Cuprins
Sistemul ASiS ERP a fost integrat cu e-Factura încă din 2022, când transmiterea facturilor către SPV ANAF era opțională. Pe baza metodologiei ANAF și a participării la discuțiile dintre autorități și dezvoltatorii software, ASiS ERP acoperă cerințele e-Factura și permite tuturor clienților transmiterea facilă a facturilor, manual sau automat, cu alertarea asupra erorilor, programarea timpului de transmitere, descărcare și arhivare etc.
După ce e-Factura a devenit obligatorie, Soft Net Consulting a primit multiple solicitări din partea clienților pentru a efectua anumite customizări ale modulului e-Factura, necesare acestora în relațiile cu terți parteneri de afaceri. Ideea de bază este că toate companiile mari din aria de cash & carry și retail fizic și online (OMV, Metro, Carrefour, Lidl, Profi, Kaufland, Mega Image, eMag… lista fiind foarte extinsă) cer ca pe factură să fie prezente și alte câmpuri decât cele standard impuse de metodologia ANAF. În general, este vorba despre companii care operează și sisteme de tip EDI (Electronic Data Interchange) și pentru care aceste date sunt necesare pentru identificarea operațiunilor și decontările aferente.
De altfel, multe dintre aceste companii au trimis către toți partenerii notificări cu privire la aceste cerințe: „Pentru identificarea, aprobarea și plata cât mai rapidă a facturilor emise de societatea dumneavoastră, avem rugămintea ca factura XML transmisă în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura să conțină, pe lângă elementele obligatorii, și următoarele elemente.”
Pe baza acestor cerințe, Soft Net Consulting a personalizat pentru clienți câmpurile de date pe care modulul e-Factura le colectează și le introduce în fișierele XML anexate facturilor fiscale.
Coduri BT 100% customizabile
Fișierele XML asociate e-Factura ANAF conțin o serie de coduri BT, descriptori specifici pentru tranzacțiile dintre companii. Un astfel de exemplu este codul „BT 13”, care reprezintă numărul unei comenzi și apare codificat în fișierul XML. Însă lista câmpurilor opționale pentru ANAF, dar necesare pentru buna relație cu partenerii de afaceri, este mult mai lungă și poate include:
- Cod furnizor
- GLN – Numărul Global al Locației
- Nota de intrare recepție
- Cod de TVA
- Număr aviz însoțire marfă
- Codul de produs al furnizorului
- Valoare taxă SGR sau Ecotaxă
Unii parteneri de cash&cary sau retail au chiar și 30 de Coduri BT care trebuie să apară pe factură și în fișierul XML asociat. Așa cum am precizat anterior, în lipsa acestor elemente, plata facturilor riscă să fie întârziată, iar relația de parteneriat să fie afectată.
Pentru a adăuga aceste coduri în fișierele XML, conform cerințelor fiecărui partener, echipa Soft Net Consulting face o analiză a fiecărui client și realizează o serie de customizări în sistemul ERP prin care sunt identificate și mapate câmpurile de date necesare. Ulterior, se derulează mai multe teste, se generează facturi și se trimit către SPV ANAF pentru a verifica dacă sunt validate și dacă toate câmpurile solicitate apar în XML și pe factură. În fișierul XML, câmpurile BT adăugate apar explicit pentru a putea fi ușor identificate de utilizatori. Aceste dezvoltări sunt critice pentru companiile care au volum ridicat de tranzacții cu partenerii de cash & carry și retail amintiți și care vor ca facturile să fie plătite la timp.
Customizare e-Factura cu Soft Net Consulting
Până în prezent, am derulat astfel de customizări la zeci de clienți. Chiar dacă unele cerințe sunt comune, există multe particularități pentru fiecare partener de retail sau cash & carry. Deci, dacă lucrați cu mai mulți astfel de parteneri, așteptați-vă ca fiecare să aibă un format propriu. Mai mult, în timp, apar cerințe suplimentare care trebuie introduse.
Întregul ciclu analiză-dezvoltare-testare-punere în producție poate dura între 2 și 4 zile, în funcție de rapiditatea cu care clientul aprobă oferta și proiectul.
Important de menționat este și faptul că, alături de customizarea codurilor BT, Soft Net Consulting oferă tuturor clienților asistență pentru operarea eficientă a e-Factura în ASiS ERP și eliminarea unor erori frecvente, precum necompletarea anumitor câmpuri sau trecerea unor cote greșite de TVA. De cele mai multe ori, aceste erori sunt generate de operarea manuală. Toți clienții care au contract activ de suport beneficiază de suport (verificare și corectură) în baza tichetelor depuse pe portal, cu timp de răspuns conform SLA-ului contractat.
Pentru mai multe detalii despre cum puteți personaliza câmpurile BT în e-Factura, programați chiar acum o discuție cu un reprezentant Soft Net Consulting.
