O imagine comună a firmelor românești este cea a birourilor pline de hârtii. Printăm pe coli A4 și plimbăm mii de documente anual, fără să ne dăm seama că hârtia costă și ne limitează viteza de lucru. Din fericire, există soluții, cum ar fi Secretariat Virtual, un submodul din cadrul modulului Document Management, disponibil standard pentru toți utilizatorii sistemului ASiS ERP. Acest submodul optimizează circulația documentelor și automatizează procesele administrative, prin digitalizarea documentelor pe hârtie și alocarea acestora pe fluxuri de lucru. Practic, orice document de tip intrare-ieșire poate fi digitalizat în cadrul Secretariatului Virtual.

Avantajul major este că ASiS ERP Secretariat Virtual este integrat cu toate celelalte module ale sistemului ERP, de la Resurse Umane la Achiziții, astfel încât orice departament sau utilizator poate fi alocat în cadrul fluxurilor de lucru.

Cum funcționează Secretariatul Virtual?

Submodulul Secretariat Virtual este utilizabil în orice companie, indiferent de domeniul de activitate, dimensiune sau volumul de documente procesate. Așa cum menționam anterior, este o componentă standard în ASiS ERP, deci nu necesită licențiere separată.

1. Digitalizarea documentelor – Primul pas este OCR-izarea (Recunoaștere Optică a Caracterelor) documentelor fizice și transformarea acestora în documente digitale prin utilizarea unui scanner inteligent. Documentele pot fi introduse în sistem și direct de pe telefoanele mobile prin intermediul aplicației ASiS Mobile.
2. Alocarea pe fluxurile de lucru – După scanare, documentele sunt distribuite în fluxurile de lucru, în funcție de specificul fiecăruia. În cadrul acestor fluxuri se adaugă informații despre document, destinatar, acțiunile sau sarcinile alocate (aprobări, avizări etc.). Fluxurile pot fi predefinite sau personalizate în funcție de cerințele beneficiarului.
3. Monitorizarea documentelor – Pe măsură ce documentul avansează în flux și sunt operate acțiuni asupra lui, starea acestuia se schimbă. Toate documentele pot fi semnate digital în orice etapă a fluxului de lucru.
4. Notificări automate – Sistemul trimite automat notificări către utilizatorii alocați pe flux pentru a-i informa despre acțiunile pe care trebuie să le execute. Acestea pot fi vizualizate în ASiS Notificări, pe e-mail sau în rapoartele privind activitățile administrative.
5. Trasabilitate și audit – Sistemul oferă o trasabilitate avansată asupra fiecărui document înregistrat, acesta putând fi urmărit în timp real, de la introducere până la finalizarea acțiunilor alocate și ulterior arhivare. De asemenea, ASiS Secretariat Virtual permite jurnalizarea documentelor, evidențiind versiunile noi, utilizatorii care au intervenit asupra acestora și momentele exacte (dată, oră) ale modificărilor.

Salvare și arhivare

Cu ASiS Secretariat Virtual, toate documentele sunt salvate în cloud și beneficiază automat de backup, protejându-le împotriva pierderilor accidentale (de la defectarea unui echipament până la un atac de tip ransomware).

În plus, documentele sunt protejate prin username și parolă, pentru limitarea accesului în funcție de responsabilitățile și rolurile fiecărui utilizator. Această funcționalitate este extrem de utilă în cazul documentelor confidențiale (cum ar fi cele de HR și salarizare), care intră sub incidența GDPR. Documentele pot fi identificate ușor în arhivă, accesate la nevoie sau partajate rapid cu alte departamente sau colegi de echipă, prin email, Microsoft Teams etc.

Beneficii

Clienții Soft Net Consulting care au implementat acest submodul și îl utilizează intens au observat următoarele beneficii:

• Reducerea dependenței de hârtie – Sunt companii care, după implementarea sistemului ASiS ERP și utilizarea Secretariatului Virtual, au eliminat complet hârtia din procesele de business.
• Eliminarea sarcinilor repetitive și a erorilor umane – Introducerea manuală a datelor dintr-un document crește riscul de eroare. Erorile pot duce la neînțelegeri în relațiile de muncă sau comerciale și necesită timp suplimentar pentru corectare.
• Precizie ridicată în gestionarea documentelor – Riscul de pierdere sau omitere a unui document este redus semnificativ.
• Trasabilitate avansată – Orice document introdus în sistem este ușor de identificat, inclusiv starea acestuia, modificările operate și persoanele implicate.
• Accelerarea fluxurilor de lucru – Semnarea digitală și derularea online a proceselor (ex. aprobarea unui discount special sau blocarea unei comenzi pentru un client restant) sporesc eficiența operațională.
• Simplificarea raportării în timp real – Echipa de management poate obține rapid rapoarte privind activitățile și documentele asociate acestora.
• Asigurarea securității și integrității documentelor – Sistemul corelează drepturile de acces cu rolurile utilizatorilor, prevenind accesul neautorizat la documente sensibile.
• Fluidizarea colaborării între departamente – Documentele digitale circulă rapid și pot fi partajate pe multiple canale de comunicare, facilitând colaborarea chiar și în condiții de muncă remote sau în companii cu multiple puncte de lucru.

Indiferent dacă utilizați deja ASiS ERP și doriți o îmbunătățire a gestionării documentelor sau sunteți în căutarea unui sistem ERP care include un Secretariat Virtual, o discuție cu Soft Net Consulting vă poate fi de ajutor.