Cuprins
Alături de SAF-T și RO eFactura, în 2023, companiile românești trebuie să se conformeze și cu sistemul garanție-returnare (SGR). Și în acest caz sunt necesare ajustări ale sistemelor ERP pentru a putea exporta corect fișierele .CSV asociate sistemului SGR România și a le valida automat. Deși sistemul garanție-returnare va deveni funcțional în curând, puține companii sunt pregătite pentru o tranziție fluentă la noul mod de lucru. La Soft Net Consulting căutam soluții pentru optimizarea acestui proces și a permit exportul automat al datelor direct către programul informatic al SGR România. Complementar, comercianții înscriși în sistem au nevoie de soluții eficiente la nivel de POS pentru citirea codurilor de bare aferente SGR și înregistrarea corectă a tranzacțiilor.
Programat pentru lansare la finalul lunii noiembrie, sistemul garanție-returnare va gestiona plata unei garanții de 0,50 RON la cumpărarea unei băuturi (apă, băuturi răcoritoare, bere, cidru, vin, băuturi spirtoase) în ambalaje nereutilizabile din sticlă, plastic sau metal. Pentru a fi identificate ușor, produsele care vor face parte din sistem vor fi marcate cu un logo specific. Aparent simplu, această măsură necesită adoptarea sistemelor de gestionare financiară și contabilă pentru a ține o evidență exactă a tranzacțiilor și pentru a putea transmite autorităților o serie de rapoarte specifice.
Proiectul SGR Romania face parte din Strategia Națională privind Economia Circulară definită în 2022. Conform acestei strategii, industria bunurilor de consum generează cel mai mare volum de ambalaje din sticlă, hârtie și materiale plastice și se numără printre sectoarele în care economia circulară are cel mai mare potențial de îmbunătățire. Conform datelor Eurostat, în România, rata de utilizare circulară a materialelor (materiale reciclate raportate la cantitatea totală pusă în circulație) a fost la nivelul anului 2021 de doar 1,4%, mult sub media europeană de peste 11 procente. Pentru primul an post implementare, obiectivele României prin sistemul garanție-returnare vizează o rată de recuperare a ambalajelor de 65% la plastic, metal și sticlă, urmând ca acesta să depășească 85% după 2026.
Ce impune sistemul garanție-returnare
Sistemul de garanție-returnare (SGR) impune multiple obligații atât pentru producători și importatori, cât și pentru comercianți, de la înregistrarea în baza de date SGR România la evidența tranzacțiilor, marcarea ambalajelor și indicarea explicită a valorii garanției în prețul de raft etc.
Pentru că sunt multe așteptări de gestionat, alinierea la cerințele SGR România fără un sistem informatic de tip ERP este dificilă, dacă nu chiar imposibilă, chiar dacă SGR beneficiază de o aplicație dedicată pentru raportare. Este important de menționat că neînregistrarea în baza de date gestionată de administratorul SGR România se sancționează cu amendă, cuprinsă între 20.000 și 40.000 RON, la fel ca și alte abateri de la cerințele legislative (Hotărârea de Guvern nr. 1074/2021).
Cerințe pentru producători/importatori
- Marcarea ambalajelor SGR cu un semn distinctiv/un simbol ușor de recunoscut și înțeles, cod de bare și logo SGR.
- Raportarea ambalajelor tranzacționate în programul informatic, cu evidența numărului total al produselor în ambalaje SGR pe tip de material, greutate și volume, precum și evidența garanțiilor percepute aferente.
- Comunicarea lunară administratorului SGR România a evidenței ambalajelor introduse pe piața națională în luna de referință, în formatul și procedura stabilite.
- Plata lunară administratorului SGR a valorii garanției aferente produselor în ambalaje SGR introduse pe piața națională, percepută de la clienții lor pentru produsele în ambalaje SGR introduse pe piața națională și achiziționate de aceștia.
- Plata administratorului SGR a tarifului de administrare conform contractului încheiat.
- Permite efectuarea controalelor de către autoritățile competente și furnizarea acestora de documente, informații corecte și complete referitoare la propriile ambalaje care fac obiectul SGR, datele comunicate către administratorul SGR și decontările cu acesta, precum și alte produse ambalate care intră sub incidența obligațiilor de mediu.
Cerințe pentru retail
- Afișarea distinctă a valorii garanției la raft și pe documentele fiscale aferente produsului în ambalaj SGR și încasarea garanției corespunzătoare.
- Plata valorii garanției către operatorii economici de la care achiziționează produse ambalate în ambalaje SGR.
- Afișarea în punctele de vânzare a informațiilor adresate consumatorilor sau utilizatorilor finali privind sistemul de garanție-returnare (produse, modul de returnare, restituirea garanției etc.).
- Organizarea punctelor de returnare conform prevederilor prezentei hotărâri.
- Raportarea tranzacțiilor efectuate în programul informatic SGR.
- Păstrarea evidenței numărului total de produse în ambalaje SGR comercializate, dezmembrată pe produse, pentru fiecare structură de vânzare și/sau magazin online pe care le operează.
- Permite efectuarea controalelor de către autoritățile competente și furnizarea acestora de informații despre tranzacțiile asociate SGR.
În cazul companiilor care tranzacționează volume mari de produse, cerințele menționate anterior pot deveni o corvoadă, atât la nivel de gestionare contabilă, cât și de raportare.
Provocări SGR România
Alinierea la Sistemul de Garanție-Returnare generează multiple provocări pentru importatori, distribuitori și comercianți, atât din perspectivă legală, cât și mai ales fiscală și operațională.
- Gestionarea coerentă și transparentă a tuturor tranzacțiilor.
- Decontarea corectă a garanțiilor achitate de comercianți consumatorilor.
- Monetizarea efortului de colectare (handling fee) în funcție de volum și tipuri de ambalaje.
- Interconectarea sistemului IT al ReturRo cu sistemele de gestiune ale comercianților.
- Integrarea în sistem a rețelei de echipamente automate de preluare a ambalajelor.
- Înregistrarea în sistem a tuturor comercianților care tranzacționează un volum relevant de ambalaje, indiferent de domeniul de activitate.
- Adaptarea sistemelor informatice pentru citirea codurilor de bare aferente SGR România și procesarea corectă a tranzacțiilor.
- Adaptarea sistemelor ERP pentru exportul automat al datelor asociate SGR conform cerințelor lunare de raportare.
- Instalarea unui număr suficient de mare de echipamente RMV (Reverse Vending Machines)
Pentru depășirea acestor provocări, companiile înregistrare in sistemul garanție-returnare au nevoie de consultanta tehnica și de business din partea furnizorilor de soluții informatice.
Exportați automat datele
Sistemul garanție-returnare este gestionat de RetuRO, o companie înființată de asociațiile reprezentative ale producătorilor și comercianților de băuturi. RetuRO a dezvoltat deja un sistem informatic complex, care va reprezenta inima Sistemului de Garanție-Returnare. De altfel, întregul program se bazează pe informațiile înregistrate în platforma electronică, de la procesul de înregistrare a operatorilor economici și administrarea registrului ambalajelor SGR, până la facturarea garanțiilor rambursate de către comercianți, comisioanele de gestiune și raportarea pentru fiecare unitate administrativ-teritorială în care are loc colectarea ambalajelor. Proiectul este complex, atât pentru că se așteaptă un volum foarte mare de tranzacții, cât și pentru că se aplică la peste 80.000 de operatori economici.
Infrastructura IT din spatele SGR România include un ERP, un registru al ambalajelor, un portal unde se vor conecta operatorii și un modul de Data Analytics. Conform documentației RetuRO, operatorii vor introduce date în acest sistem fie manual, fie prin integrare cu propriile sisteme ERP și import de fișiere .CSV.
Sistemele ERP ale importatorilor, distribuitorilor și comercianților de băuturi care intră sub incidența SGR trebuie să fie adaptate pentru a gestiona atât garanția de 50 de bani pe ambalaj, cât și inventarul ambalajelor circulate, pe diverse tipuri și categorii. Aceste date vor fi preluate automat la nivel de POS și înregistrate in sistemele ERP. Altfel, nu vor putea genera fișierele .CSV în formatul solicitat sau datele
nu vor fi validate în întregime. Mai mult, chiar RetuRO recomandă verificarea corectitudinii introducerii datelor, un proces dificil de realizat manual.
Sistemul de Garanție-Returnare (SGR) va deveni funcțional în România începând cu 30 noiembrie 2023 si va deveni unul dintre cele mai mari proiecte de acest gen din Europa.
Pentru mai multe informații despre cum puteți gestiona cerințele de raportare ale SGR România direct din sistemul ERP prin exportul automat al datelor completați formularul nostru de contact.
