate cu softul de contabilitate, ceea ce reduce nomenclatoarele, timpul consumat cu printarea şi manipularea documentelor, dar și consumul de hârtie și toner.”
Angela Feieș
Director Comercial AGILÎnţelegerea mai bună a pieţei şi a preferinţei clienţilor.
Pe baza datelor înregistrate în sistem, compania are o imagine reală asupra vânzărilor. În funcție de topul produselor vândute și de stocuri, pot fi generate promoții personalizate pentru fiecare magazin. Promoţiile sunt administrate centralizat din ASiS şi preluate automat în magazine. Anterior, vânzătoarele calculau și introduceau manual reducerile de preț pe casa de marcat.
„Softul ne permite să transmitem mesaje personalizate către magazine, atunci când apar modificări de prețuri, încep sau se termină anumite promoții. Mesajul îi apare imediat vânzătoarei într-o fereastră pop-up.”
Angela Feieș
Director Comercial AGILReducerea volumului de munca administrativă din magazine şi a erorilor umane la introducerea datelor.
Pentru personalul din magazine este mult mai simplu să vândă, iar erorile sunt minime. Angajaţii de la vânzare economisesc timp prețios și stau acum mai mult față în față cu clienții, decât cu hârtiile și calculele manuale.
Creşterea calității serviciilor oferite clienţilor.
Personalul din magazine are timp mai multe pentru aranjarea produselor în vitrine, informarea clienţilor, igienizarea exemplară a spaţiilor etc. Inclusiv preluarea mărfurilor este mult mai simplă şi mai puţin stresantă pentru angajaţi.
Pentru o etapă ulterioară, compania a planificat implementarea funcţionalităţilor de comandă automată a produselor pe bază de stoc minim. Această facilitate va elimina plasarea comenzilor de aprovizionare pe telefon, operaţiune care generează erori şi consum foarte mult timp. De asemenea, compania va implementa un program de fidelizare a clienților, pe bază de carduri și o funcționalitate de evidențiere a vechimii loturilor de produse din stocuri ce va putea fi corelată cu garanțiile și cu promoțiile.
„Soluţia proiectată de Softnet Consulting ne ajută să câştigăm timp şi să eliminăm erorile. Chiar dacă personalul de execuție a manifestat o rezistență la schimbare și la lucrul cu calculatorul, consultanţii au stat de vorbă cu oamenii şi i-au ajutat, ca să poată utiliza eficient sistemul şi echipamentele.”