Sistem ERP cu Business Intelligence: soluția ideală pentru a scoate valoare din date

Aţi auzit probabil frecvent expresia că în economia digitală datele sunt noul petrol sau noul aur, însă v-aţi gândit cum exploataţi concret aceste resurse? Cele mai multe date pe care le aveţi în companie sunt în sistemul ERP, care în ultimii ani a devenit un element fundamental pentru funcţionarea eficientă a oricărei afaceri. Ce înseamnă ERP însă? Un sistem de gestiune a resurselor unei organizaţii: capital, materii prime, stocuri, capacitate de producţie, oameni și tranzacţii asociate acestora: comenzi, achiziţii, prețuri, contracte, salarii. Pe baza acestor tranzacţii, sistemul ERP oferă vizibilitate completă asupra operațiunilor zilnice, dar pentru ca managementul să ia decizii informate şi nu bazate pe intuiţie are nevoie de Business Intelligence.

Un sistem ERP cu Business Intelligence va oferi o perspectivă mult mai amplă, prin corelarea dinamică a mai multor date istorice sau prognozate, precum şi posibilitatea investigării suplimentare a unor indicatori economici.

Raportare în sistemul ERP

Sistemul ERP poate produce o varietate de rapoarte în funcţie de datele stocate  şi de nevoile specifice ale companiei. Acestea vizează însă cu precădere datele operaționale curente şi situaţia în tip real, fără a excela la analize comparative cu date istorice sau prognozate. Printre cele mai comune rapoarte pe care le poate produce un sistem ERP includ:

• Rapoarte financiare, de la balanța contabilă şi conturile de profit şi pierdere la SAF-T;
• Rapoarte despre vânzări: situaţia comenzilor și încasărilor, volume de vânzări pe anumite repere (produse, clienți, locații);
• Rapoarte despre stocuri: situaţia stocurilor, rapoarte de inventar, termene medii de depozitare;
• Rapoarte despre producţie: grad de ocupare linii de producţie, alocare resurse, termene;
• Rapoarte despre performanță: centre de venit şi pierdere, marjă, profitabilitate.

Spre exemplu, clientul nostru Agil, producător de mezeluri cu sediul central în Timişoara şi activitate în zona Banatului, consideră că un beneficiu major al utilizării ASiS ERP este controlul şi vizibilitatea asupra activității prin rapoartele manageriale detaliate. În acest proiect, consultanții noștri au creat multiple rapoarte customizate pentru  analiza vânzărilor (pe magazin, pe produs, cele mai bine vândute și mai puțin vândute produse), raport facturi persoane juridice emise din bonuri în magazine, raport monetar, procese verbale de promoție și raport de consum materiale auxiliare etc. Astfel de rapoarte ajută clientul să ia decizii mai bune şi mai informate şi pentru a îmbunătăţi performanța generală a companiei.

Pentru ai multe informații despre acest proiect citiți studiul de caz Agil.

De ce este necesară o soluție de Business Intelligence

Analiza datelor doar cu sistemul ERP are însă două limitări. Pe de o parte, rapoartele generate din ERP sunt în general statice (produse în baza unor parametri predefiniți) şi relevante pentru momentul prezent, iar pe de alta, datele stocate în ERP reprezintă doar o parte din informațiile valoroase pentru o companie.

Aici intervine Business Intelligence (BI), o soluţie dedicată care poate ajuta la integrarea datelor operaţionale stocate în ERP cu alte surse de date, cum ar fi soluțiile CRM (vezi Ce înseamnă un sistem CRM) și WMS (Vezi Ce înseamnă un sistem WMS). Scopul BI este să ofere o perspectivă completă asupra activităţii unei companii prin furnizarea de informaţii strategice pentru luarea deciziilor.

Unul dintre motivele cheie pentru care este necesară o soluţie integrată ERP cu Business Intelligence este că datele sunt adesea dispersate în întreaga organizaţie. În timp ce sistemul ERP oferă o vedere cuprinzătoare asupra tranzacțiilor financiare, date la fel de valoroase sunt stocate în diferite module sau departamente ale companiei. Prin integrarea datelor operaţionale într-un ERP cu Business Intelligence, este posibilă obţinerea unei perspective complete asupra tuturor operaţiunilor şi proceselor de afaceri.

Soluția SNC Power BI, spre exemplu, este bazată pe tehnologia Microsoft PowerBi (Ce înseamnă PowerBI) şi practic poate colecta date din orice sursă: aplicații, fişiere word şi excel, email, servicii cloud etc. În plus, oferă instrumente avansate de analiză a datelor, cum ar fi rapoarte interactive, dashboard-uri personalizate sau analiza predictivă. Aceste instrumente permit utilizatorilor să examineze datele operaţionale din ERP într-un mod mai detaliat şi să identifice tendinţele sau modelele care pot fi utilizate pentru a lua decizii mai informate.

Una dintre cele mai apreciate funcții este posibilitatea derulării de scenarii „what if”, prin care pot fi previzualizate efectele modificării unor parametri economici asupra activității viitoare.  Aceste ”analize de simulare” ajută enorm în luarea unor decizii cu impact pe termen lung. Iată doar câteva exemple:

• Simularea creşterii sau reducerea cheltuielilor/investiţiilor și evaluarea impactului asupra profitabilităţii şi cash-flow-ului;
• Simularea ajustării costurilor de producţie (materii prime, energie) și evaluarea impactului asupra preţului de vânzare a produselor;
• Simularea creşterii sau reducerii termenelor de plată/metode de încasare, limite de creditare asupra termenului mediu de încasare, a cash-flow-ului şi a performanţei afacerii.

De asemenea, BI poate fi utilizat pentru a identifica în mod proactiv problemele de afaceri şi pentru a oferi soluţii la acestea în timp util. De exemplu, dacă o companie observă că vânzările pentru un anumit produs sunt în scădere, BI poate fi folosit pentru a analuza în detaliu situaţia şi pentru a identifica cauzele problemei, astfel încât compania să poată lua măsuri înainte ca problemele să devină mai grave.

ERP cu Business Intelligence

În concluzie, utilizarea unui sistem integrat ERP cu Business Intelligence este esenţială pentru orice companie care doreşte să ia decizii mai informate şi să obţină o perspectivă strategică asupra activităţii. BI-ul poate ajuta la consolidarea şi vizualizarea datelor operaţionale din ERP într-un mod mai eficient şi poate furniza instrumente avansate de analiză a datelor care pot fi utilizate pentru a identifica problemele de afaceri şi pentru a oferi soluţii în timp util. Indirect contribuie și la amortizarea mai rapidă a investiției în sistemul ERP.

Dacă aveți în plan implementarea unui sistem ERP nou, extinderea celui actual cu o soluție modernă de Business Intelligence sau pur și simplu doar doriți să aflați mai multe despre BI dintr-o sursă sigură, Soft Net Consulting vă poate oferi sprijinul necesar.